CARA MEMBUAT DAFTAR TUGAS YANG SANGAT MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS ANDA

Ini jam 6 pagi, dan kamu baru saja bangun. Setelah mandi, saatnya sarapan, menangkap berita dengan membaca koran pagi, dan kemudian mulai bekerja. Anda merasa santai dan bahagia. Anda memiliki harapan yang sangat tinggi untuk hari itu, dan Anda ingin seproduktif mungkin dengan daftar tugas Anda.

Fast forward ke jam 2 siang di hari yang sama. Anda bekerja dengan terburu-buru, dan Anda hampir tidak punya kesempatan untuk istirahat makan siang. Anda mulai merasa sedikit stres dan lelah karena jadwal yang padat. Selain itu, sepertinya Anda harus kembali ke tugas tertentu dan memperbaikinya karena Anda tidak punya waktu untuk fokus dengan benar.

Anda berharap menemukan tombol reset sehingga Anda dapat memulai hari Anda dari awal dengan strategi yang berbeda.

Apa yang mungkin Anda alami adalah ini: Anda merencanakan hari Anda malam sebelumnya, dan Anda merasa Anda berada di atas tugas Anda. Namun, hal-hal mulai salah ketika Anda terus menambahkan tugas ke daftar Anda, dan akhirnya daftar tugas Anda panjangnya bermil-mil. Daftar tugas Anda juga berisi tugas-tugas yang hampir tidak mungkin diselesaikan dalam satu hari.

Poin lain yang berkontribusi pada hari Anda yang sibuk dan stres adalah tidak memahami berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan kapan harus melaksanakan tugas tersebut. Jika Anda memiliki informasi ini, akan lebih mudah untuk mengetahui waktu yang tepat untuk melaksanakan tugas.

Akhirnya, benar-benar tidak ada fleksibilitas dalam rencana Anda. Anda lupa menambahkan penyangga di antara tugas dan memahami bahwa tugas tertentu jauh lebih besar daripada yang terlihat di luar.

Tapi tahukah Anda — alasan ini saja bukan alasan utama stres dan kesibukan Anda. Teruslah membaca untuk mencari tahu apa itu.

Daftar isi

Apa yang Salah Orang Tentang To-Do List
Komponen dari Daftar Pekerjaan yang Hebat
Cara Membuat Daftar Tugas yang Meningkatkan Produktivitas Anda
Garis bawah
Kiat Produktivitas Lainnya

Apa yang Salah Orang Tentang To-Do List

Apakah Anda benar-benar tahu apa yang harus Anda lakukan?

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk merencanakan hari Anda—apakah hanya 5 menit ketika pesawat televisi mengganggu Anda?

Jika demikian, maka ini mungkin alasan terbesar mengapa hari Anda menjadi sangat menegangkan.Periklanan

Ketika Anda merencanakan hari-hari Anda, Anda harus benar-benar memahami tugas yang akan Anda lakukan dan apa yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Ini perlu, terutama dengan tugas-tugas penting, karena Anda dapat membuat kemajuan dengan tugas-tugas yang paling penting.

Kurangnya waktu yang dihabiskan untuk perencanaan juga akan ditunjukkan karena terlalu banyak tugas besar yang dimasukkan ke dalam daftar harian Anda. Jika Anda belum memecah tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, kemungkinan Anda tidak akan menyelesaikannya di siang hari. Ini, pada gilirannya, membuat Anda menyalahkan diri sendiri karena tidak menyelesaikan daftar tugas Anda.

Terakhir, jangan perlakukan pembuatan daftar tugas seperti beberapa hal sekunder yang Anda coba lakukan secepat mungkin. Faktanya, ketika Anda lebih memperhatikan daftar tugas hari berikutnya, semakin besar kemungkinan daftar itu akan realistis dan tidak membuat Anda stres.

Komponen dari Daftar Pekerjaan yang Hebat

Ketika saya berbicara tentang daftar tugas yang baik, saya menganggap karakteristik ini sebagai bagian darinya:

Seimbang

Daftar tugas berisi tugas-tugas penting dan kurang penting. Hadapi saja: meskipun kita semua ingin mengerjakan tugas-tugas penting saja (misalnya yang berkaitan dengan tujuan), kita juga harus mengerjakan tugas-tugas yang kurang penting (seperti menjalankan tugas, mengurus rumah tangga, atau hal-hal sehari-hari lainnya). ).

