Semua manajer dan pemimpin harus menguasai seni proses delegasi. Memahami bagaimana dan kapan mengalokasikan tanggung jawab kepada orang lain sangat penting dalam mempertahankan tingkat produktivitas yang tinggi, baik pada tingkat pribadi maupun organisasi. Mendelegasikan tugas juga penting untuk kepemimpinan yang efektif.

Mempelajari cara mendelegasikan berarti membangun tim yang kohesif dan efektif yang dapat memenuhi tenggat waktu. Selain itu, mengetahui kapan dan bagaimana mendelegasikan pekerjaan akan mengurangi beban kerja Anda, sehingga meningkatkan kesejahteraan Anda di tempat kerja dan meningkatkan kepuasan kerja Anda. Sayangnya, banyak pemimpin tidak yakin bagaimana mendelegasikan dengan benar atau ragu-ragu untuk melakukannya.

Dalam panduan ini, Anda akan menemukan apa yang dimaksud dengan pendelegasian, bagaimana pendelegasian tugas menguntungkan tim Anda, dan bagaimana menetapkan tugas secara efektif.

Daftar isi

1. Pentingnya Pendelegasian
2. Mengapa Orang Takut Mendelegasikan Tugas?
3. Perbedaan Delegasi dan Alokasi
4. Cara Mendelegasikan Tugas Secara Efektif
5. Intinya
6. Lebih Banyak Tip untuk Kepemimpinan Produktif

Pentingnya Pendelegasian

Sebuah pemimpin yang baik tahu bagaimana mendelegasikan. Ketika Anda mendelegasikan beberapa pekerjaan Anda, Anda membebaskan waktu Anda dan mencapai lebih banyak setiap hari.

Pendelegasian yang efektif juga meningkatkan produktivitas dan manajemen waktu yang baik dalam tim dengan memanfaatkan keahlian yang ada dari anggotanya dan memungkinkan mereka untuk mengembangkan pengetahuan dan kompetensi baru di sepanjang jalan. Hasilnya adalah tim yang lebih fleksibel yang dapat berbagi peran saat dibutuhkan^[1].

Ketika Anda bersedia untuk mendelegasikan, Anda mempromosikan suasana percaya diri dan kepercayaan. Tindakan Anda mengirimkan sinyal yang jelas: sebagai seorang pemimpin, Anda memercayai bawahan Anda untuk mencapai hasil yang diinginkan. Akibatnya, mereka akan menganggap Anda sebagai pemimpin yang menyenangkan dan efektif yang menghargai keterampilan dan kebutuhan mereka.

Delegasi bukan tentang menggonggong perintah dan berharap staf Anda mengantre. Tugas seorang manajer adalah untuk dapatkan yang terbaik dari mereka yang berada di bawah pengawasan mereka dan, dengan demikian, memaksimalkan produktivitas dan keuntungan ^[dua].

Berikut ini contoh delegasi yang buruk:Periklanan

Pendelegasian yang hati-hati membantu mengidentifikasi dan memanfaatkan kekuatan dan kelemahan unik dari anggota tim. Pendelegasian juga meningkatkan keterlibatan karyawan karena membuktikan bahwa para manajer tertarik untuk memanfaatkan bakat mereka.^[3]

Mengapa Orang Takut Mendelegasikan Tugas?

Pendelegasian meningkatkan produktivitas, tetapi tidak semua manajer mau atau mampu mendelegasikan.^[4]Mengapa? Berikut beberapa alasan umum:

• Mereka membenci gagasan bahwa orang lain mungkin mendapatkan kredit untuk sebuah proyek.
• Mereka bersedia untuk mendelegasikan pada prinsipnya tetapi takut tim mereka tidak akan mampu menangani lebih banyak tanggung jawab.
• Mereka menduga bahwa staf mereka sudah terlalu banyak bekerja dan merasa enggan untuk menambah beban mereka.
• Mereka menduga bahwa lebih sederhana dan lebih cepat hanya untuk melakukan tugas sendiri.
• Mereka tidak menyukai gagasan melepaskan tugas yang mereka sukai.
• Mereka takut jika mereka mendelegasikan tanggung jawab, manajer mereka sendiri akan menyimpulkan bahwa mereka tidak dapat menangani beban kerja mereka.

Perbedaan Delegasi dan Alokasi

Kebanyakan orang berpikir bahwa delegasi dan alokasi adalah sinonim, tetapi ada perbedaan penting yang harus dibuat antara keduanya.^[5]

Ketika Anda mengalokasikan tugas, Anda hanya menginstruksikan bawahan untuk melakukan tindakan tertentu. Anda memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan, dan mereka melakukannya—sesederhana itu.

