( Catatan Editor: Ini adalah posting unggulan dalam seri kami yang sedang berlangsung 30 Hari Dengan… , yang menguraikan penggunaan alat produktivitas, layanan, atau produk yang telah kami gunakan selama 30 hari terakhir. Kami ingin memberi pembaca kami pandangan mendalam tentang alat dan produk yang mereka minati, memberi mereka pemikiran kami dan menawarkan cara untuk menggunakan produk ini lebih cepat dan lebih baik. Menikmati.)

Ketika saya bekerja secara mandiri, saya benar-benar tidak membutuhkan banyak manajer tugas yang dapat menangani komunikasi dan kolaborasi lintas jarak. Namun, karena saya mulai terlibat dalam lebih banyak aktivitas tim – sedemikian rupa sehingga saya cenderung menghabiskan lebih banyak waktu di lingkungan tim daripada tidak – saya menemukan bahwa pengelola tugas yang saya gunakan (OmniFocus) meninggalkan sebagian dari banyak- tugas yang dibutuhkan di atas meja. Selain itu, banyak orang yang bekerja dengan saya tidak menggunakan perangkat Mac atau iOS, yang menjadikan penggunaan OmniFocus sebagai titik diperdebatkan.

Saya mencoba solusi manajemen tugas lainnya, seperti Flow dan saya bahkan masuk ke Wunderkit sebentar. Tapi tidak ada yang menangkap semua yang saya butuhkan dalam solusi yang lebih baik daripada asana , gagasan mantan pendiri Facebook Dustin Moskovitz dan mantan karyawan Facebook, Justin Rosenstein.

Ada banyak hal yang bisa dijelajahi dalam 30 hari saya bersama Asana. Dan sementara saya menyelam cukup dalam, saya tidak ingin membanjiri Anda dengan semua poin yang lebih baik. Sebagai gantinya, Anda akan mendapatkan banyak sorotan yang saya temukan selama saya menggunakan Asana selama 30 hari terakhir, dan saya meninggalkan beberapa ruang untuk eksplorasi lebih lanjut saat produk berkembang.

Mari kita mulai…

Ruang kerja

Asana memungkinkan Anda membuat Ruang Kerja – yang sebenarnya lebih dari sekadar proyek. Bahkan, Anda dapat menempatkan proyek di dalam Workspaces. Cara terbaik yang dapat saya jelaskan tentang Ruang Kerja adalah bahwa mereka benar-benar area fokus yang perlu Anda awasi – dan memiliki beberapa lapisan sehingga Anda dapat mengelola tugas dan proyek di dalamnya. Saya telah membuat beberapa Ruang Kerja:

• Pribadi: Berisi proyek dan tugas pribadi
• Profesional: Berisi proyek dan tugas individu yang terkait dengan pekerjaan
• Keluarga: Berisi proyek dan tugas keluarga
• Beberapa Ruang Kerja Berbasis Tim: Masing-masing berisi proyek dan tugas yang terkait dengan tim tempat saya bekerja di Ruang Kerja tersebut

Pada poin terakhir itu, Lifehack memiliki Workspace sendiri, podcast saya yang memiliki co-host memiliki Workspace sendiri, dan seterusnya. Pada dasarnya, setiap area fokus profesional yang membutuhkan berbagi (secara keseluruhan) mendapatkan Ruang Kerjanya sendiri. Saya membuat kesalahan dengan menempatkan mereka di bawah Profesional pada awalnya, tetapi kemudian harus membuat semua proyek dan tugas Profesional saya pribadi untuk saya. Jadi, jika Anda akan menggunakan Asana sebagai solusi manajemen tugas tim dan individu, pertahankan Ruang Kerja Anda sendiri dan tambahkan Ruang Kerja untuk berbagai klien/kemitraan yang Anda perlukan untuk berkolaborasi dan tambahkan mereka yang terlibat ke Ruang Kerja tersebut.Periklanan

Saya juga memiliki Keluarga yang terpisah sehingga saya dapat membagikannya dengan istri saya dan dia tidak harus melihat semua barang saya yang lain yang tidak berdampak langsung padanya. Tentu, saya dapat berbagi tugas dan proyek individu dengannya di bawah Ruang Kerja itu, tetapi memiliki Keluarga pada dasarnya membuat dia dan saya menjadi rekan satu tim di area fokus.