Cukup Fleksibilitas

Apa yang terjadi ketika Anda telah merencanakan suatu tugas, tetapi Anda tidak dapat menyelesaikannya? Apakah Anda memiliki rencana B? Jika tidak, coba cari tahu tindakan alternatif yang dapat Anda ambil dalam skenario ini.

Waktu untuk Transisi

Pahami bahwa masa transisi juga memakan waktu Anda. Pastikan bahwa ketika Anda merencanakan daftar tugas Anda, waktu ini juga termasuk dalam rencana Anda. Menambahkan beberapa buffer ekstra di antara tugas-tugas akan membuat daftar Anda lebih fleksibel dan realistis.

Tidak Terlalu Banyak Tugas untuk Satu Hari

Memberi Anda angka pasti tentang berapa banyak tugas yang harus Anda miliki dalam daftar harian Anda itu sulit. Itu tergantung pada situasi Anda, tetapi saya bersedia mengatakan bahwa apa pun antara 5-10 tugas harus cukup untuk sehari.

Pahami bahwa tugas tertentu sangat cepat, jadi lebih mudah untuk memasukkan lebih banyak dan mengatur tugas Anda pada hari-hari tertentu. Pastikan saja ada juga tugas penting dalam daftar sehingga Anda dapat melanjutkan proyek Anda yang lebih besar.

Perisai Perlindungan

Bangun perisai perlindungan di sekitar daftar tugas Anda sehingga sesedikit mungkin tugas dapat masuk ke daftar Anda dan jumlah item dalam daftar Anda tidak akan bertambah di siang hari.Periklanan

Dalam kasus pertama, cobalah untuk menghilangkan sumber untuk tugas Anda. Ini dilakukan dengan mengurangi komitmen Anda dan membatasi proyek yang Anda miliki. Faktanya adalah semakin banyak komitmen (atau proyek) yang Anda miliki, semakin besar kemungkinan mereka akan berakhir sebagai tugas untuk daftar harian Anda.

Dalam kasus kedua, buat daftar Anda tertutup. Saya mempelajari konsep ini dengan membaca Lakukan Besok dan Rahasia Manajemen Waktu Lainnya oleh Mark Forster. Untuk membuat daftar tugas tertutup, yang harus Anda lakukan adalah menggambar garis di bawah tugas terakhir dalam daftar.

Ketika Anda telah melakukan ini, Anda tidak diperbolehkan untuk menambahkan tugas baru ke daftar Anda di siang hari. Ini memastikan bahwa jumlah tugas benar-benar berkurang seiring berjalannya hari.

Cara Membuat Daftar Tugas yang Meningkatkan Produktivitas Anda

Untuk membuat daftar yang sebenarnya Anda bisa capai keesokan harinya , lakukan hal berikut:

1. Hilangkan Tugas yang Tidak Perlu

Periksa komitmen Anda dan putuskan apakah Anda benar-benar membutuhkannya.

Misalnya, saya adalah anggota aktif klub komputer lokal kami di kota asal saya, tetapi kemudian saya menyadari bahwa saya tidak punya cukup waktu untuk kegiatan itu lagi. Meskipun saya masih anggota klub, saya tidak berpartisipasi dalam kegiatannya lagi. Ini telah menghilangkan tugas-tugas yang terkait dengan komitmen itu.

2. Luangkan Waktu Anda untuk Merencanakan Daftar

Jangan terburu-buru membuat daftar tugas—luangkan waktu untuk fase perencanaan. Jika perlu, isolasi diri Anda untuk bagian perencanaan dengan pergi ke ruangan terpisah di rumah Anda (atau bahkan pergi ke luar). Dengan cara ini, Anda benar-benar dapat memikirkan tugas sebelum memasukkannya ke daftar tugas Anda.

Cobalah untuk menghabiskan setidaknya 15 menit dengan daftar Anda ketika Anda merencanakannya.

3. Pindahkan Tugas Penting ke Awal

Saat merencanakan hari Anda, pastikan bahwa tugas-tugas penting ada di awal daftar Anda. Ini memastikan bahwa Anda menyelesaikan tugas-tugas itu secepat mungkin.

Misalnya, sebagai blogger, saya memastikan saya memiliki tugas pembuatan konten di awal daftar saya. Segera setelah saya bangun, saya segera menyerang tugas-tugas itu, dan mereka selesai sebelum saya pergi bekerja.Periklanan

4. Lacak Tugas Berulang

Anda mungkin memiliki tugas berulang di daftar Anda, tetapi tahukah Anda berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya?

