Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mengelola email Anda setiap hari? Satu jam? 30 menit? Beberapa jam? Mungkin setengah hari?

Meskipun email dimaksudkan untuk memfasilitasi komunikasi, saya curiga terkadang email menjadi alat yang kontraproduktif karena kami menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengelola email Anda! Misalnya, pikirkan contoh berikut:

• Apakah Anda kadang-kadang terus mengklik kotak masuk Anda, meskipun Anda baru saja memeriksanya 5 menit yang lalu?
• Apakah Anda menghabiskan banyak waktu untuk mengelola email Anda setiap hari, seperti mencari email lama, menyortir, mengatur, dan menghapus email lama?
• Apakah Anda sering menjadikan email sebagai prioritas utama Anda daripada benar-benar menyelesaikan sesuatu?
• Apakah ada hari-hari di mana Anda menghabiskan lebih banyak waktu di kotak masuk Anda daripada melakukan pekerjaan yang benar?

Pada akhirnya, email hanyalah alat bagi Anda untuk menyelesaikan tugas. Berikut adalah 11 tips untuk meningkatkan manajemen email Anda:

1. Proses email Anda sekali sehari

Meskipun saya memeriksa email saya beberapa kali sehari hanya untuk mengetahui (kalau-kalau ada sesuatu yang aneh terjadi seperti situs web saya turun, atau jika ada permintaan mendesak), saya tidak segera memprosesnya. Saya hanya melakukannya sekali sehari, baik di awal hari atau di malam hari.

Sisihkan slot waktu harian untuk memproses email Anda. Jika Anda tidak selesai dalam slot waktu, lanjutkan keesokan harinya. Prioritaskan yang lebih penting dan tinggalkan sisanya. (Lihat #2).

Jika Anda berada di posisi tingkat kerja di mana Anda mendapatkan banyak email sensitif waktu, Anda masih dapat mempraktikkannya. Intinya adalah jangan biarkan email menguasai hidup Anda. Ingat, ini adalah alat untuk membantu Anda melakukan pekerjaan Anda dan bukan pekerjaan itu sendiri.Periklanan

2. Prioritaskan 20% email; Tunda 80%

Tidak semua email sama. saya suka aturan 80/20 karena itu berlaku untuk setiap bidang kehidupan kita. Termasuk email. Aturan 80/20 adalah gagasan bahwa 20% input bertanggung jawab atas 80% output dalam situasi apa pun. Oleh karena itu, agar efektif, kita harus fokus pada 20% input yang menghasilkan 80% output. Demikian juga, kita harus fokus pada email bernilai tinggi 20% yang menghasilkan keluaran maksimal.

20% email saya adalah yang memberi saya terobosan berikutnya dalam pekerjaan saya. Itu bisa berupa permintaan media, tempat wawancara, peluang jaringan, prospek bisnis, peluang berbicara, dan hal-hal lain yang mengarah pada 20% tujuan bisnis saya. 20% email saya juga mencakup orang-orang yang telah berinvestasi dalam pekerjaan saya, seperti my 1-1 melatih klien , ceramah dan pembaca yang membeli kursus dan produk saya. Last but not least, korespondensi dengan teman baik saya juga jatuh di sini. Segala sesuatu yang lain masuk ke email 80%.

Untuk email 20%, saya memberi mereka prioritas yang signifikan. Saya biasanya segera membalasnya (terutama jika mereka memenuhi aturan 1 menit di # 9); jika tidak, saya akan mendapatkannya dalam waktu 1-3 hari. Untuk email 80%, saya butuh waktu lebih lama untuk membalas, terkadang bahkan tidak membalas juga (lihat poin #4).

3. Miliki folder Balasan dengan Hari XX

Ajukan surat yang membutuhkan balasan Anda di folder Balas menurut XX Hari, di mana XX adalah hari dalam seminggu. Saya menyisihkan 3 hari setiap minggu untuk membalas email – Selasa, Kamis, dan Sabtu. Dengan cara ini saya tidak tertekan untuk segera membalas setiap kali saya menerima surat. Saya membacanya, secara mental mengakuinya, dan memikirkannya sampai tiba waktunya untuk membalas (rata-rata 3-8 hari sejak diterimanya surat).

