15 STRATEGI UNTUK DAFTAR PEKERJAAN YANG EFEKTIF

Salah satu teknik produktivitas kuno di sekitar adalah klasik dan efektif untuk melakukan daftar, dan untuk alasan yang baik. Ini adalah salah satu cara paling produktif bagi Anda dan semua orang untuk menyelesaikan apa pun. Baik itu daftar mental atau sesuatu yang Anda tulis, daftar tugas adalah alat produktivitas yang penting.

Pada saat yang sama, ini adalah salah satu alat produktivitas yang paling membingungkan. Banyak orang mendiskreditkan ini karena berbagai alasan dan tidak percaya bahwa daftar tugas itu bagus. Tetapi argumen saya adalah bahwa mungkin Anda dan orang lain tidak membuat daftar tugas yang efektif, jadi di sini kita akan membahas cara menyelesaikannya dengan benar.

Mengapa repot dengan To-Do List yang Efektif?

Anda Salah Menggunakannya

Sebelum masuk ke strategi untuk membuat daftar tugas yang efektif, ada baiknya mengetahui mengapa Anda harus repot-repot membuatnya. Poin penting pertama adalah bahwa banyak orang telah membuat daftar semua salah.

Dua dari kesalahan yang paling umum adalah:

Orang menggunakan daftar sebagai ukuran apakah mereka produktif atau tidak.
Mereka menempatkan terlalu banyak item dalam daftar.

Dapat dimengerti mengapa Anda atau orang lain melakukan ini. Daftar tugas adalah alat produktivitas, jadi masuk akal untuk menumpuk tugas. Namun, otak tidak bekerja seperti itu. Jika Anda memiliki banyak tugas di daftar Anda, rasanya seperti siksaan karena daftar itu tidak pernah berakhir.

Pada awalnya, mungkin terasa menyenangkan bahwa Anda selalu memiliki sesuatu untuk dilakukan, tetapi perlu diingat bahwa Anda hanya memiliki begitu banyak waktu dalam sehari. Penting bagi Anda untuk lebih menghargai pekerjaan yang berkualitas daripada kuantitas semata.

Pada catatan yang sama, jika Anda adalah seseorang yang memiliki kecenderungan untuk mencari validasi, daftar tugas bisa jadi sulit. Akan ada hari-hari di mana Anda tidak akan menyelesaikan semuanya karena peristiwa kehidupan. Ini menciptakan tekanan yang tidak perlu dan mengirim Anda ke dalam angin puyuh stres.

Ini Membantu Anda Tetap Fokus

Saat Anda membuat daftar tugas yang efektif, tujuan utama daftar ini adalah memberikan kejelasan dan fokus . Jika Anda salah melakukannya, Anda mungkin memperhatikan bahwa Anda berfokus pada tugas di daftar tugas Anda dan menyelesaikannya.

Ini mungkin dibayangi oleh beberapa item dalam daftar Anda, tetapi Anda berfokus pada tugas selama waktu tertentu. Anda benar-benar melihat ini beraksi ketika Anda mempertimbangkan untuk memiliki daftar tugas yang lebih pendek.

Saya mengerti bahwa daftar tugas bukan untuk setiap orang, tetapi fokus ini berguna bagi orang-orang saat memulai. Anda masih belum yakin dengan tujuan atau jalan yang ingin Anda ambil. Anda mungkin juga kesulitan untuk menentukan langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

A to do list adalah panduan yang dapat Anda rujuk kembali kapan pun Anda membutuhkannya. Selain itu, teknik yang akan saya sebutkan di bawah ini akan membuat daftar tugas lebih efektif untuk Anda.

15 Strategi untuk Daftar Pekerjaan yang Efektif

Anda akan mulai melihat betapa kuatnya daftar tugas ketika Anda mempertimbangkan berbagai strategi yang dapat Anda gabungkan menjadi satu. Ini adalah anda to do list, jadi pilihlah dari strategi di bawah ini untuk menemukan apa yang cocok untuk Anda. Jika Anda tidak yakin, jangan takut untuk bereksperimen dan mencampur beberapa kombinasi.