Di sisi lain, delegasi melibatkan mentransfer beberapa pekerjaan Anda sendiri ke orang lain. Mereka tidak hanya menerima serangkaian instruksi.Bagian penting adalah bahwa mereka ditempatkan dalam peran yang mengharuskan mereka membuat keputusan dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.^[6]

Cara Mendelegasikan Tugas Secara Efektif

Jadi, apa cara terbaik untuk mendelegasikan pekerjaan sehingga Anda dapat melawan rasa takut akan delegasi, membangun tim yang efisien, dan bekerja lebih cepat? Berikut panduan langkah demi langkah:

1. Tahu Kapan Harus Mendelegasikan

Dengan memahami seberapa besar kendali yang perlu Anda pertahankan atas suatu situasi, Anda dapat menentukan strategi terbaik untuk memberdayakan pekerja. Ada 7 tingkat delegasi yang menawarkan tingkat tanggung jawab yang berbeda kepada pekerja.Periklanan

Video singkat ini menjelaskan level-level ini dan menawarkan contoh kapan saat yang tepat untuk menggunakan masing-masing level:

Delegasi terjadi sepanjang spektrum. Tingkat delegasi terendah terjadi ketika Anda memberi tahu orang lain apa yang harus dilakukan. Ini menawarkan sedikit kesempatan bagi karyawan untuk mencoba pendekatan baru. Bentuk pendelegasian yang paling memberdayakan terjadi ketika Anda mampu menyerahkan sebagian besar kendali Anda atas proyek kepada karyawan.

Mengetahui cara mendelegasikan pekerjaan membantu Anda memahami cara menghubungkan orang dengan tugas yang memanfaatkan bakat mereka sebaik mungkin. Ketika dilakukan dengan benar, ini memastikan bahwa Anda akan mendapatkan hasil akhir terbaik.^[7]

Saat Anda memutuskan bagaimana mendelegasikan pekerjaan, ajukan pertanyaan berikut:

• Apakah Anda harus bertanggung jawab atas tugas ini, atau dapatkah orang lain melakukannya?
• Apakah ini membutuhkan perhatian Anda untuk menjadi sukses?
• Akankah pekerjaan ini membantu karyawan mengembangkan keterampilan mereka?
• Apakah Anda punya waktu untuk mengajari seseorang cara melakukan pekerjaan ini?
• Apakah Anda mengharapkan tugas seperti ini terulang di masa depan?

2. Identifikasi Orang Terbaik untuk Pekerjaan itu

Anda harus memberikan obor ke anggota tim yang tepat agar delegasi dapat bekerja. Tujuan Anda adalah menciptakan situasi di mana Anda, perusahaan Anda, dan karyawan memiliki pengalaman positif.

Pikirkan tentang keterampilan anggota tim, kemauan untuk belajar, dan gaya serta minat kerja mereka.Orang yang Anda delegasikan akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih efektifjika mereka mampu, dapat dilatih, dan tertarik. Jika memungkinkan, beri karyawan kesempatan untuk bermain sesuai kekuatan mereka.

Pekerja yang tidak berpengalaman mungkin membutuhkan lebih banyak bimbingan daripada veteran berpengalaman. Jika Anda tidak punya waktu untuk mengatur karyawan baru agar sukses, tidak adil untuk mendelegasikan kepada mereka.

Anda juga harus mempertimbangkan seberapa sibuk karyawan Anda. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membanjiri seseorang dengan memberi mereka terlalu banyak tanggung jawab.Periklanan

3. Beritahu dan Jual untuk Mendapatkan Anggota Buy-In

Setelah Anda menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu, Anda masih harus membuat mereka mengambil tanggung jawab baru. Beri tahu mereka mengapa Anda memilih mereka untuk pekerjaan itu.^[8]Ketika Anda menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda mendukung pertumbuhan mereka, itu membangun budaya kepercayaan. Karyawan yang melihat tugas yang didelegasikan sebagai peluang lebih mungkin untuk diinvestasikan dalam hasilnya.

Saat Anda bekerja dengan karyawan baru, nyatakan kesediaan Anda untuk memberikan dukungan dan umpan balik yang berkelanjutan. Untuk karyawan berpengalaman, pertimbangkan pemikiran dan pengalaman mereka.

4. Jelas dan Spesifik Tentang Pekerjaan

Sangat penting untuk menjelaskan kepada karyawan mengapa proyek itu diperlukan, apa yang Anda harapkan dari mereka, dan kapan waktunya.^[9]Jika mereka tahu apa yang Anda harapkan, kemungkinan besar mereka akan memberikannya.