Selama beberapa minggu pertama saya dengan Asana, saya tidak dapat bergerak di sekitar Workspaces di sidebar; mereka tetap dalam urutan di mana mereka telah diciptakan. Namun tepat sebelum saya menyelesaikan waktu pertama saya dengan Asana, mereka telah membuat penataan ulang WorkSpaces (antara lain ) terjadi. Begitulah cara Asana berkembang secara aktif.

Setiap orang yang Anda tambahkan ke ruang kerja akan menerima undangan email, dan Anda dapat melihat apakah mereka telah menerimanya dengan memeriksa tab Anggota di pengaturan ruang kerja Anda. Meskipun seseorang dapat menjadi anggota lebih dari satu Ruang Kerja, tugas dan proyek masing-masing bersifat independen – sehingga mereka hanya dapat melihatnya di dalam Ruang Kerja tersebut dan tidak di seluruh Asana secara keseluruhan. Saya menemukan bahwa – meskipun tidak menggali banyak email – email pembaruan rutin dari Asana di Workspaces membantu dalam hal ini jika Anda tidak terbiasa bekerja di banyak area fokus. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan notifikasi email di Pengaturan Akun Asana Anda di bawah tab Notifikasi Email.

Tip: Hal hebat tentang Notifikasi Email dari Asana adalah Anda dapat mengirimnya ke email apa pun yang Anda inginkan untuk Ruang Kerja yang Anda pilih. Semua notifikasi Lifehack saya berasal dan masuk ke akun email Lifehack saya, membuat pengelolaan area fokus itu jauh lebih mudah.

Proyek

Proyek pada dasarnya adalah tulang punggung Asana, berbeda dengan tugas di sistem catatan lainnya. Anda dapat melihat proyek dalam beberapa cara berbeda: berdasarkan prioritas, berdasarkan penerima tugas, atau dengan tag terkait. Pemfilteran yang dimiliki Asana memungkinkan banyak penyesuaian sehingga Anda dapat melihat apa yang Anda inginkan dan bagaimana Anda inginkan.

Setelah Anda mengetahui cara kerja Workspace, menempatkan proyek di dalamnya lebih mudah dipahami. Anda dapat membuat proyek publik dan pribadi dalam ruang kerja tertentu, yang sebelumnya dapat dilihat oleh semua anggota ruang kerja tersebut. Anda juga dapat membuat proyek dengan menduplikasi proyek yang sudah ada – yang bagus untuk proyek berulang (seperti mengelola podcast atau jadwal posting blog mingguan, misalnya). Cukup klik panah dropdown di bagian atas proyek yang ingin Anda salin, dan pilih Proyek Duplikat. Kemudian Anda akan mendapatkan daftar item apa yang ingin Anda duplikat, serta kesempatan untuk mengubah nama proyek yang baru dibuat.Periklanan

Tip: Buat template proyek menggunakan metode duplikasi di atas; mereka sangat berguna untuk dimiliki dan Anda dapat mempertahankan banyak atribut dari proyek asli sehingga Anda dapat bekerja lebih efisien dengan proyek-proyek yang berputar secara teratur. Oh, dan Anda tidak dapat menambahkan tanggal jatuh tempo ke proyek, jadi biarkan tugas di dalam proyek melakukannya untuk Anda. Cukup arsipkan proyek saat semua tugas selesai.

tugas

Tugas adalah blok bangunan dari sistem tipe produktivitas apa pun, dan dengan Asana ini tidak berbeda. Tugas pada dasarnya adalah tugas dan Anda dapat melampirkan berbagai macam hal untuk membuatnya lebih sarat informasi. Catatan dan komentar adalah aspek luar biasa dari Asana, di mana komentar memungkinkan rekan satu tim untuk berkomunikasi satu sama lain pada tugas di luar email, dan catatan memungkinkan Anda menempatkan hyperlink dan banyak lagi di samping tugas sehingga Anda dapat memberikan semua yang akan pernah dilakukan siapa pun kebutuhan untuk tugas dalam Asana.

