3 TEKNIK MENETAPKAN PRIORITAS SECARA EFEKTIF

Sangat mudah, dalam arus kehidupan, untuk menjadi reaktor – untuk menanggapi segala sesuatu yang muncul, saat itu muncul, dan memberikan perhatian penuh Anda sampai hal berikutnya muncul.

Ini, tentu saja, resep untuk kegilaan. Perasaan kehilangan kendali atas apa yang Anda lakukan dan kapan cukup untuk membuat Anda melampaui batas, dan jika itu tidak membuat Anda, puing-puing proyek yang belum selesai yang Anda tinggalkan di belakang Anda pasti akan menyusul Anda.

Memiliki kotak masuk dan memprosesnya secara sistematis dapat membantu Anda mendapatkan kembali sebagian kendali itu. Tetapi setelah Anda memproses kotak masuk Anda dan mencantumkan semua tugas yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya, Anda masih harus mencari tahu apa yang harus dilakukan saat berikutnya . Di antara tugas-tugas itu, waktu Anda yang mana yang paling baik digunakan, dan mana yang bisa menunggu?

Ketika kita tidak menetapkan prioritas, kita cenderung mengikuti jalan yang paling sedikit perlawanannya. (Dan mengikuti jalan yang paling tidak tahan, seperti yang diingatkan oleh almarhum, Utah Phillips yang hebat, itulah yang membuat sungai bengkok!) Artinya, kita akan memilih dan memilah-milah hal-hal yang perlu kita lakukan dan mengerjakan yang termudah – meninggalkan tugas yang lebih sulit dan kurang menyenangkan untuk nanti yang, dalam banyak kasus, tidak pernah datang - atau, lebih buruk, datang tepat sebelum tindakan perlu diselesaikan, melemparkan kita ke dalam angin puyuh aktivitas, stres, dan penyesalan.

Inilah sebabnya mengapa menetapkan prioritas sangat penting.Periklanan

3 Pendekatan Efektif untuk Menetapkan Prioritas

Ada tiga pendekatan dasar untuk menetapkan prioritas, yang masing-masing mungkin sesuai dengan jenis kepribadian yang berbeda. Yang pertama adalah untuk penunda, orang yang menunda tugas yang tidak menyenangkan. Yang kedua adalah untuk orang-orang yang berkembang dalam pencapaian, yang membutuhkan aliran kemenangan kecil untuk melewati hari. Dan yang ketiga adalah untuk tipe yang lebih analitik, yang perlu tahu bahwa mereka sedang mengerjakan hal yang paling penting secara objektif saat ini. Jadi, urutannya adalah:

1. Makan Katak

Ada pepatah lama yang menyatakan bahwa jika Anda bangun di pagi hari dan makan katak hidup, Anda dapat menjalani hari dengan mengetahui bahwa hal terburuk yang mungkin terjadi pada Anda hari itu telah berlalu. Dengan kata lain, hari hanya bisa menjadi lebih baik!

Dipopulerkan dalam buku Brian Tracy Makan Katak Itu! , idenya di sini adalah bahwa Anda tangani tugas terbesar, tersulit, dan paling tidak menarik sebagai hal pertama setiap hari , sehingga Anda dapat melewati sisa hari dengan mengetahui bahwa yang terburuk telah berlalu.

Ketika Anda memiliki katak tua yang gemuk di piring Anda, Anda benar-benar harus menyerah. Pepatah lama lainnya mengatakan bahwa ketika Anda harus makan katak, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melihatnya! Membayar untuk mengingat hal ini jika Anda adalah tipe orang yang menunda-nunda dengan merencanakan serangan Anda dan mempersiapkan diri Anda selama setengah hari. Buka saja lebar-lebar dan kunyah katak itu, sobat! Jika tidak, Anda hampir pasti tidak akan melakukan apa pun.

2. Pindahkan Batu Besar

Mungkin Anda bukan orang yang suka menunda-nunda seperti halnya pemain biola, seseorang yang mengisi waktunya dengan sibuk mengerjakan tugas-tugas kecil. Anda sibuk sibuk sibuk sepanjang waktu, tetapi entah bagaimana, sepertinya tidak ada hal penting yang bisa diselesaikan.Periklanan

Anda membutuhkan kebijaksanaan toples acar. Ambil toples acar dan isi dengan pasir. Sekarang coba taruh segenggam batu di sana. Anda tidak bisa, kan? Tidak ada ruang.

Jika penting untuk memasukkan batu ke dalam toples, Anda harus memasukkan batu terlebih dahulu. Isi toples dengan batu, sekarang coba tuangkan kerikil. Lihat bagaimana mereka masuk dan mengisi ruang yang tersedia? Sekarang masukkan beberapa genggam kerikil. Sekali lagi, itu meluncur tepat ke celah-celah. Terakhir, tuangkan sedikit pasir.

