Memberikan instruksi yang dapat dimengerti dengan jelas adalah salah satu hal yang terdengar mudah dilakukan tetapi dalam kehidupan nyata sebenarnya bisa lebih kompleks, terutama di lingkungan kantor atau dalam bisnis. Pesan campuran, asumsi, dan beberapa opsi berarti bahwa pesan yang diterima mungkin berbeda dari apa yang sebenarnya kami maksudkan.

Awal tahun ini, saya memutuskan untuk meminta bantuan seorang VA, (asisten virtual), dari elance.com. Saya belum pernah menggunakan asisten virtual sebelumnya dan dengan cepat mengajari saya pentingnya memberikan arahan yang jelas dan pasti jika Anda mengharapkan instruksi Anda dipahami dan ditindaklanjuti sesuai keinginan Anda! Ini sangat penting ketika Anda tidak bertatap muka untuk menyampaikan instruksi, seperti ketika arahan diberikan melalui email atau tertulis, sulit untuk mengukur nada dan Anda tidak dapat secara fisik menunjukkan semuanya!

Selain itu, VA saya berbasis di Malaysia di mana bahasa Inggris bukan bahasa pertamanya, jadi lebih penting untuk memberikan instruksi yang jelas!

Dari pengalaman saya, saya ingin berbagi dengan Anda 7 tips teratas saya tentang cara memberikan instruksi yang jelas dan menyelesaikan pekerjaan yang Anda inginkan!Periklanan

1. Jangan berasumsi mereka tahu apa yang Anda maksud

Anda tahu apa yang mereka katakan, asumsi itu adalah ibu dari semua kesalahan! Jangan menjadi orang bodoh yang menganggap orang tahu apa yang Anda maksud. Kebanyakan orang di kantor atau bisnis Anda akan intuitif dan aktif, mereka bukan pembaca pikiran. Suatu keharusan ketika memberikan instruksi yang jelas adalah untuk tidak menganggap penerima tahu apa yang Anda maksud, dan ini bisa untuk apa saja mulai dari akronim industri hingga siapa yang harus dihubungi di departemen atau organisasi yang berbeda. Anda hanya perlu beberapa detik lagi untuk menjelaskan detailnya.

Misalnya, saya telah menginstruksikan VA saya untuk menggunakan tweetdeck (aplikasi yang menjadwalkan tweet yang telah ditulis sebelumnya), namun hanya karena saya pernah mendengar tentang tweetdeck tidak berarti mereka memilikinya dan saya salah berasumsi bahwa mereka memilikinya.

2. Jelas dan spesifik

Semua orang menyukai wafel (tolong meneteskan sirup maple) tetapi tidak ada yang suka wafel dalam percakapan dan terutama tidak dalam email atau ketika itu adalah serangkaian instruksi. Meskipun Anda tidak ingin mengoceh dalam rangkaian instruksi Anda (itu akan membuang-buang waktu Anda dan sejujurnya, mereka akan mati setelah beberapa saat), Anda ingin memastikan bahwa instruksi Anda jelas, spesifik dan ringkas. Secara pribadi saya lebih suka untuk tidak membumbuinya, dan lebih suka langsung menjadi poin tentang apa yang perlu ditindaklanjuti atau disampaikan, daripada membuat instruksi terlalu berbunga-bunga, yang hanya akan membingungkan.

Misalnya, jangan hanya menginstruksikan mengirimkan pilihan briefing ke beberapa pemangku kepentingan utama, tetapi sebutkan berapa banyak pemangku kepentingan dan kepada siapa, dan pengarahan apa! Saya sering merasa terbantu dengan poin-poin karena mengurangi godaan untuk mengoceh dan membantu instruksi dan tindakan Anda menjadi lebih fokus.Periklanan

3. Berikan kerangka waktu

Jangan bingung dengan tidak spesifik dengan kerangka waktu dan tenggat waktu Anda. Apa yang Anda pertimbangkan sesegera mungkin sangat berbeda dengan rekan kerja Anda. Jika Anda berpikir sebentar lagi adalah beberapa jam ke depan, namun staf Anda yang telah Anda instruksikan menganggapnya dalam beberapa hari, maka komunikasi ini akan memiliki implikasi serius dalam bisnis atau proyek apa pun!

