CARA MEMPRIORITASKAN TEPAT DALAM 10 MENIT DAN BEKERJA 10X LEBIH CEPAT

Setiap anggota tim saya memiliki banyak tugas yang harus mereka tangani setiap hari kerja. Selain itu, sebagian besar tugas mereka adalah tugas kreatif atau tugas pemecahan masalah. Masing-masing dari mereka harus belajar bagaimana memprioritaskan tugas untuk menyelesaikan semuanya.

Meskipun memiliki banyak tugas untuk ditangani, tim kami dapat tetap fokus dan kreatif dan bekerja menuju tujuan kami secara konsisten dalam waktu yang ditentukan.

Saya akan mengungkapkan kepada Anda bagaimana saya membantu tim saya menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat melalui kekuatan prioritas yang benar. Beberapa menit yang dihabiskan untuk membaca artikel ini benar-benar dapat menghemat ribuan jam dalam jangka panjang. Jadi, mari kita mulai dengan metode saya tentang cara memprioritaskan sesuatu:

Bagaimana Memprioritaskan Dengan Metode Timbangan

Salah satu editor baru kami datang kepada saya beberapa hari yang lalu dan memberi tahu saya bagaimana dia berjuang untuk memenuhi banyak tugas yang harus dia tangani dan tenggat waktu yang selalu dia harus patuhi.

Di penghujung hari, dia merasa telah melakukan banyak hal tetapi sering gagal menghasilkan ide-ide kreatif dan menerbitkan artikel dengan sukses. Dari apa yang dia katakan kepada saya, jelas bahwa dia merasa kewalahan dan semakin frustrasi karena gagal mencapai targetnya meskipun menghabiskan waktu ekstra hampir setiap hari. Semua ini membuatnya tidak mungkin untuk mengembangkan keseimbangan kehidupan kerja yang baik dalam jangka panjang.

Setelah dia mendengarkan saran saya tentang penggunaan Metode Timbangan, dia langsung mengalami peningkatan produktivitas yang dramatis, yang terlihat seperti ini:

Dia bisa menghasilkan tiga kali lebih banyak ide kreatif untuk artikel blog.
Dia bisa mempublikasikan semua artikelnya tepat waktu.
Dan dia bisa menyelesaikan semua pekerjaannya tepat waktu setiap hari ( tidak ada lagi lembur !).

Jika Anda penasaran bagaimana dia melakukannya, baca terus untuk panduan langkah demi langkah:

1. Sisihkan 10 Menit untuk Perencanaan

Ketika datang untuk mengatasi masalah produktivitas, masuk akal untuk merencanakan sebelum mengambil tindakan. Namun, jangan terlalu terlibat dalam perencanaan sehingga Anda terjebak di dalamnya dan tidak pernah bergerak melampaui basis pertama.Periklanan

Rekomendasi saya adalah memberi diri Anda jangka waktu tertentu untuk perencanaan, tetapi tetap singkat. 10 atau 15 menit seharusnya cukup untuk memikirkan rencana Anda.

Gunakan waktu ini untuk:

Lihatlah gambaran besarnya.
Pikirkan tentang tujuan dan target saat ini yang Anda butuhkan/inginkan untuk dicapai.
Susun semua tugas yang perlu Anda lakukan.

2. Sejajarkan Tugas Anda Dengan Tujuan Anda

Ini adalah komponen inti yang membuat Metode Timbangan efektif saat Anda mempelajari cara memprioritaskan.

Ini bekerja seperti ini:

Lihatlah semua tugas yang Anda lakukan, dan tinjau pentingnya masing-masing. Secara khusus, mengukur kepentingan tugas dengan biaya dan manfaatnya .

Dengan biaya, saya mengacu pada upaya yang dibutuhkan per tugas (termasuk waktu, uang, dan sumber daya lainnya). Manfaatnya adalah seberapa dekat tugas dapat berkontribusi pada tujuan Anda.

Untuk mempermudah Anda, saya telah mencantumkan empat kombinasi di bawah ini yang memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah menentukan prioritas setiap tugas Anda:Periklanan

Biaya Rendah + Manfaat Tinggi

Lakukan tugas-tugas ini terlebih dahulu karena itu yang paling sederhana untuk diselesaikan, tetapi itu akan membantu Anda lebih dekat dengan tujuan Anda.

Menyetujui karya seni yang dibuat untuk brosur penjualan kemungkinan akan sesuai dengan kategori ini. Anda dapat dengan mudah memutuskan apakah Anda menyukai karya seni/tata letak, tetapi keputusan Anda untuk menyetujuinya akan memicu produksi selebaran dan manfaat penjualan selanjutnya dari mengirimkannya ke calon pelanggan.

Biaya Tinggi + Manfaat Tinggi

Pecah tugas yang berbiaya tinggi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Dengan kata lain, bagi tugas besar menjadi tugas-tugas kecil yang membutuhkan waktu kurang dari satu jam untuk diselesaikan, lalu evaluasi kembali tugas-tugas kecil ini dan tetapkan tingkat prioritas yang benar.

