Manajemen Waktu adalah keterampilan yang membuka semua keterampilan lainnya. Plus, jika Anda ingin maju lebih baik, manajemen waktu akan membantu. Jika Anda menginginkan keseimbangan kerja atau kehidupan yang lebih baik, manajemen waktu adalah jawabannya. Jika Anda ingin merasa tidak terlalu kewalahan dan lebih memegang kendali, mengelola waktu Anda dengan lebih baik adalah jawabannya. Inti dari manajemen waktu yang lebih efektif adalah sistem manajemen waktu dan pendukungnya yaitu sekumpulan daftar. Templat manajemen waktu ini dapat membantu Anda membuat daftar tersebut.

Jika sahabat Anda menggunakan sistem manajemen waktu Anda, apa yang akan dia katakan?

Membaca artikel ini Anda mungkin termasuk dalam salah satu dari 3 kelompok;

• Orang-orang di Penolakan – 'Saya sangat sibuk sehingga saya tidak punya waktu untuk meningkatkan manajemen waktu saya.'
• Mereka di Ketidaktahuan – 'Sistem manajemen waktu saya telah bekerja dengan baik selama 15 tahun.'
• Mereka yang Membutuhkan – 'Jika ini dapat membantu saya akan mencobanya karena saya yakin saya dapat membuat beberapa perbaikan.'

Menarik bagi kelompok 'Mereka yang Membutuhkan', template manajemen waktu ini akan membantu. Mereka sederhana, praktis dan Anda dapat menggunakannya langsung. Jika Anda punya waktu Anda akan membuat template serupa. Sulit ketika Anda berada di parit.

Gairah saya adalah membantu orang lain dan menjadi siswa yang rajin dan pelatih manajemen waktu selama 14 tahun. Saya ingin membagikan sebagian dari apa yang telah saya pelajari. Belajar dengan cara yang sulit sehingga Anda tidak perlu melakukannya.

Cara Menggunakan Masing-masing dari 14 Template Manajemen Waktu

Template dirancang dalam urutan bagaimana mereka perlu digunakan. Yang pertama adalah yang terberat, Area Hasil Utama (KRA) dan kemudian mereka menjadi semakin mudah. Misalnya, 'Daftar Tugas Harian', 'Daftar Proyek', dan 'Evaluasi Mingguan'.

1. Area Hasil Utama Template Manajemen Waktu

Bayangkan tim sepak bola yang Anda dukung, atau jika Anda tidak memilikinya, tim yang didukung oleh seorang teman, atau hanya tim yang pernah Anda dengar. Milik saya adalah Oxford United (Isyarat pelecehan yang lembut!). KPI (Key Performance Indicator) Oxford United kemungkinan akan memenangkan liga. Ini adalah target tim yang ingin dicapai oleh semua orang dalam tim. Target ini bukan untuk individu. Oxford United mungkin memenangkan liga, tetapi apakah setiap pemain ‘menarik beban mereka’? Di sinilah pentingnya KRA. SEBUAH Area Hasil Utama (KRA) merupakan sasaran individu. Idenya adalah jika setiap orang bekerja untuk mencapai KRA mereka, tim harus mencapai KPI mereka. Kembali ke tim sepak bola kami, KRA kiper mungkin menjadi 'clean sheet'. KRA Striker adalah untuk mencetak satu gol per game, dan KRA Defender adalah untuk memenangkan 80% dari tekel mereka. Apa KRA-mu?

Tindakan: Lengkapi KRA Anda menggunakan template manajemen waktu #1 sehingga Anda sekarang tahu mengapa Anda digaji – KRA. Periklanan

