CARA MENULIS AGENDA RAPAT YANG EFEKTIF (DENGAN TEMPLATE)

Semua pertemuan memiliki tujuan. Beberapa pertemuan adalah sesi brainstorming. Pertemuan lainnya adalah sesi strategi untuk mencapai tujuan tertentu. Beberapa pertemuan merupakan debrief dari pertemuan-pertemuan lainnya. Baik Anda berkumpul untuk mengisi karyawan Anda pada hasil kuartal ketiga yang menakjubkan atau untuk berlatih promosi untuk klien baru, rapat Anda akan berjalan lebih lancar, efisien, dan produktif dengan agenda rapat yang dibuat dengan cermat.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara membuat agenda rapat yang efektif dan menyelenggarakan rapat yang produktif.

Daftar isi

Pentingnya Agenda Rapat
Cara Menulis Agenda Rapat yang Efektif
Templat Agenda Rapat
Intinya
Lebih Banyak Tips untuk Menyelenggarakan Rapat Produktif

Pentingnya Agenda Rapat

Pertemuan Tanpa Agenda Seperti Perjalanan Tanpa Rencana Perjalanan

Sebagai seorang profesional yang sibuk, Anda kehilangan kesabaran ketika Anda merasa waktu berharga Anda terbuang sia-sia. Ini terjadi lebih sering daripada yang Anda sadari. Bagi banyak eksekutif, rapat memakan waktu dua dari lima hari dalam seminggu.

Semakin banyak alasan untuk memastikan bahwa setiap pertemuan itu penting. Tanyakan terlebih dahulu apakah topik tersebut tidak dapat dibahas dengan cara lain — melalui email, mungkin, atau melalui panggilan telepon dengan pemain kunci. Jika Anda menentukan bahwa pertemuan tatap muka sangat penting, tulis agenda pertemuan untuk menguraikan poin-poin diskusi, dan tetapkan waktu untuk setiap pembicara.

Anda tahu frustrasi yang Anda rasakan ketika rapat terlambat sepuluh menit dari jadwal sementara semua orang dengan sopan menunggu Susan selesai menceritakan perjalanannya ke Bermuda? Agenda rapat bertindak sebagai pengingat lembut bagi semua orang yang berkumpul bahwa waktu itu berharga dan untuk tetap pada intinya.

Agenda yang Dirancang dengan Baik Sudah Inklusif

Menjadwalkan rapat staf memberi sinyal kepada rekan kerja bahwa masukan mereka diperlukan, atau bahwa tugas perlu dibuat. Saat Anda menindaklanjuti undangan rapat dengan agenda yang detail, peserta tahu untuk bersiap. Pekerja sebenarnya mengatakan bahwa mereka senang berpartisipasi dalam pertemuan jika ada tujuan yang jelas dan informasi terkait dibagikan.

Agenda Rapat Cerdas Berorientasi pada Tujuan

Agenda rapat mengatur semua topik yang akan dibahas. Pilih pembicara yang berbeda untuk setiap topik, dan idealnya, alokasikan waktu untuk setiap pembicara. Jika ini adalah sesi curah pendapat, pertimbangkan agenda yang mencantumkan hasil yang diharapkan. Misalnya: Uraikan rencana pengembangan program pendampingan kami; mengatur garis waktu; membuat penugasan staf.

Agenda berfungsi sebagai panduan bagi fasilitator rapat, membuat semua orang tetap sinkron, dan menyediakan format untuk diikuti oleh orang yang mengambil risalah rapat.

Cara Menulis Agenda Rapat yang Efektif

Jadi, bagaimana Anda menyusun agenda pertemuan yang sangat penting ini? Terapkan 8 tips bermanfaat ini:

1. Minta Umpan Balik Sebelumnya

Atasan dan kolega Anda akan lebih terlibat jika Anda meminta masukan mereka. Mendapatkan dukungan mereka akan membuat mereka lebih mungkin menghadiri pertemuan dan memperjuangkan hasilnya.Periklanan

Seminggu sebelum rapat, pastikan untuk mengunjungi beberapa pemain kunci di perusahaan Anda dan tanyakan saja, Apakah Anda ingin memasukkan sesuatu ke dalam agenda rapat?

