Rencana darurat tidak terdengar seperti apa yang akan Anda diskusikan dengan teman-teman sambil minum kue dan kopi, tetapi ini adalah bagian penting dari setiap rencana aktual yang Anda buat. Anda mungkin memerlukan satu (atau lebih) untuk bisnis Anda, proyek sekolah, atau bahkan liburan keluarga. Masalah terbesar dengan membuat rencana darurat adalah bahwa orang sering tidak yakin tentang apa yang harus disertakan di dalamnya. Berikut adalah panduan praktis bagi Anda untuk membuat yang komprehensif.

Daftar isi

1. Apa itu rencana darurat?
2. Apa yang terjadi jika Anda tidak memiliki rencana darurat?
3. Bagaimana jika rencana darurat itu buruk?
4. Bagaimana rencana kontinjensi dapat menguntungkan Anda?
5. Bagaimana cara menulis rencana darurat yang baik?
   • 1. Identifikasi
   • 2. Prioritaskan
   • 3. Rencana
   • 4. Jalankan
   • 5. Ulasan
   • Beberapa contoh konkret untuk menempatkan segala sesuatu ke dalam perspektif:

Apa itu rencana darurat?

Rencana darurat adalah serangkaian tindakan yang akan Anda ambil ketika sesuatu yang tidak terduga terjadi. Anggap saja sebagai rencana cadangan, atau Rencana B. Itu harus memiliki instruksi yang dapat Anda ikuti ketika rencana awal Anda tidak berhasil karena perubahan situasi.

Rencana kontinjensi mempersiapkan Anda untuk menghadapi masalah di masa depan yang mungkin Anda hadapi, dan memberi Anda semacam jalan keluar dari kecelakaan apa pun.^[1]

Apa yang terjadi jika Anda tidak memiliki rencana darurat?

Jika ada yang tidak beres dengan Rencana A Anda secara tidak terduga, atau jika kecelakaan memaksa Anda untuk mengubah rencana Anda saat ini, kemungkinan besar Anda akan panik. Terutama jika Anda tidak siap menghadapi kontinjensi, Anda mungkin tidak dapat berpikir cukup jernih untuk menemukan solusi yang Anda butuhkan saat itu. Anda tidak akan tahu apa yang harus dilakukan.

Yang lebih buruk, sampai Anda bisa mengendalikan situasi, bisnis tidak bisa kembali normal. Anda harus memperbaiki masalah dan membuat rencana baru.Periklanan

Bagaimana jika rencana darurat itu buruk?

Jangan berpikir membuat rencana darurat adalah tugas yang sederhana. Rencana darurat harus komprehensif, yang membutuhkan banyak pertimbangan cermat. Jika tidak, itu tidak membantu.

Misalnya, Anda mungkin bersiap untuk jenis kecelakaan yang salah. Dan ketika rencana Anda tidak berjalan seperti yang diharapkan, Anda tidak akan cukup terorganisir untuk menangani krisis. Artinya, Anda akan panik.

Bagaimana rencana kontinjensi dapat menguntungkan Anda?

Misalnya, rencana darurat memungkinkan Anda menangani kecelakaan dengan cepat dan efektif.^[dua]Dalam skenario bisnis, bahkan dapat membantu Anda menghemat waktu dan biaya dalam memperbaiki situasi.

Juga, rencana kontingensi membantu meminimalkan konsekuensi negatif atau kerugian yang disebabkan oleh kejadian tak terduga. Ini memandu Anda untuk mulai menangani situasi segera setelah terjadi kesalahan dan membuat Anda tetap aman.

Lagi pula, menyiapkan rencana darurat itu meyakinkan, karena Anda tidak perlu khawatir membuat rencana baru dengan tergesa-gesa.Periklanan

Anda mungkin berpikir bahwa kecelakaan tidak mungkin terjadi. Anda mungkin berpikir bahwa Rencana A Anda sempurna. Namun, Anda harus ingat bahwa masa depan tidak pasti sampai menjadi masa kini, dan bahwa kita sebagai manusia tidak dapat mengontrol 100% dari apa yang terjadi. Anda tidak ingin menyesal tidak memiliki rencana darurat ketika sudah terlambat!

Bagaimana cara menulis rencana darurat yang baik?