Bayangkan jika Anda diminta untuk menulis rencana peluncuran produk untuk suplemen bubuk protein baru yang bebas buku harian. Alih-alih mencoba menulis rencana dalam sekali duduk, usahakan untuk menulis bagian yang berbeda pada waktu yang berbeda (misalnya menghabiskan 30 menit menulis pendahuluan, satu jam menulis teks isi, dan 30 menit menulis kesimpulan).

Biaya Rendah + Manfaat Rendah

Saat mempelajari cara memprioritaskan waktu dan tugas, kombinasi khusus ini harus menjadi prioritas terendah Anda. Beri diri Anda 10-15 menit untuk menangani tugas ini, atau letakkan tugas-tugas semacam ini di antara tugas-tugas berharga sebagai jeda yang bermanfaat.

Ini mungkin tugas yang diperlukan (mis. tugas rutin seperti memeriksa email), tetapi tidak banyak berkontribusi untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan. Jauhkan mereka dari daftar prioritas Anda.

Biaya Tinggi + Manfaat Rendah

Tinjau apakah tugas-tugas ini benar-benar diperlukan. Pikirkan cara untuk mengurangi biaya jika Anda memutuskan bahwa penyelesaian tugas diperlukan.

Misalnya, dapatkah alat atau sistem apa pun membantu mempercepat pekerjaan? Dalam kategori ini, Anda mungkin menemukan hal-hal seperti memeriksa dan memperbarui spreadsheet kontak penjualan. Ini bisa menjadi hal yang rumit dan memakan waktu untuk dilakukan tanpa membuat kesalahan. Namun, ada banyak aplikasi di luar sana yang dapat membuat proses ini instan dan mulus.Periklanan

Sekarang, kembali ke editor yang saya sebutkan sebelumnya, mari kita lihat daftar tugas hariannya yang khas:

Setelah mendengarkan saran saya, dia memecah biaya tinggi + manfaat tinggi tugas menjadi lebih kecil. Tugasnya kemudian terlihat seperti ini (dalam urutan prioritas):

Dan untuk tugas tentang mempromosikan artikel ke platform yang berbeda, setelah meninjau manfaatnya, kami memutuskan untuk fokus pada platform yang paling efektif saja, sehingga secara signifikan menurunkan biaya waktu terkait.

Setelah Anda menganalisis biaya dan manfaat tugas harian Anda secara efektif, Anda dapat menyelami ini Perencana Hidup Penuh untuk memastikan Anda menyelesaikan semua yang ada di daftar Anda dengan cara terbaik.

Kiat Bonus: Menyelesaikan Tugas Dengan Tenggat Waktu

Setelah Anda mengevaluasi tugas Anda, Anda akan mengetahui pentingnya masing-masing tugas. Ini akan segera memberi Anda gambaran sejernih kristal tentang cara memprioritaskan berdasarkan tugas mana yang akan membantu Anda mencapai lebih banyak (dalam hal menetapkan tujuan). Namun, terkadang Anda tidak dapat memutuskan prioritas setiap tugas karena akan ada tenggat waktu yang ditetapkan oleh pihak eksternal, seperti manajer dan agensi.

Dalam kasus seperti ini, saya menyarankan agar, setelah mempertimbangkan pentingnya dan nilai tugas Anda saat ini, sejajarkan daftar dengan cara yang membantu Anda memenuhi tenggat waktu dan menyesuaikan prioritas yang sesuai. Periklanan

Misalnya, mari selami dunia editor lagi.

Beberapa artikel yang dia edit perlu diterbitkan pada tanggal tertentu, jadi ini adalah tugas yang mendesak dan penting. Metode Scales memungkinkan untuk ini, dan dalam hal ini, daftar tugasnya yang diubah akan terlihat seperti ini:

Mudah-mudahan, Anda sekarang dapat melihat betapa mudahnya mengevaluasi pentingnya tugas dan bagaimana memprioritaskannya ke dalam urutan yang bisa diterapkan.

Garis bawah

Metode Timbangan berbeda dari apa pun yang Anda coba. Dengan mengadopsi Metode Timbangan, Anda akan mulai memprioritaskan pekerjaan dengan benar dan meningkatkan produktivitas hingga 10 kali lipat!

Tidak seperti metode lain yang tidak benar-benar menjelaskan bagaimana memutuskan pentingnya suatu tugas, metode saya akan membantu Anda memecah setiap tugas menjadi dua bagian: biaya dan manfaat. Metode saya juga akan membantu Anda mengambil tindakan tindak lanjut berdasarkan kombinasi biaya dan manfaat yang berbeda, yang dapat meningkatkan pengembangan karir Anda secara keseluruhan.

Mulai sekarang dengan menghabiskan 10 menit untuk mengevaluasi tugas harian umum Anda dan bagaimana mereka selaras dengan tujuan Anda. Setelah Anda memiliki informasi ini, akan sangat mudah untuk memasukkan tugas Anda ke dalam daftar prioritas. Yang tersisa hanyalah Anda memulai hari kerja berikutnya dengan mengikuti daftar master baru Anda.