Ketika Anda diminta untuk menulis surat referensi, apakah Anda mendapatkan perasaan hangat yang kabur atau apakah Anda merasa ngeri karena cemas? Mungkin sedikit dari keduanya?

Either way, harus menulis surat referensi datang dengan tanggung jawab besar. Dan sementara Anda mungkin merasa bersemangat untuk membantu seseorang dalam perjalanan mereka menuju masa depan yang lebih baik, Anda juga menyadari bahwa ada banyak hal yang bergantung pada kemampuan menulis Anda.

Pertama, apakah Anda tahu apa itu surat referensi?

Apakah Anda tahu apa yang harus dikatakan dalam surat referensi? Berapa lama seharusnya? Bagaimana Anda bisa menjual kekuatan dan kemampuan orang tersebut tanpa terdengar terlalu bersemangat?

Penting terlebih dahulu untuk memahami tujuan di balik surat referensi. Perusahaan dan institusi yang meminta surat referensi ingin mengetahui mengapa seorang kandidat sangat cocok untuk suatu posisi, tetapi sama pentingnya bagi mereka untuk mengetahui apa yang membuat Anda memenuhi syarat untuk merekomendasikan mereka untuk posisi tersebut.

Sebelum Anda mulai menulis, pastikan Anda memahami konteks situasinya. Apakah ini surat untuk masuk sekolah? Pekerjaan Baru? Masuk ke dalam organisasi?

Jika Anda masih tidak yakin tentang konten, pemformatan, atau apa sebenarnya yang harus Anda katakan, berikut adalah beberapa tip dan trik yang dapat Anda terapkan saat membuat surat referensi:Periklanan

10 Fitur Surat Referensi yang Menonjol dan Apa yang Membuatnya Begitu Istimewa

Bicaralah dari sudut pandang pribadi

Contoh dari Monster.com ini menunjukkan pengalaman pribadi penulis dengan Sharon, orang yang dia maksud.^[1]Dia berhati-hati untuk memasukkan pengamatannya sendiri ketika bekerja dengan Sharon, bersama dengan situasi tertentu di mana Sharon menghadiri seminar pengembangan profesional opsional.

Namun, pastikan bahwa wasiat pribadi Anda hanya itu – pribadi. Jangan memalsukan kejadian atau memperindah acara karena menurut Anda itu terdengar bagus.

Gunakan format surat bisnis

Jika Anda mengirim surat hard copy, Anda ingin membuat presentasi profesional kepada pembaca. Menggunakan format surat bisnis standar, seperti di atas, dapat memberikan pesan Anda tampilan yang halus dan halus tanpa mengganggu konten.^[dua]

Tulis surat Anda berdasarkan deskripsi pekerjaan

Periklanan

Penting untuk mengetahui dalam konteks apa surat Anda akan digunakan. Jika itu untuk pekerjaan tertentu, mintalah salinan deskripsi pekerjaan kepada orang tersebut. Anda dapat menggunakan deskripsi untuk mencari petunjuk tentang kualitas apa yang akan dimiliki kandidat ideal, dan kemudian menyesuaikan surat Anda untuk menunjukkan kualitas yang sama, jika itu berlaku untuk orang yang Anda maksud.

Contoh di atas menunjukkan penulis memahami posisi yang dilamar, dan menghubungkan keahliannya dengan yang akan menguntungkan posisi tersebut.

Tetap positif

Tujuan di balik surat rekomendasi adalah untuk menunjukkan mengapa seseorang layak mendapatkan perhatian dari perusahaan atau lembaga yang meminta surat tersebut, seperti yang ditunjukkan pada contoh di atas.^[3]Kita semua memiliki kekurangan, tetapi surat referensi bukanlah tempat untuk menunjukkannya.

Jika Anda tidak yakin bahwa Anda dapat menggambarkan orang tersebut secara positif, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menolak permintaan untuk menulis surat tersebut.

Tulis surat hanya jika Anda mengenal orang itu dengan cukup baik

Periklanan

Jika Anda menulis surat, Anda harus cukup akrab dengan orang tersebut untuk berbicara tentang kemampuan dan pencapaiannya, seperti contoh di atas.^[4]Anda akan lebih siap untuk menulis surat untuk seorang kolega yang bekerja berdampingan dengan Anda selama setahun, daripada seseorang yang hanya bekerja di gedung Anda dan berbicara kepada Anda setiap minggu selama lima tahun terakhir.

Buatlah sederhana dan to the point.

Anda tidak perlu menulis keseluruhan kisah mengapa seseorang layak mendapatkan rekomendasi Anda. Di sisi lain, Anda juga tidak ingin membuat pesan Anda terlalu singkat. Simpan surat referensi Anda di satu halaman, dan gunakan sebanyak mungkin halaman itu untuk melukiskan gambaran yang jelas dan ringkas tentang orang yang Anda maksud.

Jangan terlalu khawatir tentang kreativitas, dan tentu saja hindari fluff. Alih-alih, fokuslah pada cara menyampaikan konten terbanyak dalam jumlah kata dan ruang terpendek, seperti contoh di atas.^[5]

Sertakan informasi kontak Anda

Beri tahu pembaca bagaimana mereka dapat menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan tambahan. Anda dapat membagikan nomor telepon atau alamat email langsung Anda, seperti yang ditunjukkan di atas.Periklanan

Mintalah resume atau CV orang tersebut.

Memahami aspek lain tentang orang yang Anda tulis dapat memberi Anda petunjuk penting untuk disertakan dalam surat Anda.

Bagikan contoh spesifik dari pekerjaan orang tersebut

Semakin spesifik Anda tentang kemampuan sejati orang tersebut, semakin baik gagasan pembaca tentang bagaimana kinerja orang tersebut. Dalam contoh dari Resumo ini, penulis membagikan bahwa orang yang dia rujuk berhasil membantu menutup kontrak baru senilai beberapa juta dolar dan mengembangkan lini bisnis baru yang berfokus pada Keamanan Publik.

Setelah Anda menyelesaikan draf pertama Anda, cari contoh di mana Anda dapat berbicara lebih spesifik tentang pencapaian atau keterampilan orang tersebut. Ini mungkin berupa angka, statistik, peringkat, berapa banyak uang yang disimpan orang tersebut di perusahaan, dll.

Kirimkan surat Anda ke orang yang tepat

Apakah Anda perlu memberikan surat itu kepada orang yang Anda tulis, atau haruskah surat itu dikirimkan langsung ke orang yang membutuhkan surat itu? Jika Anda tidak yakin, tanyakan.

Anda tidak harus menjadi penulis yang baik untuk menulis surat referensi yang bagus!

Gunakan tip dan contoh di atas untuk membantu meringankan kecemasan menulis Anda. Ingat, jika orang tersebut tidak mencapai tujuan akhir mereka, itu mungkin bukan karena Anda menulis surat yang buruk.Periklanan

Kredit foto unggulan: Flaticon melalui flaticon.com

Referensi