15 TIPS PENGORGANISASIAN TERBAIK UNTUK ORGANISASI KANTOR DAN MENYELESAIKAN LEBIH BANYAK

Anda mungkin berpikir bahwa Anda tidak punya waktu untuk organisasi kantor, tetapi jika Anda benar-benar tahu berapa banyak waktu yang harus Anda keluarkan untuk disorganisasi, Anda akan mempertimbangkan kembali.

Menata ulang dan memindahkan tumpukan terkadang tidak masuk hitungan. Juga tidak membersihkan meja Anda, jika Anda menggesek kekacauan ke tempat sampah, atau laci meja.

Ruang kantor yang relatif rapi dan teratur membuka jalan bagi produktivitas yang lebih tinggi dan lebih sedikit waktu yang terbuang.

Menata kantor tidak harus berhari-hari, bisa dilakukan sedikit demi sedikit. Faktanya, mempertahankan kantor yang terorganisir jauh lebih efektif jika Anda memperlakukannya seperti proyek yang sedang berjalan, bukan serangan besar-besaran.

Jadi, jika Anda siap untuk memulai, tips pengorganisasian berikut akan membantu Anda mengubah kantor Anda menjadi ruang kerja yang efisien.

1. Bersihkan Kantor Anda

Rapikan, kosongkan, hancurkan, singkirkan semua yang tidak Anda butuhkan atau inginkan. Lihat sekeliling. Apa yang sudah lama tidak kamu gunakan?

Ambil satu area pada satu waktu. Jika tidak berhasil, kirimkan untuk diperbaiki atau dibuang. Jika Anda belum menggunakannya selama berbulan-bulan dan tidak dapat memikirkan kapan Anda benar-benar membutuhkannya, keluarlah. Ini berlaku untuk furnitur, peralatan, perlengkapan, dll.Periklanan

Jangan lupakan pernak-pernik, tanaman (asli atau buatan), dan dekorasi – jika tertutup debu dan membuat kantor Anda terlihat kumuh, itu wajar.

2. Kumpulkan dan Distribusikan Kembali

Kumpulkan setiap item yang bukan tempatnya dan letakkan di tempatnya.

3. Tetapkan Zona Kerja

Putuskan jenis aktivitas apa yang terjadi di setiap area kantor Anda. Anda mungkin akan memiliki ruang kerja utama (kemungkinan besar meja Anda), area referensi (lemari arsip, rak, pengikat,) dan area persediaan (lemari, rak, atau laci.)

Tempatkan peralatan dan perlengkapan yang sesuai berada di area yang tepat sebanyak mungkin.

4. Tutup Kedekatan

Tempatkan peralatan dan persediaan yang paling sering Anda gunakan dalam jangkauan. Barang-barang yang jarang Anda gunakan bisa disimpan atau disingkirkan.

5. Dapatkan Labeler yang Baik

Pilih pembuat label yang mudah digunakan. Luangkan waktu untuk memberi label rak, tempat sampah, laci keranjang. Tidak hanya akan mengingatkan Anda ke mana perginya, tetapi juga akan membantu orang lain yang mungkin perlu menemukan, menggunakan, atau menyingkirkan apa pun di ruang kerja Anda.

6. Revisi Sistem Pengarsipan Anda

Saat kita bergerak sepenuhnya ke era digital, kebutuhan untuk menyimpan file kertas telah berkurang.Periklanan

Apa yang bisa toko Anda digital? Apakah Anda menggandakan file? Anda mungkin dapat menghapus beberapa file dan folder yang pernah Anda gunakan sebelumnya. Jika Anda menyimpan file di komputer, pastikan Anda melakukan pencadangan secara teratur.

Berikut adalah beberapa ide penyimpanan untuk membuat sistem pengarsipan yang lancar:

Buat folder rapat – Letakkan semua item yang akan dibahas di sana bersama dengan item yang perlu diserahkan, laporan yang perlu diberikan, dll. Ini akan membantu Anda bersiap untuk rapat dan menghemat stres bahkan saat rapat dipindahkan .
Buat folder WOR – Begitu banyak kertas kami yang berantakan adalah hal-hal yang ditahan sampai orang lain merespons atau bertindak. Simpan mereka di folder WOR (Menunggu Respon). Periksa setiap beberapa hari untuk tindakan luar biasa yang mungkin perlu Anda tindak lanjuti.
Kotak penyimpanan – Gunakan kotak penyimpanan murah untuk menyimpan file yang diarsipkan dan mengeluarkannya dari ruang file Anda saat ini.
Kotak majalah – Gunakan kotak majalah atau binder untuk menyimpan majalah dan katalog yang benar-benar ingin Anda simpan. Pastikan Anda benar-benar membutuhkannya untuk referensi atau penelitian, jika tidak, daur ulang, atau berikan.
Membaca folder – Tentukan file untuk artikel cetak dan dokumen yang ingin Anda baca yang tidak mendesak.
Arsipkan file – Ketika sebuah proyek selesai, kumpulkan semua bahan dan simpan. Simpan folder kerja Anda untuk proyek yang sedang berjalan.
File mingguan - Jangan biarkan berkas Anda menumpuk. Letakkan kertas Anda di folder To File dan arsipkan semuanya seminggu sekali.

Pelajari lebih banyak tips tentang mengatur file Anda di sini: Cara Mengatur File Anda untuk Produktivitas yang Lebih Baik

7. Bersihkan Meja Anda

Hapus semuanya, bersihkan secara menyeluruh dan kembalikan hanya barang-barang yang penting untuk penggunaan sehari-hari.

Jika Anda mengalami kesulitan dalam merapikan barang, Formula Declutter ini akan membantu Anda membuang barang tanpa menyesal nantinya.

8. Atur Desktop Anda

Sekarang setelah Anda merampingkan desktop Anda, ada baiknya untuk mengaturnya.

Gunakan pengatur atau wadah desktop untuk mengatur item di meja Anda. Gunakan baki untuk kertas, wadah untuk barang yang lebih kecil.Periklanan

Jangan lupa desktop komputer Anda! Pastikan semua file atau gambar berada dalam folder yang terorganisir. Saya sarankan Anda membersihkan desktop komputer Anda setiap hari sebelum Anda meninggalkan pekerjaan.

9. Atur Laci Anda

Letakkan barang-barang yang digunakan bersama di ruang laci yang sama, perangko dengan amplop, bantalan tempel dengan buku catatan, dll.

Gunakan pengatur laci untuk barang-barang kecil – klip kertas, paku payung, dll. Gunakan laci terpisah untuk barang-barang pribadi.

10. Kotak Masuk Terpisah

Jika Anda bekerja secara teratur dengan orang lain, buat folder, baki, atau kotak masuk untuk masing-masing.

11. Bersihkan Tumpukan Anda

Mudah-mudahan dengan kantor baru Anda yang tertata rapi, Anda tidak lagi membuat tumpukan kertas, tetapi Anda tetap harus memilah-milah yang lama.

Telusuri tumpukan (sedikit demi sedikit jika perlu) dan taruh di tempat yang sesuai atau buang.

12. Urutkan Surat

Jangan hanya menempelkan surat di tumpukan untuk disortir atau diambil dan diambil bagian yang Anda butuhkan saat ini. Urutkan segera setelah Anda mendapatkannya – Untuk bertindak, Untuk membaca, Untuk mengajukan, Untuk mendelegasikan atau menyerahkan. .Periklanan

13. Tetapkan Tanggal Buang

Anda tidak perlu menyimpan setiap lembar kertas tanpa batas waktu. Tandai pada file atau dokumen saat dapat dilempar atau diparut.

Beberapa dokumen hukum atau keuangan harus disimpan untuk jangka waktu tertentu. Pastikan Anda mengetahui apa saja persyaratan tersebut.

14. Saring Email Anda

Beberapa email penting untuk dibaca, yang lain tidak begitu penting.

Saat Anda menggunakan sistem filter untuk melabeli berbagai jenis email, Anda tahu prioritasnya dan mana yang harus dibalas terlebih dahulu.

Lihatlah tip berikut untuk mencapai kotak masuk nol: Cara Ultimate untuk sampai ke Inbox Zero

15. Luruskan Meja Anda

Di penghujung hari, lakukan pelurusan cepat, sehingga Anda memiliki awal yang bersih pada hari berikutnya.

Intinya

Gunakan satu tip atau coba semuanya. Jumlah upaya yang Anda lakukan untuk menciptakan dan memelihara area kerja yang efisien akan membuahkan hasil yang besar.Periklanan

Alih-alih menghabiskan waktu mencari barang-barang dan menyeret tumpukan, Anda akan dapat menghabiskan waktu Anda ... yah ... kerja dan Anda akan menikmati bebas dari kekacauan!