Anda dapat melihat tugas berdasarkan proyek, tag, atau orang, menggunakan tab di panel sebelah kiri. Anda dapat memastikan bahwa Anda hanya melihat tugas yang diberikan kepada Anda dengan membuka Tugas Anda, yang juga akan Anda temukan di panel sebelah kiri. Saat berada di daftar tugas Anda sendiri, klik titik di sebelah kiri nama tugas (atau gunakan ikon di detail tugas – terletak di panel kanan) untuk mengatur tugas Anda sesuai keinginan – seperti saat Anda sedang akan bekerja pada mereka. Setelah Anda menyelesaikan tugas, klik dropdown Arsip di bagian atas proyek untuk menyembunyikannya dari tampilan.

Sesuatu yang perlu Anda ingat saat membuat tugas adalah bahwa apa pun yang Anda tambahkan dalam Tugas Anda (atau dalam proyek pribadi) bersifat pribadi secara default. Tetapi segera setelah Anda menambahkan tag publik atau menambahkan tugas ke proyek publik, Anda akan membuat tugas publik – dan dapat dilihat oleh semua anggota Ruang Kerja. Saya menambahkan x ke tag yang dimaksudkan untuk penggunaan pribadi (seperti xwriting vs menulis) sehingga saya tidak secara tidak sengaja membagikan sesuatu yang dimaksudkan untuk tetap tersembunyi. Pastikan Anda meletakkan x di depan tag agar Anda tidak melengkapi otomatis ke tag publik secara tidak sengaja.

Untuk menambahkan tanggal jatuh tempo ke tugas, cukup klik ke bidang detail tugas (atau gunakan Tab +D di keyboard Anda). Anda dapat mengatur tugas untuk diulang secara teratur – atau mengaturnya ke interval yang cukup keren yang dikenal sebagai periodik. Itu pada dasarnya memungkinkan Anda untuk menetapkan jumlah hari tertentu setelah ditandai selesai untuk diulang sekali lagi. Jika Anda perlu mengawasi orang lain, cukup periksa status tugas di alur kerja penerima tugas dengan melihat ikon di sebelah kanan nama mereka di detail tugas.

Tip: Saat Anda membuat daftar tugas (bagi saya, ini dengan Simplenote di iPhone saya – meskipun Anda dapat menggunakan editor teks apa pun yang menyinkronkan kembali ke komputer Anda) dan menyeretnya ke Asana, itu membuat tugas terpisah untuk setiap item. Dan jika Anda memiliki spasi di antara setiap daftar – menggunakan poin-poin misalnya dengan judul, itu membuat titik non-poin menjadi Judul Prioritas. Meskipun ini tidak berfungsi di aplikasi iPhone, ini memungkinkan Anda membuat daftar sederhana dengan editor teks dan kemudian membawanya ke Asana untuk diproses saat Anda siap.

Tag

Saya melihat tag seolah-olah itu adalah konteks dalam pengertian GTD. Inilah yang Asana katakan tentang tag:Periklanan

Tag memberikan tingkat kategorisasi tambahan untuk tugas – tag mengidentifikasi karakteristik penting yang sama-sama dimiliki oleh tugas.

Saya menggunakan lokasi (atau aktivitas, seperti Menulis) sebagai tag. Namun tidak seperti konteks di aplikasi GTD seperti OmniFocus, saya dapat menetapkan beberapa tag ke tugas dengan melihatnya seperti ini. Ini adalah fitur hebat, terutama jika Anda mempertimbangkan bahwa Anda dapat mengubah tag ke proyek jika Anda merasa perlu melakukannya. Saya belum melakukan ini, tetapi jika saya akhirnya menggunakan twitter sebagai tag untuk beberapa tugas ke titik di mana ia telah melampaui kegunaannya seperti itu, saya dapat mengubahnya menjadi sebuah proyek dan kemudian menyerangnya dari sudut pandang itu. Itu memungkinkan saya untuk menduplikasinya lagi dan lagi, jika saya perlu menghabiskan banyak waktu di Twitter (atau itu menjadi aspek yang lebih besar dari Ruang Kerja saya daripada yang ditunjukkan oleh tag).