Ingatlah bahwa jalan menuju sukses adalah jalan dengan banyak percabangan, jadi cara yang Anda gunakan adalah pilihan Anda.Periklanan

1. Bagi Daftar Menjadi Dua Bagian

Strategi pertama adalah memecah daftar menjadi dua bagian. Kedua bagian ini disebut harian dan to do's.

Harian adalah tugas sehari-hari yang ingin Anda kembangkan lebih lanjut. Misalnya, jika Anda ingin membiasakan diri berolahraga di pagi hari, tugas sehari-hari dapat berupa mengikuti rutinitas olahraga selama 15 menit atau berjalan kaki selama satu jam.

Yang harus Anda lakukan adalah tugas non-harian yang harus Anda selesaikan di beberapa titik. Mungkin Anda perlu menyiapkan laporan di tempat kerja atau membuat presentasi. Anda dapat memasukkannya ke dalam kolom tugas Anda.

Ini adalah strategi yang efektif karena menyelamatkan semua kekacauan yang membuat kebanyakan orang tertarik. Seperti yang disebutkan sebelumnya, orang-orang mengisi daftar mereka, dan sebagian besar biasanya merupakan tugas yang akan mereka lakukan, seperti berbelanja bahan makanan atau mengantar anak-anak ke tempat teman.

2. Batasi Item

Jika Anda menganggap membagi daftar Anda menjadi dua bagian terlalu banyak, saya akan menyarankan singkatnya menjadi kebajikan saat membuat daftar ini. Anda dapat mengatur sejumlah item, tetapi kuncinya adalah Anda memiliki batas yang ditentukan. Beberapa orang memiliki tidak lebih dari tujuh sementara yang lain serendah tiga. Lakukan apa yang membuat Anda merasa nyaman.

Gagasan di balik ini adalah untuk mempersempit tugas terpenting yang harus Anda selesaikan hari itu. Tentu saja, ada hal-hal lain yang akan Anda lakukan di siang hari, dan itu tidak masalah, tetapi Anda ingin memprioritaskan hal-hal yang harus Anda lakukan sebelum hari itu selesai.

3. Gunakan Daftar Periksa untuk Tugas Kompleks

Jika Anda sudah membuat daftar sempit tetapi melakukan tugas yang lebih sulit, saran saya adalah untuk memecah tugas itu. Apakah itu langkah lengkap yang perlu Anda ambil atau mencatat detail penting yang perlu ada, terserah Anda.

Either way, ini memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda menyelesaikan semuanya dengan cara yang benar dan Anda tidak melewatkan detail atau langkah penting apa pun.

4. Atasi MIT Terlebih Dahulu

MIT adalah tugas yang paling penting. Cara lain untuk melihat ini adalah dengan menangani tugas terbesar dan paling menakutkan terlebih dahulu^[1]. Mengapa Anda ingin melakukan ini kembali ke cara kerja otak kita.

Anda mungkin merasa terdorong untuk melakukan tugas yang lebih mudah terlebih dahulu sebelum melakukan tugas yang lebih besar, tetapi masalahnya adalah tugas-tugas ini—bahkan yang mudah sekalipun—menghabiskan energi Anda. Selain itu, jika Anda memiliki tugas yang sangat besar untuk diselesaikan, kemungkinan itu akan ada di pikiran Anda sepanjang hari. Itu berarti Anda menghabiskan lebih banyak energi hanya dengan memikirkannya.

Semua itu tidak akan menjadi masalah jika tugas besar yang mengintimidasi itu diselesaikan di pagi hari.