4. Berikan contoh

Bila memungkinkan, pastikan Anda memberikan contoh. Ini akan sangat bermanfaat jika mereka baru dalam peran tersebut, atau jika mereka belum pernah melakukan tugas sebelumnya. Ini akan membantu menambah kejelasan pada instruksi Anda dan membantu membentuk gambaran yang lebih jelas tentang apa yang Anda maksudkan dan inginkan.

Misalnya, jika Anda meminta mereka untuk merancang survei kepuasan pelanggan untuk produk baru Anda, Anda mungkin ingin mengirimi mereka contoh survei lain yang sebelumnya digunakan untuk memberi mereka sedikit gambaran.

5. Berikan alternatif

Saat menyampaikan instruksi Anda, ada baiknya mempertimbangkan untuk memberikan beberapa alternatif untuk berjaga-jaga jika pilihan instruksi pilihan Anda tidak layak atau tersedia.Periklanan

Misalnya, saya ingin Anda mengatur pertemuan pada tanggal 20 bulan ini selama 2 jam dengan Direktur Keuangan. Jika mereka tidak tersedia pada tanggal 20, maka sore hari tanggal 26 akan baik-baik saja, atau kita dapat bertemu dengan Analis Komersial sebagai gantinya.

Dengan memberikan alternatif, Anda memberdayakan staf Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sedikit keributan dan terus-menerus memeriksa kembali diri Anda sendiri. Keindahan menugaskan orang lain untuk melakukan sesuatu adalah Anda tidak harus melakukannya, yang akan menghemat waktu Anda. Dengan menetapkan alternatif, mereka tidak harus terus-menerus kembali kepada Anda, lagipula itu tidak akan menghemat waktu Anda jika Anda harus terus menanggapi pertanyaan.

6. Tetapkan batasan

Secara pribadi saya bukan orang yang suka mengelola mikro dan karena itu saya bukan orang yang mau terus memeriksa saya apakah mereka harus melakukan sesuatu atau tidak. Setelah tugas ditetapkan, instruksi harus cukup jelas sehingga konfirmasi dan klarifikasi lebih lanjut tidak diperlukan (namun mengatakan ini jelas terbaik untuk mencari klarifikasi jika tidak yakin!) Jika ini sesuai dengan Anda, maka Anda perlu memastikan bahwa instruksi Anda jelas sehingga mereka yakin dengan apa yang mereka lakukan dan tidak merasa perlu untuk terus kembali dengan pertanyaan. Seperti tip 5, menetapkan batas sangat penting, terutama jika Anda tidak dapat memikirkan alternatif pada saat itu, maka batas mungkin berhasil.

Misalnya, Anda mungkin menginstruksikan pergi ke pemasok dan memesan 100 unit. Jika pemasok biasa kehabisan stok maka boleh menggunakan pemasok baru asalkan tidak lebih dari 10% lebih mahal dan dapat mengirimkan dalam waktu 3 hari kerja. Di sini Anda belum spesifik dengan alternatif Anda tetapi cukup jelas tentang batasan bagi mereka untuk melakukan panggilan.Periklanan

7. Dapatkan klarifikasi

Sebelum Anda melepaskan staf Anda berdasarkan instruksi Anda, tidak ada salahnya untuk meminta klarifikasi dari mereka untuk memastikan bahwa mereka memahami apa tugas yang ada dan apa yang diharapkan. Anda bisa bertanya di akhir jika ada pertanyaan, tetapi satu-satunya masalah adalah terlalu mudah untuk mengatakan tidak. Entah mereka mungkin berpikir mereka mengerti atau mereka mungkin terlalu malu untuk bertanya! Mungkin minta mereka untuk merangkum apa yang diperlukan, atau apa prioritas/tujuannya sehingga Anda dapat memastikan apa yang Anda katakan adalah apa yang didengar!

Kredit foto unggulan: picjumbo melalui picjumbo.com