4. Sadarilah bahwa Anda tidak perlu membalas setiap email

Terlepas dari apa yang Anda pikirkan, Anda tidak perlu membalas setiap email. Terkadang, tidak ada balasan setelah jangka waktu tertentu dapat dianggap sebagai balasan itu sendiri juga.

Saya mendapatkan volume email pembaca yang tinggi, dan untuk jangka waktu tertentu saya biasa membalas setiap email yang masuk. Itu tidak melakukan apa pun untuk saya. Saya akan menghabiskan sepanjang hari hanya untuk membalas surat, dan pada akhir hari saya akan kehabisan tenaga, tidak dapat melakukan pekerjaan nyata. Dan yang menarik, hampir semua email yang saya balas tidak pernah mendapatkan balasan dalam bentuk apa pun (bahkan tidak ada ucapan terima kasih atau ucapan terima kasih), bahkan ketika saya memposting pertanyaan lanjutan untuk membantu mereka lebih lanjut. Saya menduga separuh surat tidak terbaca, dan separuh lainnya adalah surat yang dikirim orang secara impulsif dan balasan tidak terlalu penting. Either way, saya menyadari itu jauh lebih efektif untuk menggunakan waktu pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi, seperti mengerjakan produk bernilai tinggi dan kaya konten, mendukung klien pelatihan 1-1 saya, proyek baru dan menulis artikel baru.Periklanan

Jangan terlalu stres untuk membalas setiap email. Balas jika itu membantu, tetapi jika biaya untuk membalas tidak lebih besar dari manfaatnya, maka mungkin tidak perlu mengkhawatirkannya. Biarkan saja dan segala sesuatunya akan beres dengan sendirinya seiring berjalannya waktu.

5. Buat balasan template jika Anda sering mengirim balasan serupa

Jika Anda melihat melalui folder terkirim, Anda mungkin akan menemukan tren dalam hal-hal yang Anda balas. Email yang saya terima di situs saya biasanya dapat diklasifikasikan ke dalam salah satu dari beberapa kategori (1) umpan balik / surat terima kasih (2) 1-1 pembinaan (3) permintaan ulasan buku/produk (4) pertanyaan berbicara (5) lainnya . Untuk (1) dan (2), saya menggunakan template yang telah saya tulis sebelumnya yang saya gunakan dalam balasan saya. Saat saya membalas, saya akan menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan surat asli. Ini menghemat banyak waktu saya, dibandingkan dengan di masa lalu ketika saya mengetik email dari awal.

6. Baca hanya email yang relevan

Saya berlangganan beberapa buletin – seperti tentang kebugaran, swadaya, blogging, dan bisnis, tetapi saya tidak membaca semua email yang mereka kirim. Saya juga tidak menghapusnya, karena saya tahu mereka memiliki informasi berharga. Sebagai gantinya, saya mengatur gmail untuk secara otomatis mengarsipkannya ke label (folder) yang berbeda. Email blog diarsipkan ke folder blog, email kebugaran diarsipkan ke folder kesehatan & kebugaran, dan seterusnya. Sampai sekarang, saya memiliki sekitar 30 folder. Saya hanya membacanya ketika saya ingin mendapatkan informasi lebih lanjut tentang topik tersebut.

Anda tidak perlu membaca setiap email yang masuk. Pilih dan pilih yang relevan bagi Anda.

7. Susun email Anda ke dalam kategori

Folder (atau label, jika Anda menggunakan gmail) ada untuk membantu Anda mengatur email Anda.