5. Buat Daftar Selesai

Pendekatan lain yang menarik untuk dipertimbangkan adalah memiliki daftar selesai. Ini adalah daftar tugas yang telah Anda selesaikan dari daftar tugas Anda. Banyak orang merasa puas hanya dengan mencoret item dari daftar mereka dan menyelesaikannya, tetapi tergantung pada apa yang Anda masukkan ke dalam daftar itu, daftar yang sudah selesai bisa menjadi inspirasi.

Bayangkan jika Anda adalah seseorang yang menempatkan tugas-tugas sulit di atas rata-rata dalam daftar tugas Anda, aktivitas yang membutuhkan satu atau dua jam untuk diselesaikan dengan benar. Ini dapat menginspirasi Anda untuk berbuat lebih banyak jika, setelah seharian bekerja, Anda memperhatikan seberapa banyak yang Anda capai sepanjang hari melalui daftar ini.Periklanan

6. Buat Daftar Anda Mudah Ditemukan

Dari kertas warna-warni hingga mempostingnya di tempat yang jelas, Anda ingin daftar Anda berada di tempat di mana Anda dapat menemukannya dengan mudah. Pikiran Anda, Anda tidak perlu memiliki daftar ini di depan Anda sepanjang waktu karena dapat menciptakan stres yang tidak perlu. Tetapi menyetelnya ke satu sisi adalah ide yang bagus—melihat sekilas ke samping dan Anda tahu persis apa yang perlu dilakukan.

7. Tambahkan Elemen Game ke Itu

Jika pena dan kertas bukan barang Anda saat membuat daftar tugas, ada beberapa aplikasi yang dapat memandu Anda juga. keindahan dari untuk melakukan daftar aplikasi adalah ada lebih banyak ruang untuk kreativitas, dan beberapa pengembang memasukkan game ke dalamnya.

Misalnya, Todoist memiliki sistem pencapaian di mana individu mendapatkan lencana saat mereka menyelesaikan lebih banyak tugas. Ada juga Bounty Tasker, yang membuat Anda merasa bahwa tugas Anda adalah tugas sampingan dalam gim video.

8. Beri Diri Anda Tenggat Waktu

Pekerjaan meluas untuk mengisi waktu yang diberikan.

Ini adalah filosofi lama yang masih berlaku dengan cara kita produktif. Misalnya, Anda ditugaskan untuk menulis laporan, dan Anda diberi waktu seminggu untuk melakukannya. Anda mungkin akan mengerjakannya dengan mantap sepanjang minggu. Atau jika Anda seorang penunda, Anda akan menundanya sampai malam sebelumnya dan menyelesaikannya.

Tetapi bagaimana jika Anda diberi tugas yang sama dan hanya diberi waktu satu jam untuk menyelesaikannya? Anda mungkin akan menyelesaikan laporan, tetapi Anda akan memprioritaskan poin-poin utama dan penting dan menyorotnya daripada mengisinya dengan hal-hal yang tidak perlu.

Inti dari ini adalah bahwa dengan tujuan Anda dan item pada daftar tugas Anda, Anda ingin memiliki tenggat waktu . Ketika datang ke daftar tugas, saran saya adalah memberi diri Anda satu hari untuk menyelesaikan tugas di sana. Ini adalah tekanan dan insentif yang cukup bagi Anda untuk bekerja keras pada mereka.

9. Tambahkan Tugas Saat Baru

Strategi lain adalah memberikan tugas kepada diri sendiri bahkan ketika Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain. Ingatlah bahwa itu bukan sesuatu yang harus Anda lakukan sekarang, tetapi ini dapat membantu orang-orang yang berjuang untuk memikirkan apa yang harus difokuskan selanjutnya.

Ini sejalan dengan ketika Anda mendengar sesuatu yang menarik dan Anda menuliskannya. Ini adalah hal yang bijaksana untuk dilakukan karena Anda tidak perlu repot memikirkan ide itu daripada berfokus pada tugas yang ada. Ini juga menyelamatkan Anda dari keharusan mengingat apa tugasnya jika Anda adalah tipe orang yang menulis daftar tugas hari berikutnya di penghujung hari.

