Sementara asisten yang baik dapat membebaskan kita dari operasi kantor rutin dan menjaga jadwal kita, asisten yang hebat dapat menyelesaikan pekerjaan rutin non-pengawasan yang biasanya dilakukan oleh manajer atau eksekutif, membebaskan kita untuk fokus pada tugas tingkat yang lebih tinggi.Periklanan

LIHAT JUGA : Empat Obat Stres Alami yang EfektifPeriklanan

Bagi kita yang cukup beruntung memiliki asisten yang hebat, kita tahu betapa signifikannya mereka dapat meningkatkan efektivitas kita. Saya telah diberkati untuk memiliki dua asisten yang luar biasa hebat, dan sementara masing-masing telah pindah ke posisi tanggung jawab yang lebih besar, kontribusi mereka tetap bersama saya.Periklanan

Kontribusi Hasil Tinggi

Empat item berikut adalah tugas (atau area kinerja) yang dapat dilakukan oleh asisten tepercaya dengan mudah, membebaskan waktu Anda hingga beberapa jam sehari dengan segera dan secara dramatis meningkatkan pengoperasian kantor Anda — kecuali jika mesin tersebut sudah disetel dengan baik.Periklanan

1. Jadilah pengelola jadwal Anda. Dorong asisten Anda untuk mengambil tanggung jawab atas efektivitas jadwal Anda. Pastikan dia memahami prioritas pekerjaan Anda dan siapa yang dapat — dan harus — diizinkan untuk mengesampingkan hari yang Anda rencanakan. Kemudian, biarkan asisten Anda mulai mengelola janji temu untuk Anda. Temui dia setiap pagi dan sore untuk meninjaunya selama beberapa minggu dan kemudian kurangi pertemuan ke frekuensi yang melayani Anda berdua.
2. Filter dan pesan email Anda. Betulkah. Kenapa kamu perlu memutuskan email mana yang Anda baca — dan mengapa Anda harus berulang kali membuat keputusan itu berdasarkan kapan seseorang mengirimnya? Orang-orang mengirim terlalu banyak email dan hampir tidak tahu bagaimana membuatnya lebih efektif. Biarkan asisten Anda memutuskan apa yang perlu Anda baca, dan kapan. Bagaimana Anda berdua mengatur proses ini terserah Anda.
3. Buat catatan tentang topik yang menarik bagi Anda dalam rapat. Jika Anda menggunakan asisten Anda secara efektif, dia sudah memiliki gagasan tentang jenis informasi apa yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik. Biarkan mereka membantu Anda mendapatkannya, dan dorong mereka untuk membuat Anda sadar akan hal-hal yang belum Anda tanyakan.
4. Mengidentifikasi perbaikan dalam operasi kantor. Yang ini mudah. Atau Anda bisa membuatnya sulit. Jika Anda tidak memiliki orang lain yang merupakan manajer kantor, asisten Anda akan berada dalam posisi yang tepat untuk merekomendasikan — atau sekadar mewujudkan — peningkatan dalam cara orang dan informasi mengalir masuk dan keluar dari organisasi Anda. Beri mereka tanggung jawab dan wewenang untuk melakukannya.

Potensi Pengubah Permainan

Empat item yang tersisa berisi item yang membuat beberapa manajer merasa nyaman, dan beberapa item banyak yang sangat tidak nyaman dengan. Tidak ada yang menjanjikan manajemen itu mudah; pengubah permainan potensial ini dapat membantu asisten hebat membantu Anda menjadi jauh lebih efektif.

1. Tanggapi email rutin untuk Anda. Banyak dari ini cukup mudah. Contoh umum mencakup permintaan informasi rutin, tanggapan terhadap email penjadwalan, dan pertanyaan yang tidak memerlukan keahlian materi pelajaran atau keputusan spesifik Anda. Dalam kasus lain, memungkinkan asisten Anda untuk memahami bagaimana Anda akan menanggapi pesan serupa akan memungkinkan dia untuk menyusun tanggapan untuk tinjauan dan transmisi Anda.
2. Menghadiri pertemuan non-keputusan untuk Anda. Jika tujuan rapat adalah penyebaran informasi daripada pengambilan keputusan, asisten Anda dapat meluangkan sebagian waktu Anda untuk hal-hal lain dengan menghadiri rapat ini dan mengumpulkan informasi. Kemudian mereka dapat meringkasnya untuk ulasan Anda.
3. Tunjukkan potensi kemajuan. Beberapa asisten yang sangat hebat sangat senang dalam peran itu dan tidak memiliki keinginan untuk pindah ke posisi lain atau untuk mendapatkan tanggung jawab tambahan, bahkan ketika menunjukkan kemampuan yang jelas untuk itu. Yang lain memiliki kemampuan dan keinginan untuk meningkatkan tanggung jawab. Pertimbangkan untuk memberikannya kepada mereka. Jika tidak, Anda akan kehilangan asisten yang hebat, serta berpotensi berkinerja tinggi untuk pekerjaan lain.
4. Identifikasi bakat potensial untuk Anda. Apa?! Biarkan asisten Anda menemukan bakat untuk Anda?! Kenapa tidak? Jika seorang asisten memiliki kemampuan, mengapa menyia-nyiakannya? Hanya sedikit orang yang akan mengetahui kebutuhan organisasi dan agenda manajemen Anda serta asisten Anda, dan hanya sedikit orang yang memiliki posisi yang baik untuk menjual bekerja untuk Anda. Apakah itu berarti membiarkan mereka mempekerjakan talenta? Tidak. Saya tidak menyarankan untuk mendelegasikan otoritas perekrutan. Saya menyarankan untuk memanfaatkan aset yang tersedia untuk mencapai efektivitas yang lebih besar dengan waktu dan sumber daya yang terbatas.

(Kredit foto: Wanita Muda Mengenakan Headset melalui Shutterstock)