Jika tidak, pastikan Anda melakukan pelacakan waktu untuk mengetahuinya. Ini membantu Anda untuk merencanakan hari Anda dengan lebih baik, karena Anda tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan suatu tugas dan apakah ada slot waktu tertentu dalam jadwal Anda saat tugas tersebut dapat dijalankan.

5. Batch Tugas Serupa

Lihat daftar Anda, dan cari tahu apakah ada tugas serupa yang dapat Anda proses secara batch. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan tugas tertentu dari daftar Anda lebih cepat dan lebih mudah.

6. Tentukan Tugas Lebih Detail

Jangan hanya memasukkan tugas seperti membangun situs web di daftar Anda; pastikan Anda telah memecah tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Semakin kecil tugas, semakin mudah untuk menyelesaikannya sebelum tanggal jatuh tempo.

7. Lakukan Beberapa Pekerjaan Persiapan Terlebih Dahulu

Pastikan Anda mempersiapkan diri untuk tugas-tugas tertentu sebelumnya.

Misalnya, saya menulis garis besar untuk posting tamu saya pada hari Minggu sehingga lebih mudah (dan lebih cepat) bagi saya untuk mulai menulis posting yang sebenarnya ketika saya bangun. Dengan sedikit persiapan, saya mempercepat dan memastikan tugas selesai saat hari yang tepat tiba.

8. Otomatiskan Pemeliharaan

Secara alami, Anda dapat menggunakan pendekatan pena dan kertas untuk daftar tugas pribadi Anda, tetapi cobalah untuk memanfaatkan teknologi juga. Bahkan, cobalah untuk menemukan alat yang menangani pemeliharaan daftar tugas Anda untuk Anda. Alat pilihan saya adalah Nozbe , tapi ada aplikasi manajemen tugas lainnya yang dapat Anda coba juga.

9. Ketahui Jenis Tugas Anda dan Jadwal Anda

Akhirnya, ketika Anda merencanakan hari Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

Apa lagi yang saya miliki di jadwal saya?

Pertanyaan ini mengacu pada jadwal pribadi Anda. Misalnya, jika Anda bepergian, pastikan daftar Anda mencerminkan fakta ini. Jangan mencoba mengisi daftar Anda dengan terlalu banyak tugas, karena kemungkinan besar Anda hanya akan menyelesaikan sebagian kecil saja.

Apakah tugas penjaga gerbang?

Pertanyaan ini menanyakan apakah tugas tersebut menghalangi tugas lain yang perlu dijalankan.Periklanan

Kadang-kadang, kita mungkin memiliki tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Setelah Anda melakukannya, baru Anda dapat menangani tugas-tugas berikut.

Saat Anda fokus membuat daftar tugas dengan cara yang terfokus, Anda akan dapat dengan mudah menemukan penjaga gerbang.

Apakah saya memiliki gunung es di daftar saya?

Pertanyaan ini menanyakan apakah tugas Anda sebenarnya jauh lebih besar daripada yang terlihat. Kadang-kadang ketika Anda mulai mengerjakan suatu tugas, Anda akan segera menyadari bahwa itu jauh lebih besar dari yang Anda pikirkan sebelumnya (bandingkan dengan gunung es, di mana hanya puncak gunung es yang berada di atas air, tetapi sebagian besar es berada di bawah) .

Sekali lagi, ketika Anda cukup fokus pada daftar tugas Anda selama fase pembuatan, lebih mudah untuk melihat gunung es ini dan membagi tugas menjadi bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

Apakah tugas itu anti gangguan?

Tidak semua tugas diciptakan sama: beberapa mentolerir lebih banyak gangguan, sementara yang lain membutuhkan perhatian penuh Anda.

Misalnya, saya dapat memeriksa aliran Twitter saya atau melakukan perawatan blog sederhana bahkan ketika saya berada di sekitar keluarga saya. Tugas-tugas ini anti gangguan, dan saya dapat menanganinya, bahkan jika saya tidak memiliki perhatian penuh pada mereka.

Garis bawah

Jika Anda masih kesulitan mencapai tugas harian dalam daftar tugas Anda, pastikan Anda menganalisis alasan mengapa hal ini terjadi. Jika ada, jangan menyalahkan diri sendiri karena tidak menyelesaikan daftar tugas Anda.

Tidak ada manusia yang sempurna, dan kita bisa belajar dari kesalahan kita.

Dibutuhkan sedikit latihan untuk membuat daftar tugas yang bagus. Namun, begitu Anda belajar menyatukan semua bagian, semuanya akan terlihat jauh lebih baik, dan Anda akan lebih produktif secara keseluruhan.