10. Merasa Nyaman Dengan Merevisi To-Do List Anda

Bergantung pada pola pikir Anda secara keseluruhan, strategi bagus lainnya adalah melihat daftar tugas Anda dan membuat perubahan padanya. Jika Anda mempraktikkan strategi sebelumnya, mungkin ada kemungkinan bahwa daftar tugas Anda semakin panjang dan Anda menetapkan harapan yang tidak realistis bahwa Anda dapat menyelesaikan semuanya.

Dengan memberi diri Anda kesempatan untuk merevisi daftar tugas Anda, Anda membiarkan diri Anda menyebarkan tugas-tugas Anda alih-alih mengelompokkannya. Ini membantu pola pikir Anda karena Anda tidak kewalahan oleh daftar.

11. Tulis Tugas, Bukan Tujuan

Anda harus memiliki daftar terpisah untuk tugas dan tujuan Anda. Idenya adalah untuk tidak menempatkan tujuan pada daftar tugas Anda sama sekali.

Sementara tugas dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda, tujuan adalah keinginan yang lebih besar dan bukan sesuatu yang dapat Anda capai sepanjang hari. Misalnya, belajar berbicara bahasa Prancis adalah tujuan; namun, Anda dapat membaginya menjadi tugas dengan mengatakan baca konten bahasa Prancis selama 15 menit atau tonton film dalam bahasa Prancis.Periklanan

Ini juga meluas ke tujuan , juga. Anda dapat melihat ini sebagai tonggak sejarah. Kembali ke contoh berbicara bahasa Prancis, tujuannya adalah, mendiskusikan makanan favorit saya dengan seseorang dalam bahasa Prancis. Ini adalah hasil yang diinginkan yang Anda cari dari latihan Anda.

12. Keep To Do List Singkat

Di sini, singkat berarti dapat dipindai karena Anda dapat dengan cepat melihat daftar dan mengetahui apa yang perlu dilakukan. Bagaimana Anda dapat melakukannya adalah dengan berfokus pada kata kunci tugas tertentu dan tidak menyeretnya keluar. Misalnya, katakanlah garasi Anda berantakan dan Anda ingin membersihkannya. Alih-alih menulis kalimat yang panjang, buatlah pendek dan tulis sesuatu seperti garasi bersih selama 30 menit. atau hanya membersihkan garasi.

Dengan strategi ini, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menuliskan tugas saat membuat daftar tugas. Selain itu, Anda mengandalkan kata-kata pemicu untuk membuat pikiran Anda mengingat detail spesifik untuk tugas itu.

13. Memiliki Banyak Daftar

Seperti disebutkan di atas, ada baiknya untuk memiliki daftar terpisah untuk berbagai hal, seperti memiliki daftar terpisah untuk tujuan, sasaran, tugas harian, dan yang harus dilakukan. Cara lain Anda dapat melihatnya adalah dengan memiliki sistem di mana Anda berkonsultasi dari tiga daftar.

Daftar ini adalah:

Daftar Utama

Di sinilah salah satu tujuan jangka panjang Anda, hal-hal seperti pindah ke rumah baru, keluar dari utang, atau membangun bisnis. Ini adalah hal-hal yang akan memakan waktu satu tahun atau lebih untuk mencapainya.

Daftar Proyek Mingguan

Ini adalah hal-hal yang ingin Anda capai pada akhir minggu. Ini adalah hal-hal yang akan menggerakkan jarum secara perlahan menuju beberapa item di daftar utama Anda. Dari contoh sebelumnya, ini bisa berupa penelitian untuk mendapatkan pinjaman usaha, berburu rumah, atau membuat rekening tabungan.