2. Ikuti Etika Agenda Rapat yang Benar

Setelah Anda menyusun agenda, pastikan untuk menjalankannya oleh supervisor Anda, atasan supervisor Anda, dan setiap orang yang disebutkan dalam agenda. Jangan pernah memasukkan pembicara dalam agenda tanpa terlebih dahulu mengambil tindakan pencegahan ini. Hindari mencantumkan pekerja yang berada di luar kota atau menghadiri pertemuan lain.

Jika pemain kunci pada bisnis tertentu sedang pergi, mintalah staf lain untuk menggantikannya. Sebagai rasa hormat, pastikan untuk memberi tahu mereka berdua bahwa Anda telah mengambil langkah ini.

Setelah agenda rapat disetujui dan pembicara ditetapkan, kirimkan agenda melalui email ke semua peserta rapat terlebih dahulu. Berhati-hatilah untuk mendapatkan RSVP ke rapat. Anda ingin menghindari kejutan.

3. Hormati Garis Waktu

Jika Anda telah memesan ruang konferensi kantor selama satu jam, itu adalah waktu terlama untuk rapat Anda.

Di beberapa perusahaan, grup lain akan memesan ruang konferensi langsung setelah grup Anda pergi. Jadi idealnya, rancang agenda rapat Anda sehingga tim Anda akan meninggalkan ruangan setidaknya lima menit sebelum rapat berikutnya dimulai.

4. Menemukan Prinsip Penyelenggaraan Agenda Rapat

Rampingkan agenda Anda sehingga para peserta akan pergi dengan pemahaman yang jelas tentang hasilnya. Anda mungkin ingin memprioritaskan, membuat daftar proyek terpenting yang harus didiskusikan terlebih dahulu.

Terkadang, masuk akal untuk mengatur proyek-proyek ini dengan tenggat waktu mereka. Di lain waktu, masuk akal untuk membuat daftar proyek-proyek ini berdasarkan kepentingannya bagi perusahaan.

5. Pertimbangkan Jumlah Orang yang Harus Melapor

Lima menit waktu tanpa gangguan seringkali cukup lama untuk pembaruan pada pertemuan tertentu. Gangguanlah yang menambah waktu!

Jika senior Anda V.P. pemasaran cenderung bingung atau menyimpang dari jalur saat terganggu, pertimbangkan agenda rapat yang meninggalkan Q&A selama sepuluh menit terakhir rapat. Kemudian, pastikan untuk menegakkannya. Anda dapat dengan lembut menyela interupsi dan berkata, Seperti yang Anda tahu, Paul, kami telah meninggalkan waktu di akhir untuk pertanyaan. Sekarang, biarkan Rick menyelesaikan pembaruannya.Periklanan

6. Perhatikan Urutan Pembicara

Di beberapa perusahaan, manajemen senior berbicara lebih dulu. Di perusahaan lain, rekan junior melakukannya. Saat mencari tahu urutan pembicara, pastikan itu sesuai dengan budaya perusahaan Anda.

Konon, jangan pernah memasukkan siapa pun dalam agenda rapat yang tidak perlu melapor. Melakukan hal itu hanya akan membuat rapat berjalan lama. Saat mencantumkan pembicara dalam agenda, memutuskan apakah akan memasukkan judul mereka lagi akan bergantung pada budaya perusahaan Anda.

Dalam lingkungan yang lebih santai, Anda mungkin hanya mencantumkan nama depan. Dalam lingkungan yang lebih formal, Anda dapat mencantumkan nama depan dan belakang serta menyertakan judul.

7. Format Agenda Rapat dengan Cara yang Sama

Agenda rapat harus dibuat di atas kop surat organisasi — atau minimal mencantumkan logo perusahaan. Tempatkan judul rapat dan tanggal di bagian atas agenda, beserta proyeksi waktu mulai dan berakhirnya rapat.

Agenda rapat harus dalam format kerangka dalam ukuran jenis yang dapat dibaca. Temukan desain yang bersih untuk agenda, dan gunakan setiap kali untuk konsistensi. Font harus mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Geneva atau Arial. Jika template sudah ada untuk agenda rapat, cukup gunakan itu. Jika salah satu tidak ada, buatlah. (Lihat bagian selanjutnya)

8. Sertakan Daftar Dokumen yang Diperlukan untuk Rapat

Seringkali dalam sebuah pertemuan, kelompok akan diminta untuk bereaksi terhadap laporan atau proposal, dan akan sangat membantu untuk mencantumkan dokumen-dokumen ini di bagian bawah agenda.

Selain itu, akan menghemat waktu jika Anda mengirim dokumen bersama sebelum rapat sehingga semua orang yang hadir memiliki waktu untuk meninjaunya.