Tip: Ini datang langsung dari Asana: Untuk tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan lebih dari satu proyek, Anda dapat menunjukkan ini dengan mengklik tombol plus di sebelah kanan Proyek di detail tugas, atau dengan mengetik Tab + P, dan mengetikkan nama dari proyek yang relevan.

Kotak Masuk

Inilah cara Asana mendefinisikan Kotak Masuknya, yang agak berbeda dari apa yang biasanya dipikirkan kebanyakan orang:

(Asana's) Inbox menunjukkan semua tugas yang telah diberikan kepada Anda oleh orang lain, atau dari konteks lain. Anda dapat menerima tugas dari bagian Tugas Baru dengan mengeklik ikon kotak masuk dan memilih opsi.

Hal terbaik yang dapat Anda lakukan dengan ini adalah mengikuti praktik GTD sederhana Do, Delegate, Defer atau Delete. Saya biasanya memeriksa setiap Kotak Masuk Ruang Kerja setiap pagi dan melampirkan tugas ke berbagai proyek (jika itu belum dilakukan oleh penerima tugas). Kemudian saya melampirkan tanggal jatuh tempo, tag, dll. Itu membuat saya keluar dari Kotak Masuk dan selangkah lebih maju ke Ruang Kerja saya – di situlah saya harus berada.

Hal hebat tentang Asana adalah bahwa Kotak Masuk hanya ada untuk menampung tugas, bukan tempat yang layak untuk menyimpannya. Faktanya, menyimpannya di Asana jauh lebih transparan daripada jika Anda melakukannya di kotak masuk email biasa. Karena catatan dan komentar diperbarui oleh anggota tim setelah tugas keluar dari Kotak Masuk, sangat bagus untuk mereka yang tidak dapat menyelesaikan masalah dengan email dan menjadi pengelola tugas. Asana menghilangkan kotak masuk yang buruk dengan memperkenalkan yang lebih baik. Itulah mengapa ini bekerja sangat baik untuk non-GTDers – dan mengapa beberapa orang beralih ke sana setelah berada di sesuatu seperti OmniFocus, misalnya, yang memperlakukan kotak masuk benar-benar berbeda.

Koneksi yang Tampak Mulus

Selama orang membeli Asana, alur kerja Anda akan meningkat secara dramatis. Saya memiliki satu rekan setim yang melompat dan bermain bersama saya – dan sebagai hasilnya, kami unggul dalam pertandingan. Saya memiliki orang lain yang tidak bisa masuk ke dalamnya, lupa untuk mengikuti tugas atau mengirim email kembali daripada memperbarui melalui Asana, yang menciptakan redundansi. Tetapi karena saya menggunakannya secara religius, saya dapat menjaga diri saya di jalur dan perlahan-lahan mengubah yang sebelumnya tidak dapat dikonversi.Periklanan

Yang tidak dapat dikonversi termasuk yang menggunakan solusi manajemen tugas tim lain, yang menggunakan manajer tugas individu… dan yang tidak menggunakan sama sekali. Itu karena setiap perubahan yang saya buat di bawah tab Proyek, Tag, dan Orang akan diteruskan ke semua orang di Ruang Kerja. Koneksi semacam itu sulit untuk tetap konsisten melalui email.

Itu hanyalah salah satu hal yang membuat penghalang Asana untuk masuk sangat rendah (setidaknya menurut standar solusi produktivitas), dan itu hanya bisa menjadi pertanda baik bagi perusahaan.