Pertama, gunakan sistem penamaan yang relevan dengan apa yang Anda lakukan. Jika prioritas terbesar Anda sekarang adalah, katakanlah, (1) menulis buku dan (2) menurunkan berat badan, maka beri nama folder Anda seperti itu.Periklanan

Kedua, gunakan struktur hierarki. folder tingkat pertama untuk kategori besar, dan folder tingkat kedua untuk sub-kategori, dan seterusnya. Misalnya, saya memiliki Admin sebagai folder tingkat pertama, dan Back-Up, Akuntansi, Akun, dll sebagai folder tingkat kedua. Jika perlu, saya memiliki folder tingkat ketiga untuk mengelompokkannya lebih lanjut. Gmail memiliki add-on yang memungkinkan Anda menggunakan label tingkat yang berbeda (Setelan > Labs > Label Bersarang)

Menggunakan filter (#8) untuk secara otomatis mengatur email ke dalam folder bekerja dengan sangat baik.

8. Gunakan filter

Filter adalah alat yang membantu Anda menyortir email secara otomatis saat masuk ke email Anda. Ada 2 hal dasar yang diperlukan untuk sebuah filter – (1) Istilah yang harus diperhatikan (2) Tindakan untuk diterapkan jika istilah tersebut cocok. Sampai sekarang, gmail saya memiliki sekitar 20 filter berbeda yang disiapkan untuk berbagai alamat email, judul subjek, teks isi, dan yang tidak. Bergantung pada filter apa itu, surat akan secara otomatis diurutkan ke dalam folder / arsip masing-masing. Ini meminimalkan jumlah tindakan administratif yang harus saya lakukan.

Berikut video tutorial saya berbagi bagaimana saya mengatur filter email saya untuk mencapai kotak masuk nol: 3 Tips Sederhana Untuk Mencapai Nol Kotak Masuk Menggunakan Filter Email [Video Tutorial]

9. Gunakan aturan 1 menit saat membalas

Jika butuh waktu 1 menit untuk membalas, balas segera dan arsipkan. Jangan biarkan itu duduk di kotak surat Anda selama berabad-abad. Akan membutuhkan lebih banyak upaya untuk membiarkannya melayang-layang di pikiran Anda dan terus-menerus diingatkan bahwa Anda perlu membalas. Pastikan Anda tetap pada kerangka waktu 1 menit saat membalas sehingga tidak memakan waktu lebih dari yang dibutuhkan. Ini membantu saya untuk menghapus sejumlah besar surat dalam waktu singkat.

10. Tetapkan batas waktu yang Anda habiskan di kotak masuk

Di luar aturan 1 menit, batasi keseluruhan waktu yang Anda habiskan di kotak masuk. Lain kali Anda memeriksa surat Anda, waktu sendiri . Lihat berapa lama Anda memproses, membaca, membalas, dan memilah-milah email Anda. Kemudian tanyakan pada diri sendiri berapa banyak waktu yang dihabiskan dengan baik. Kemungkinannya adalah, sebagian besar dari itu sama sekali tidak memiliki tujuan.Periklanan

Terkadang, Anda akan mendapatkan email yang sangat panjang. Untuk email-email ini, pindai, lihat apakah ada yang relevan dengan Anda, lalu proses sesuai kebutuhan. Balas jika diperlukan (dan gunakan aturan 1 menit); arsipkan jika Anda tidak berencana untuk membalas. Jika Anda akan membalas, jangan merasa perlu membalas dengan surat yang panjang hanya karena orang tersebut menulis surat yang panjang. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah pertukaran email esai, yang secara tidak sengaja akan mengakibatkan Anda jatuh ke dalam lubang hitam email. Masuk ke kotak masuk Anda, lakukan apa yang perlu Anda lakukan, dan keluar segera setelah itu.

11. (Dengan kejam) Berhenti berlangganan dari hal-hal yang tidak Anda baca

Dalam penjelajahan Anda di web, Anda mungkin mendaftar untuk bagian yang adil dari buletin dan umpan impuls yang Anda kehilangan minat sesudahnya. Jika Anda mendapati diri Anda berulang kali menghapus email dari langganan Anda, itu adalah isyarat bahwa Anda harus segera berhenti berlangganan.

Dapatkan versi manifesto dari artikel ini: [Manifesto] 11 Tips Manajemen Email yang Efektif

Artikel asli: 11 Tips Sederhana untuk Manajemen Email yang Efektif | Keunggulan Pribadi

Kredit foto unggulan: Pengusaha wanita menggambar amplop email melalui shutterstock.com