Dengan menetapkan harapan yang jelas, Anda membantu mereka merencanakan bagaimana melaksanakan tugas. Siapkan pencapaian proyek sehingga Anda dapat memeriksa kemajuan tanpa micromanaging. Jika karyawan Anda mengalami kesulitan memenuhi tonggak, mereka masih punya waktu untuk mengoreksi sebelum produk akhir jatuh tempo.

Jenis akuntabilitas ini biasa digunakan di universitas. Jika siswa hanya mengetahui tanggal jatuh tempo dan persyaratan dasar untuk menyelesaikan makalah penelitian utama, mereka mungkin menunda pekerjaan hingga jam kesebelas. Banyak program mengharuskan siswa untuk bertemu dengan penasihat setiap minggu untuk mendapatkan bimbingan, struktur alamat, dan mengatasi kekusutan dalam metode mereka sebelum tenggat waktu. Langkah-langkah ini mengatur siswa untuk berhasil sambil memberi mereka ruang untuk menghasilkan karya yang hebat.

5. Dukung Karyawan Anda

Untuk melihat hasil terbaik dari pendelegasian, bawahan Anda membutuhkan sumber daya dan dukungan dari Anda. Hubungkan mereka dengan pelatihan dan materi untuk mengembangkan keahlian yang belum mereka miliki.^[10]

Mungkin perlu lebih banyak waktu di awal untuk menyediakan sumber daya, tetapi Anda akan menghemat waktu dengan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Untuk tugas yang berulang, pelatihan ini terbayar berulang kali.

Terkadang karyawan membutuhkan bantuan untuk melihat apa yang mereka lakukan dengan baik dan bagaimana mereka dapat berkembang. Memberi dan menerima umpan balik adalah bagian penting dari pendelegasian tugas. Ini juga merupakan cara yang baik untuk memantau tugas yang didelegasikan sebagai pemimpin. Meskipun Anda dapat melacak kemajuan tugas, Anda tidak pengelolaan mikro para karyawan.Periklanan

Sepanjang proyek, tanyakan kepada karyawan Anda secara berkala apakah mereka membutuhkan dukungan atau klarifikasi. Jelaskan bahwa Anda memercayai mereka untuk melakukan pekerjaan itu, dan Anda ingin menciptakan ruang bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan dan menawarkan umpan balik. Umpan balik ini akan membantu Anda memperbaiki cara Anda mendelegasikan pekerjaan.

6. Tunjukkan Penghargaan Anda

Selama check-in berkala, kenali setiap kemenangan yang telah Anda lihat di proyek sejauh ini. Akui bahwa karyawan Anda membuat kemajuan menuju tujuan. Prinsip Kemajuan menjelaskan betapa pentingnya merayakan kemenangan kecil untuk membuat karyawan tetap termotivasi.^[sebelas]Pekerja akan lebih efektif dan berdedikasi jika mereka tahu bahwa Anda memperhatikan upaya mereka.

Mengakui karyawan ketika mereka melakukannya dengan baik membantu mereka memahami kualitas pekerjaan yang Anda harapkan. Itu membuat mereka lebih mungkin ingin bekerja dengan Anda lagi di proyek-proyek masa depan.

Intinya

Sekarang Anda tahu persis apa arti delegasi dan teknik untuk mendelegasikan pekerjaan secara efisien, Anda berada dalam posisi yang bagus untuk merampingkan tugas Anda dan mendorong produktivitas dalam tim Anda.

Mendelegasikan berarti memberikan otonomi dan wewenang kepada orang lain, sehingga meringankan beban kerja Anda sendiri dan membangun tim yang lengkap dan dimanfaatkan dengan baik.

Keterampilan pendelegasian mungkin tampak rumit atau menakutkan, tetapi semakin mudah seiring waktu. Mulailah dari yang kecil dengan mendelegasikan beberapa keputusan kepada anggota tim Anda selama satu atau dua minggu ke depan.

Lebih Banyak Tip untuk Kepemimpinan Produktif

• Mendelegasikan Pekerjaan: Apa yang Harus Didelegasikan dan Apa yang Tidak?
• 10 Cara Meningkatkan Keterampilan Manajemen Tim dan Meningkatkan Kinerja
• Kepemimpinan vs Manajemen: Apakah Yang Satu Lebih Baik Dari Yang Lain?

Kredit foto unggulan: CoWomen melalui unsplash.com

Referensi