Daftar Keinginan Asana

Jika Anda sudah menggunakan Asana, Anda tahu itu aktif (dan aktif terus itu) pembangunan. Namun, ada beberapa hal yang membuat saya penasaran ketika datang ke fitur yang mungkin atau mungkin tidak datang ke Asana. Jadi saya meminta Kenny Van Zant dari Asana untuk menjawabnya:

SAYA: Bisakah Anda mengubah tugas menjadi proyek?
kenny: Kami sebenarnya telah mengulangi desain untuk subtugas/hierarki untuk waktu yang lama. Ada banyak nuansa menarik, dan menurut kami tidak ada layanan yang ada yang melakukannya dengan benar. Pada titik ini kami telah melalui sejumlah desain dan prototipe untuk mencari keseimbangan sempurna antara kekuatan dan kemudahan penggunaan/kesulitan untuk menggantung sendiri, dan kami sangat senang dengan solusi yang kami ' kembali konvergen.

SAYA: Mengekspor data untuk akses offline – apa pendapat Anda tentang itu?
kenny: Kami berencana untuk mendukung ekspor semacam itu, di luar kemampuan Print dan multiselect-and-copy yang ada. Namun yang lebih menarik, kami berencana untuk mendukung akses offline, dan bahkan pengeditan, langsung di browser melalui dukungan offline HTML5. Tumpukan teknologi kami membuat kami sangat cocok untuk menyediakan ini, karena hampir semua fungsi Asana berjalan di dalam browser. (Bahkan hari ini, jika Anda memutuskan sambungan dari Internet saat menggunakan Asana, Anda dapat terus membuat perubahan, meninggalkan komentar, dll., dan perubahan Anda akan disimpan setiap kali Anda tersambung kembali.)

SAYA: Mempertimbangkan posting baru-baru ini tentang pentingnya Tanggal Mulai vs Tanggal Jatuh Tempo (terutama dengan OmniFocus), apakah Asana memiliki rencana untuk implementasi di depan itu?
kenny: Rencana kami seputar kalender/garis waktu adalah salah satu bagian yang paling menarik dari visi produk kami. Saya belum ingin mengungkapkan terlalu banyak, tetapi kami akan memberikan pemahaman bersama kepada individu dan tim tentang waktu dan kepercayaan pada kemampuan mereka untuk meramalkan masa depan proyek mereka pada tingkat yang sebelumnya tidak mungkin tanpa proyek yang berat dan terperinci. proses manajemen – lebih dari sekadar tanggal jatuh tempo vs. tanggal mulai.

SAYA: Waktu hari ... mengapa tidak ada di sana?
kenny: Kami sebenarnya tidak melihat terlalu banyak permintaan untuk batas waktu, tetapi setuju bahwa itu adalah fitur yang hilang, dan itu akan ditangani oleh pekerjaan kalender/garis waktu yang disebutkan di atas.

SAYA: Apa yang ada di jalan untuk Asana dalam hal iPad, iPhone, Android…?
kenny: Aplikasi seluler saat ini terutama merupakan pendamping Asana di desktop Anda, sehingga Anda dapat mengakses tugas ke mana pun Anda pergi. Tapi itu hanya versi 1: kami akan membangun pengalaman di iOS dan Android yang responsif dan berfitur seperti aplikasi desktop saat ini. Kami sangat berkomitmen untuk memberikan pengalaman hebat di ponsel dan tablet.Periklanan

Kesimpulannya

Saya benar-benar menggali Asana. Ini memiliki keberadaan, keterpaduan, dan kemampuan beradaptasi yang saya cari dalam solusi manajemen tugas. Skalanya naik atau turun, memungkinkan manajemen tugas tim dan individu – dan sangat cepat dalam sinkronisasi dan konektivitas (dibutuhkan halaman dari Google Wave dan memungkinkan Anda melihat saat orang lain sedang mengetik). Dan itu memungkinkan mereka yang ingin mengelola tugas melalui email melakukan hal itu tanpa menghalangi kemajuan bagi mereka yang tidak ingin karena integrasi yang diterapkan.

Sementara 30 Hari saya dengan Asana selesai, hari-hari saya dengan Asana baru saja dimulai. Saya sangat menyarankan Anda memberi asana lihat. Ini adalah pengubah permainan yang nyata.