Pada dasarnya ada 5 langkah:^[3]

Sekarang kita akan membahasnya satu per satu:

1. Identifikasi

Karena rencana kontingensi berkaitan dengan apa yang tidak terduga, Anda harus terlebih dahulu mencoba dan memprediksi risikonya:^[4] Periklanan

• Apa yang mungkin salah?
• Seberapa besar kemungkinan itu akan salah?
• Apa dampak dan konsekuensi dari kontingensi?
• Apa yang harus menjadi reaksi atau solusi Anda?
• Bagaimana Anda bisa mempersiapkannya sebelumnya?

2. Prioritaskan

Dengan menggunakan apa yang telah Anda tulis di Langkah 1, beri peringkat risiko Anda berdasarkan kemungkinan dampak dan kemungkinannya. Semakin besar kemungkinan risiko akan terjadi dan semakin serius dampaknya, semakin tinggi peringkatnya.

Anda harus memutuskan berapa banyak bobot yang akan dikenakan pada setiap risiko sesuai dengan situasi Anda.

3. Rencana

Langkah selanjutnya adalah benar-benar menulis rencana darurat Anda. Dengan mengingat sumber daya yang tersedia untuk Anda, rancang solusi untuk risiko yang ingin Anda tanggung dalam rencana. Bersikaplah realistis tentang kebutuhan Anda: mungkin beberapa masalah harus ditangani terlebih dahulu sebelum yang lain, atau mungkin Anda harus mengambil tindakan dalam jangka waktu tertentu, dll.

Penting juga untuk memberikan instruksi yang jelas dan sederhana, sehingga Anda tidak akan melupakan apa yang telah Anda tulis beberapa bulan kemudian, atau seseorang akan salah memahaminya.^[5]

4. Jalankan

Jika rencana darurat Anda melibatkan orang lain, katakanlah, kolega atau anggota keluarga Anda, bicarakan dengan mereka. Biarkan mereka tahu apa yang harus mereka lakukan ketika hal-hal tertentu terjadi.^[6]Persiapkan mereka.Periklanan

Kemudian, jika rencana Anda mencakup tindakan untuk mempersiapkan kecelakaan di masa depan, laksanakan. Ini dapat membantu Anda menurunkan risiko yang mungkin Anda miliki saat menetapkan tujuan.

5. Ulasan

Perubahan terjadi setiap saat. Agar rencana darurat Anda praktis, Anda harus meninjaunya dan melakukan penyesuaian secara teratur. Evaluasi item dalam rencana Anda. Seiring waktu, beberapa risiko mungkin menjadi lebih atau kurang mungkin, atau mungkin membawa hasil yang berbeda. Pelajari situasi Anda dengan baik, dan perbarui solusi Anda sesuai dengan itu.

Jika rencana Anda adalah tentang risiko skala besar seperti bencana alam atau kegagalan server, melakukan latihan sangat membantu untuk mengidentifikasi kelemahan rencana, serta memastikan orang-orang yang terlibat akan siap untuk bertindak sesuai rencana ketika mereka memiliki ke.

Beberapa contoh konkret untuk menempatkan segala sesuatunya ke dalam perspektif:

Contoh 1: Rencana darurat untuk pameran luar ruang

• Potensi risiko: Hujan
• Siapa yang akan terpengaruh: Peserta pameran, pengunjung, penyelenggara, dan anggota kru
• Tindakan 1: Amankan item pameran
  • Siapa yang akan mengambil tindakan: Anggota kru di tempat
  • Persiapan: Penutup tahan hujan untuk kios peserta pameran, kirim email kepada peserta pameran dengan prakiraan cuaca 3 hari sebelumnya
• Tindakan 2: Arahkan pengunjung ke area terlindung
  • Siapa yang akan mengambil tindakan: Anggota kru di tempat, penjaga keamanan
  • Persiapan: Tandai area yang ditentukan sebagai area dilarang parkir, jaket tahan air untuk kru

Contoh 2: Rencana kontinjensi untuk menyampaikan pidato kepada sekelompok besar audiens (rekan kerja) Periklanan

• Potensi risiko: Proyektor atau komputer tidak berfungsi
• Siapa yang akan terpengaruh: Saya
• Tindakan: Tulis garis besar dan poin-poin penting di papan tulis saat saya berbicara
  • Siapa yang akan mengambil tindakan: Saya
  • Persiapan: Catatan dalam bentuk hard copy, 3 spidol berwarna, handout tercetak

Kredit foto unggulan: Flaticon melalui flaticon.com

Referensi