2. Daftar Pekerjaan Harian Template Manajemen Waktu

Template manajemen waktu ini adalah yang paling mudah dipahami karena hanya membutuhkan daftar apa yang akan Anda lakukan setiap hari. Tantangannya adalah banyak orang menulis to do list yang terus menerus dan bukan to do list setiap hari. Memiliki daftar tugas setiap hari memfokuskan pikiran. Jika Anda tidak memiliki daftar tugas setiap hari, dua hal cenderung terjadi. Pertama, Anda akan terjebak di kotak masuk email Anda karena itu membuat kami berpikir bahwa kami bekerja keras dan karenanya 'sibuk'. Kedua, orang lain akan mengisi hari Anda dengan tugas jika Anda tidak memilih tugas itu sendiri. Tugas-tugas ini mungkin datang dalam bentuk email, permintaan bos, atau tindakan yang Anda terima dalam rapat. 'Buat rencana setiap hari atau seseorang akan memilikinya untuk Anda'. A Daily To Do List adalah dasar dari setiap sistem manajemen waktu. Gunakan templat ini setiap hari.

Tindakan: Lengkapi daftar apa yang akan Anda lakukan besok dengan menggunakan template manajemen waktu #2 sehingga Anda memiliki rencana – The Daily To Do List.

3. Daftar Proyek Template Manajemen Waktu

Sangat sedikit orang yang memiliki Daftar Proyek 'hidup dan bernafas'. Beberapa memilikinya, tetapi ditulis sekali dan belum diperbarui sejak itu. Daftar Proyek adalah sarana untuk mengetahui apa hal-hal besar itu. Hal-hal itulah yang akan memberikan dampak positif terbesar bagi KRA kita. Ini adalah hubungan antara Daftar Pekerjaan Harian dan alasan Anda berada di daftar gaji, yang merupakan Area Hasil Utama. Dengan memiliki Daftar Proyek Anda memiliki transparansi hal-hal besar dan penting. Penelitian memberi tahu kita bahwa setiap orang memiliki antara 50 dan 70 proyek di mana saja pada satu waktu (Rumah dan kantor). Template ini hanya meminta 14.

Tindakan: Lengkapi daftar proyek yang sedang Anda kerjakan dengan menggunakan templat manajemen waktu #3 untuk melacak 'hal-hal besar' – Daftar Proyek.

4. Aksi Pertemuan Template Manajemen Waktu

Rapat adalah kejahatan yang diperlukan dari setiap pekerja pengetahuan. Kita tidak bisa lepas dari mereka. Mereka tampaknya di mana jam hilang dan tidak ada yang dicapai. Salah satu alasan utama untuk ini adalah bahwa tindakan tersebut tidak ditangkap, atau tidak ditangkap dengan cukup baik untuk membuat sesuatu yang substansial terjadi. Tentu saja tujuan pertemuan, peserta yang tepat, fokus, dll., semuanya juga merupakan alasan yang valid. Template ini dimulai dengan mendapatkan tindakan yang diambil. Ini karena dengan menangkap tindakan yang jelas, orang tidak akan memiliki ruang untuk menggeliat dengan mengatakan, 'Saya pikir dia melakukan itu', 'Atau apa artinya tindakan itu?', Atau 'Saya baru mendapatkan tindakan itu kemarin. Pertemuan 2 minggu yang lalu'.

Tindakan: Lengkapi template manajemen waktu #4 sehingga Anda dapat meningkatkan kemungkinan penyelesaian tindakan – Tindakan Rapat.

5. Menunggu Daftar Template Manajemen Waktu

Anda mendelegasikan kepada orang-orang. Orang-orang di atas. Orang Di Bawah. Orang ke samping. Bagaimana Anda melacak siapa yang Anda minta untuk melakukan apa sampai kapan? Sebuah Daftar Menunggu membantu Anda untuk melacak. Template ini menyediakan tempat untuk memarkir apa yang Anda minta untuk dilakukan sehingga Anda tidak terus mengejar orang tersebut dan agar mereka jelas saat Anda ingin tugas tersebut diselesaikan. Dan agar, tentu saja, Anda tidak lupa. Kunci dari Daftar Tunggu yang sukses adalah menilainya. Ini mungkin setiap hari sementara itu adalah bagian baru dalam sistem manajemen waktu Anda. 'Lebih jauh di jalan' mungkin hanya di awal dan di akhir minggu saat Anda merasa nyaman menggunakan template ini.Periklanan

Tindakan: Selesaikan Menunggu Untuk menggunakan templat manajemen waktu #5 sehingga Anda dapat mengontrol apa yang telah Anda delegasikan – Daftar Tunggu.

