Apa pun bisnis Anda, kemungkinan besar Anda menghabiskan setidaknya beberapa waktu untuk membuat janji. Janji temu Anda mungkin berupa pertemuan kelompok besar, tatap muka, atau bahkan wawancara kerja. Anda bahkan mungkin melewatkan aspek pertemuan tatap muka dan menerima panggilan konferensi atau menggunakan Skype. Apa pun jenis rapat yang Anda jadwalkan, kiat-kiat ini dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan pengaturan janji temu.

1. Tetapkan agenda sebelumnya. Mengetahui apa yang ingin Anda capai dalam rapat dapat membantu Anda memutuskan berapa lama Anda berencana untuk tetap pada janji temu itu — dengan asumsi Anda dapat memenuhi agenda Anda. Mungkin sulit untuk membuat orang lain tetap pada jalurnya, tetapi tidak ada yang benar-benar ingin menghabiskan sepanjang hari dalam satu janji. Selain itu, menyelesaikan agenda yang telah disepakati adalah satu-satunya cara untuk memastikan kapan pertemuan Anda selesai.
2. Tawarkan opsi waktu dan tanggal untuk janji temu. Daripada bolak-balik yang panjang, baik di telepon atau melalui email, pilih dua atau tiga waktu janji temu yang sesuai untuk Anda dan tunjukkan pada separuh lainnya dari janji temu Anda. Jika Anda berurusan dengan grup yang lebih besar, hampir dijamin bahwa setidaknya satu opsi tidak akan berhasil untuk seseorang, dan memiliki banyak opsi adalah cara yang jauh lebih cepat untuk mencapai konsensus.
3. Hindari aplikasi perangkat lunak yang mewah. Meskipun ada beberapa perangkat lunak pengaturan janji temu yang sangat manis di luar sana, cobalah untuk menghindari menggunakan sesuatu yang tidak biasa. Pengecualian untuk aturan ini adalah pesta atau pertemuan yang sangat besar. Secara umum, menggunakan aplikasi ini membutuhkan lebih banyak waktu daripada nilainya — ada kurva pembelajaran bagi pengguna baru, dan harus mengunjungi situs untuk merespons dapat memakan waktu dua kali lipat untuk membalas email. Namun, saat Anda mencoba mengoordinasikan sekelompok besar orang, menggunakan aplikasi dapat memberikan lokasi terpusat daripada mengirim email dalam jumlah besar.
4. Pastikan Anda benar-benar membutuhkan pertemuan. Banyak janji ditetapkan untuk hal-hal sederhana seperti menyerahkan dokumen untuk persetujuan. Kecuali dokumen itu cukup pendek untuk diperiksa sepenuhnya selama rapat, mungkin lebih bermanfaat untuk menyerahkan dokumen dan kembali lagi nanti untuk menjawab pertanyaan dan menangani proses persetujuan. Sebelum benar-benar menetapkan janji temu Anda, pikirkan apakah masalah tersebut dapat ditangani dengan lebih cepat.
5. Minimalkan waktu perjalanan. Salah satu alasan mengapa janji menghabiskan begitu banyak waktu dalam kalender kita adalah kebutuhan untuk bepergian. Kami harus pergi ke kantor klien, kedai kopi, atau ke mana pun kami bertemu. Kita dapat meminimalkan komitmen itu dengan menyarankan agar kita bertemu di lokasi kita sendiri, bertemu di tengah jalan, atau melewatkan pertemuan secara langsung sama sekali. Pilihan seperti panggilan telepon atau konferensi video seringkali dapat menangani semua persyaratan janji temu yang akan Anda kendarai melintasi kota.
6. Jadwalkan waktu untuk persiapan dan pembekalan. Saat Anda menetapkan janji temu, pikirkan tentang apa yang mungkin perlu Anda lakukan untuk mempersiapkannya — meninjau laporan, menyiapkan presentasi, atau menyetrika baju Anda — dan jadwalkan waktu untuk setiap aktivitas tersebut sebelum janji temu Anda yang sebenarnya. Juga bermanfaat untuk menjadwalkan sesi persiapan lima belas menit tepat sebelum janji temu Anda untuk detail menit terakhir. Hal yang sama berlaku untuk sesudahnya: Anda mungkin memiliki tugas tindak lanjut tertentu untuk ditangani setelah rapat. Menjadwalkan setidaknya beberapa menit setelah janji temu menjamin bahwa Anda akan punya waktu untuk memastikan catatan Anda lengkap dan tindakan lebih lanjut apa pun setidaknya masuk ke kalender Anda (jika Anda tidak bisa melakukannya).
7. Pisahkan janji pribadi dan bisnis. Banyak dari kita mencoba memuat semua janji di luar kantor ke dalam satu hari. Mengabaikan masalah apa yang terjadi jika hanya satu yang terlambat, Anda memiliki masalah untuk mencoba mengganti persneling antara presentasi yang baru saja Anda berikan kepada klien dan tembakan yang menunggu dokter untuk diberikan kepada Anda. Perubahan mental semacam itu hanya akan mempersulit Anda untuk menangani janji temu Anda nanti. Cobalah untuk menjadwalkan janji pribadi dan bisnis Anda pada hari yang berbeda.
8. Perbarui jadwal janji temu Anda. Jika Anda bukan satu-satunya orang yang menjadwalkan janji temu Anda, penting untuk menjaga orang lain tetap dalam lingkaran. Jika tidak, orang penting Anda mungkin sedang menunggu Anda di makan malam keluarga pada saat yang sama ketika Anda sedang menyelesaikan sebuah proyek besar. Saya suka kalender bersama, seperti Google Kalender karena alasan itu, tetapi ada cara untuk membagikan hampir semua jenis kalender, jika Anda mengandalkan sistem Anda sendiri. Penjadwal janji temu dapat mencakup manajer Anda, orang penting Anda, asisten administrasi (milik Anda atau departemen) dan banyak orang lainnya.
9. Batasi undangan. Anda mungkin tidak perlu seluruh perusahaan hadir untuk laporan kemajuan. Alih-alih, putuskan siapa yang benar-benar perlu hadir dalam janji temu Anda — Anda selalu dapat mengirim email massal nanti jika orang merasa ditinggalkan. Saya pernah berada dalam situasi di mana para petinggi merasa ditinggalkan jika Anda tidak membawa mereka ke dalam setiap janji temu yang Anda buat. Taruhan terbaik tampaknya menghadirkan pertemuan sebagai sesuatu yang tidak akan menjadi penggunaan waktu mereka yang berharga.
10. Konfirmasi semuanya! Konfirmasi kapan dan di mana pertemuan itu, apa yang dicakup agenda, bahkan bagaimana menuju ke sana. Yang Anda butuhkan hanyalah email singkat satu atau dua hari sebelum janji temu yang menguraikan janji temu dan minta jawaban ya sederhana jika semuanya benar.