Daftar Berdampak Tinggi

Terakhir, ini adalah tugas yang harus diselesaikan hari ini. Apakah mereka terkait dengan dua daftar sebelumnya atau tidak, tidak masalah. Di sinilah tugas prioritas tinggi ditempatkan. Contohnya dapat menelepon orang tertentu atau mengerjakan proyek atau laporan yang akan segera jatuh tempo.

Dengan memiliki daftar ini, Anda akan sering merujuk ke daftar proyek mingguan dan daftar berdampak tinggi dan menentukan apakah tugas mingguan harus dipindahkan ke daftar itu.

Saat Anda melakukannya, Anda akan mulai memperhatikan seberapa besar kehidupan sehari-hari Anda berdampak pada tujuan-tujuan yang tertulis di daftar utama itu. Itu bisa menginspirasi karena apa yang Anda lakukan secara aktif membawa Anda lebih dekat ke tujuan Anda.Periklanan

14. Jangan Tingkatkan Kesulitan Sampai Anda Siap

Beberapa strategi yang disebutkan mungkin tampak mudah di permukaan, tetapi mereka membutuhkan banyak ketabahan mental. Motivasi adalah hal yang tidak biasa, dan otak kita terhubung untuk memproses dengan cara tertentu. Jika Anda mencari perubahan sejati dan sesuatu yang melekat, prinsip terbaik adalah menjaga semuanya tetap sederhana dan mudah pada awalnya.

Ini mungkin menjadi hambatan, tetapi Anda tidak sering menyadari bagaimana langkah kecil itu dapat memainkan peran penting bagi Anda untuk dapat mulai berlari dan mengejar impian Anda. Jangan malu jika Anda harus memulai dengan tugas-tugas sederhana untuk diri sendiri. Bahkan kembali ke tugas sehari-hari yang Anda lakukan seperti mandi, mencuci pakaian, atau berbelanja makanan adalah cara yang baik untuk memulai.

Menempatkan barang-barang itu pada daftar pada awalnya membuat Anda merasa seperti memiliki hari yang produktif. Dari sana, Anda dapat menantang diri sendiri dengan tugas yang lebih sulit. Gabungkan rutinitas olahraga atau habiskan setengah jam untuk tugas yang berarti bagi Anda.

Idenya adalah untuk memudahkan diri Anda menjadi rutinitas sehingga Anda tidak merasa kewalahan.

15. Ukur Waktu Anda

Strategi terakhir yang dapat membantu Anda adalah mengukur waktu Anda. Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu? Anda tidak perlu menjelaskan secara spesifik, tetapi tentukan waktu sendiri selama seminggu dan dapatkan waktu rata-rata yang dihabiskan untuk tugas itu.

Mengapa ini penting? Informasi ini dapat dibagi dalam dua cara.

Cara pertama adalah menggunakannya sebagai penanda untuk meningkatkan efisiensi. Tergantung pada tugasnya, Anda dapat menemukan cara baru untuk mencapai hasil yang sama dalam waktu yang lebih singkat.

Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengetahui apa yang dapat Anda lakukan pada hari tertentu. Jika Anda tahu bahwa Anda perlu satu jam atau lebih untuk menjalani seluruh rutinitas pagi Anda, Anda akan lebih sadar tentang bagaimana Anda menjalani rutinitas itu.

Selain itu, jika Anda tahu tugas apa yang akan Anda lakukan keesokan harinya, Anda dapat mengatur waktu dengan lebih baik karena Anda tahu kira-kira berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semuanya.

Pikiran Akhir

Membangun daftar tugas yang efektif tidak semudah kelihatannya. Ada berbagai macam strategi unik untuk dicoba, beberapa lebih menantang daripada yang lain. Namun, jika Anda termotivasi untuk menggunakan alat produktivitas ini untuk membuat hidup Anda lebih mudah, maka itu akan menjadi lebih mudah. Yang perlu Anda lakukan adalah terus berusaha dan bereksperimen dan mengevaluasi kembali bila perlu. Jadi, mulailah dengan daftar tugas Anda hari ini.