6. Daftar Gangguan Template Manajemen Waktu

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen waktu, dan terutama di kantor dengan konsep terbuka, adalah memulai tugas dan menyelesaikannya. Peserta didik di kami kursus pelatihan manajemen waktu beri tahu kami bahwa inilah alasan mengapa mereka merasa tidak melakukan apa-apa. Sebagian alasan untuk ini adalah bahwa pekerja pengetahuan harus menyulap begitu banyak bola. Sebagian karena kita menunda karena kami tidak 'menyukai tugas'. Terutama karena mereka tidak memiliki cara yang terstruktur untuk menangani pikiran yang mengembara. 'Daftar Gangguan' adalah template sederhana yang akan Anda simpan di meja Anda. Kemudian, saat Anda fokus pada satu tugas dan kemudian pikiran muncul di benak Anda, Anda menuliskannya, mengeluarkannya dari kepala Anda, memungkinkan Anda untuk kembali ke tugas yang ada. Lebih dari 50% waktu ditambahkan ke tugas dengan tidak memulai dan menyelesaikannya sekaligus. Cetak dan simpan template ini di meja Anda atau tetap buka di layar Anda.

Tindakan: Lengkapi Templat manajemen waktu Daftar Gangguan #6 sehingga Anda dapat tetap fokus menyelesaikan satu tugas dari awal hingga akhir – Daftar Gangguan.

7. Tujuan Mingguan Template Manajemen Waktu

Bayangkan tim penjualan tanpa target penjualan, atau tim sepak bola Oxford United pergi bermain setiap hari Sabtu 'hanya untuk bersenang-senang'. Sama halnya dengan manajemen waktu. Anda mungkin memiliki target (KPI dan KRA) untuk tahun atau kuartal tersebut. Template ini menantang Anda untuk memiliki tujuan untuk minggu ini. Pada awal minggu, templat ini menanyakan, 'Jika Anda melihat kembali minggu ini, apa yang akan Anda capai dengan senang hati?'. Dengan menuliskan tujuan kami untuk minggu ini, ini membantu kami untuk fokus pada apa yang penting saat kami 'terjebak dalam parit' email, panggilan telepon, dan rapat. Idealnya tujuan mingguan akan berdampak positif pada proyek prioritas, yang pada gilirannya berdampak pada KRA Anda, yang berdampak pada KPI. Jika ini terjadi, Anda memiliki rantai tautan baja yang berjalan melalui manajemen waktu Anda agar tetap terhubung dan kuat.

Tindakan: Selesaikan Tujuan Mingguan Anda untuk minggu ini sehingga Anda telah mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai menggunakan template manajemen waktu #7 – Tujuan Mingguan.

8. Evaluasi Mingguan Template Manajemen Waktu

Di awal minggu Anda telah menyelesaikan template 'Tujuan Mingguan' dengan 7 hal yang ingin Anda capai minggu itu. Pada akhir minggu, masuk akal untuk melihat bagaimana Anda melakukannya. Template Evaluasi Mingguan menanyakan apakah Anda mencapai tujuan mingguan tersebut dengan alat sederhana yang disebut, 'PMI' – Positif, Minus, dan Menarik. Pada akhir minggu Anda menulis 3 hal yang positif tentang minggu itu, 3 hal yang kurang, atau tidak begitu baik tentang minggu itu, dan 3 hal yang menarik tentang minggu itu. Misalnya, 'P: Pertemuan hebat dengan klien baru ABC', 'M: Hanya mencapai 4 dari 7 tujuan', dan 'I: Dua tim saya sakit'. Kotak terakhir meminta Anda untuk mengambil satu tindakan manajemen waktu setelah mengevaluasi minggu Anda, mis. 'Saya akan jadwalkan ke dalam buku harianku 1 jam per minggu untuk proyek XYZ.’