Jika laptop diperlukan, pastikan untuk memberi tahu peserta sebelumnya.

Templat Agenda Rapat

Selama ada pertemuan, ada agenda pertemuan. Jadi kemungkinan besar, seseorang di perusahaan Anda mengetahui template agenda rapat yang bersih dan mudah dibaca yang dapat Anda gunakan. Tapi tidak, pertimbangkan salah satu dari ini:

Templat Agenda #1 – Perencanaan

Agenda Rapat Perencanaan Program Mentor

Lokasi: Ruang Konferensi lantai satuPeriklanan

Tanggal: 18 November 2019

Waktu: 1-2: 30 P.M. DAN

Susunan acara

Latar Belakang Tujuan Program Mentor, Cheryl Smith, Direktur, Sumber Daya Manusia (1-13:15)
- Sebuah. Bukti tentang keterlibatan karyawan
- b. Perlu merawat bintang yang sedang naik daun
Rekrutmen Mentor/Mentees, Max Marcus, Associate Director, HR (1:15-13:35)
- Sebuah. Model perusahaan lainnya
- b. Kriteria curah pendapat
Persyaratan Program Mentor, Seth Walsh, HR Intern (1:35-13:55)
- Sebuah. Pro dan kontra dari pertemuan mentor terstruktur
- b. Persyaratan curah pendapat
Implementasi, Cheryl Smith (1:55-2:20)
- Sebuah. Kerangka waktu bagi kepala departemen untuk mengidentifikasi peserta
- b. Peluncuran program percontohan
  - saya. sesi pelatihan peserta 1 1
  - ii. peluncuran program percontohan
  - aku aku aku. tanya jawab triwulanan
- c. Evaluasi program
Langkah Selanjutnya, Max Marcus (2:20-14:25)

Templat Agenda #2 – Informasi

Agenda Rapat WXYZ

Tujuan: Untuk membuat daftar bisnis yang layak untuk panggilan dingin

Pemimpin Rapat: Mary Starsky

Tanggal: 20 November 2019

Lokasi: Ruang Konferensi Lantai 16 B

Waktu: 4 sore - 5 sore ET

Nomor/Kode Panggilan

Item AgendaPeriklanan

Perkenalan 16:00-16:05

John Smith—Pembawa acara 16:05-16:20 Perusahaan yang dihubungi
Marianne Legit—Pembawa acara 16:20-16:35 prospek potensial
Sylvia Stretch—Pembawa acara 16:35-16:55 Teknik canvassing baru
T&J [Hanya jika waktu]

Persiapan Rapat

Silakan baca: [Daftar dan lampirkan dokumen]
Harap membawa: [mis. Laptop, saran, persediaan]

Templat Agenda #3 – Presentasi

Agenda Perusahaan ZZZ

Tanggal/Waktu Mulai dan Berakhir: 21 November 2019; 9 pagi ET-10 pagi ET

Lokasi: Kafetaria, Lantai 12

Rapat dipanggil oleh: Steve Parks

Selamat Datang/Perkenalan – [Steve Parks, 9 pagi-9:10 pagi]
Ikhtisar Lini Produk Baru – [Paul Aria, 09:10-9:20]
Demonstrasi – [Claire Ringis, 09:30-9:40]
- Sebuah. Pasta gigi pemutih
- b. Pasta gigi yang memperkuat gusi
- c. Pasta gigi yang melawan plak
Pemasaran Produk – [Steve Parks, 09:40-9:50]
Diskusi dan Tanya Jawab [9:50-9:55]
Langkah Selanjutnya – [Dibagikan setelah pertemuan]

Intinya

Saat Anda menulis agenda rapat, Anda mengontrol rapat

Tujuan Anda harus menjalankan rapat yang ketat. Agenda yang cerdas akan membantu Anda melakukan ini. Sisakan waktu yang cukup untuk berdiskusi, tetapi jangan terlalu banyak waktu. Juga, pastikan untuk memulai rapat Anda tepat waktu.

Saat Anda bertanggung jawab menyusun agenda rapat, Anda mengarahkan tindakan apa yang perlu diambil. Kemampuan Anda untuk menyusun agenda rapat yang efektif akan meningkatkan produktivitas rapat dan tindak lanjut. Ini adalah dua prestasi yang luar biasa.

Jalankan rapat terketat di perusahaan Anda, dan kinerja tim Anda akan melonjak.