Untuk gangguan metafora, toples acar adalah semua waktu yang Anda miliki dalam sehari. Anda dapat mengisinya dengan tugas-tugas kecil yang tidak berarti, tidak menyisakan ruang untuk hal-hal besar, atau Anda dapat melakukan hal-hal besar terlebih dahulu, lalu hal-hal yang lebih kecil, dan akhirnya mengisi waktu luang dengan hal-hal yang tidak berguna.

Untuk mempraktekkannya, Duduklah malam ini sebelum tidur dan tuliskan tiga tugas terpenting yang harus kamu selesaikan besok . Jangan coba-coba cocok semuanya Anda perlu, atau berpikir Anda perlu, untuk melakukan, hanya tiga yang paling penting.

Di pagi hari, keluarkan daftar Anda dan serang Big Rock pertama. Kerjakan sampai selesai atau Anda tidak dapat membuat kemajuan lebih lanjut. Kemudian beralih ke yang kedua, dan kemudian yang ketiga. Setelah Anda menyelesaikan semuanya, Anda dapat memulai dengan hal-hal kecil, mengetahui bahwa Anda telah membuat kemajuan yang baik pada semua hal besar. Dan jika Anda tidak mendapatkan hal-hal kecil? Anda akan merasa puas mengetahui bahwa Anda telah mencapai tiga hal besar. Pada akhirnya, tidak ada yang pernah berharap mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengatur laci pensil mereka daripada menulis novel mereka, atau mencetak label surat alih-alih mendapatkan klien besar.Periklanan

3. Kuadran Covey

Jika Anda tidak dapat bersantai kecuali Anda benar-benar tahu bahwa Anda sedang mengerjakan hal terpenting yang dapat Anda kerjakan setiap saat, sistem kuadran Stephen Covey seperti yang tertulis dalam 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif: Pelajaran Kuat dalam Perubahan Pribadi mungkin untuk Anda.

Covey menyarankan Anda membagi selembar kertas menjadi empat bagian, menggambar garis melintang dan garis dari atas ke bawah. Ke dalam masing-masing kuadran tersebut, Anda menempatkan tugas Anda menurut apakah mereka:

Penting dan Mendesak
Penting dan Tidak Mendesak
Tidak Penting tapi Mendesak
Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Kuadran III dan IV adalah tempat kita terjebak dalam hal-hal sepele: panggilan telepon, interupsi, rapat (QIII) dan pekerjaan sibuk, memotret angin sepoi-sepoi, dan pemborosan waktu lainnya (QIV). Meskipun beberapa dari barang-barang ini mungkin memiliki nilai sosial, jika itu mengganggu kemampuan Anda untuk melakukan hal-hal yang penting bagi Anda, mereka harus pergi.

Kuadran I dan II adalah tugas-tugas yang penting bagi kami. QI adalah krisis, tenggat waktu yang akan datang, dan pekerjaan lain yang perlu dilakukan sekarang juga atau hal-hal buruk akan terjadi. Jika Anda benar-benar menguasai manajemen waktu, Anda dapat meminimalkan tugas-tugas Q1, tetapi Anda tidak akan pernah bisa menghilangkannya – kecelakaan mobil, seseorang jatuh sakit, bencana alam, semua ini menuntut tindakan segera dan jarang direncanakan.Periklanan

Anda ingin menghabiskan waktu sebanyak mungkin di Kuadran II, menyelesaikan tugas-tugas yang penting dengan banyak waktu untuk benar-benar mengerjakannya dan melakukan pekerjaan sebaik mungkin. Ini adalah hal-hal yang membutuhkan waktu jauh dari hal-hal QIII dan QIV, jadi setelah Anda merencanakan tugas-tugas Anda di kisi kuadran Covey, menurut pemahaman Anda sendiri tentang apa yang penting dan apa yang tidak, kerjakan sebanyak mungkin item di Kuadran II (dan tugas Kuadran I ketika mereka muncul).

Untuk mengenal Anda

Luangkan waktu untuk mencoba masing-masing pendekatan ini untuk ukuran. Sulit untuk mengatakan apa yang paling cocok untuk orang tertentu – apa yang cocok untuk seseorang seperti sarung tangan akan terlalu mengikat dan membatasi untuk orang lain, dan terlalu longgar dan tidak terstruktur untuk orang ketiga. Anda akan menemukan bahwa Anda juga perlu meluangkan waktu untuk mencari tahu apa yang membuat sesuatu menjadi penting kepadamu – tujuan apa tindakan Anda yang dimaksudkan untuk menggerakkan Anda.

Pada akhirnya, menetapkan prioritas adalah latihan dalam pengetahuan diri. Anda perlu tahu tugas apa yang akan Anda anggap sebagai kesenangan dan mana yang seperti siksaan, tugas apa yang mengarah pada tujuan Anda dan tugas mana yang menyesatkan Anda atau, paling banter, membuat Anda memutar roda dan tidak ke mana-mana.

Ketiganya adalah strategi yang paling terkenal dan paling teruji waktu di luar sana, tetapi mungkin Anda punya ide lain yang ingin Anda bagikan? Beri tahu kami bagaimana Anda menetapkan prioritas Anda di komentar.