Tindakan: Selesaikan Evaluasi Mingguan sehingga Anda tahu apakah Anda telah mencapai Tujuan Mingguan menggunakan templat manajemen waktu #8 – Evaluasi Mingguan. Periklanan

9. Tujuan Bulanan Template Manajemen Waktu

Mirip dengan 'Tujuan Mingguan'. Template ini meminta Anda untuk menulis hal-hal besar yang ingin Anda capai bulan itu.

10. Evaluasi Bulanan Template Manajemen Waktu

Template manajemen waktu 'Evaluasi Bulanan' meminta Anda untuk mengevaluasi tujuan yang Anda tulis di template 'Tujuan Bulanan'.

11. Tujuan Tahunan Template Manajemen Waktu

Template 'Tujuan Tahunan' melengkapi rangkaian Tujuan; Mingguan, Bulanan, dan kemudian Tahunan. Tantangan dengan menetapkan tujuan tahunan adalah untuk membuat mereka cukup besar untuk menjamin menjadi tujuan tahunan, namun tidak terlalu besar bahwa mereka mungkin 'tujuan hidup'. Tujuan hidup tidak dibahas dalam template ini.

12. Evaluasi Tahunan Template Manajemen Waktu

Selesai pada bulan Januari, 'Evaluasi Tahunan' adalah tentang melihat kembali tahun yang telah berlalu. Mengidentifikasi apa yang berhasil, apa yang tidak berhasil, dan pelajaran yang dipetik untuk menulis tujuan tahunan tahun depan.

13. Beberapa Hari Mungkin Daftar Template Manajemen Waktu

Template ini sangat penting untuk mencapai salah satu pola pikir utama dari manajer waktu yang efektif. Pola pikir diringkas paling baik oleh ungkapan, 'Orang-orang yang paling sukses adalah orang-orang dengan kepala kosong'. Daftar Tugas Harian dan Daftar Proyek adalah templat yang bagus untuk mengelola tugas-tugas langsung dan besar kami. The Some Day May Be List adalah tempat untuk meletakkan semua hal yang ingin Anda lakukan, tetapi itu tidak mendesak atau penting sekarang. Beberapa contoh mungkin, 'Mengarsipkan semua dokumen rumah', 'Dapatkan pensiun', 'Tulis a rencana suksesi untuk perusahaan'.

Tindakan: Lengkapi Some Day Maybe List sehingga Anda memiliki tempat untuk meletakkan 'segala sesuatu yang lain' menggunakan template manajemen waktu #13 – Some Day Maybe List.

14. Manajemen Waktu Proyek Templat

Rata-rata pekerja pengetahuan mengelola proyek dan jika mereka jujur ​​dengan diri mereka sendiri, pengalaman mereka dalam mengelola proyek adalah apa yang mereka pelajari secara otodidak. Mereka mungkin pernah mendengar tentang proyek TI besar yang dikelola dengan Bagan Gantt atau kualifikasi seperti Pangeran2 . Namun, mereka mendambakan sesuatu yang sederhana yang memberi mereka kendali tanpa terlalu rumit untuk digunakan. Templat satu halaman ini membantu Anda mengelola proyek penting Anda dengan lebih baik dengan mempersiapkan lebih baik dan menghindari alasan utama mengapa proyek gagal .Periklanan

Tindakan: Lengkapi Template Manajemen Waktu Proyek #14 untuk mempersiapkan proyek-proyek penting dengan lebih baik dan menjaganya tetap pada jalurnya – Template Proyek.

Unduh dan Gunakan Template Manajemen Waktu Ini

Unduh 14 Template Manajemen Waktu ini untuk digunakan dengan pena dan kertas .

Unduh 14 Template Manajemen Waktu ini untuk diselesaikan di layar.

Mulailah dengan memasukkan salah satu template ini ke dalam sistem manajemen waktu Anda. Kemudian seminggu lagi, sampai Anda terbiasa menggunakan template. Dibutuhkan 21 kali untuk membentuk kebiasaan. Anda sekarang bisa lebih teratur. Semoga berhasil!

Kredit foto unggulan: Anda melalui sonovate.com