Dibutuhkan menjadi produktif untuk menyelesaikan sesuatu dengan benar dan tepat waktu. Jadi bagaimana Anda tahu tugas mana yang penting dan mana yang bisa menunggu? Jawabannya ada di Matriks Prioritas, juga dikenal sebagai Matriks Eisenhower.

Matriks mengambil namanya setelah Dwight David Eisenhower.

Eisenhower adalah seorang jenderal di Angkatan Darat AS dan Presiden Amerika Serikat ke-34 dari tahun 1953 hingga 1961. Sebagai jenderal bintang lima dan Panglima Tertinggi Angkatan Darat AS, ia merancang strategi untuk invasi Sekutu ke Eropa.^[1]

Eisenhower harus membuat keputusan sulit setiap kali tentang tugas mana yang harus diprioritaskan dari banyak tugas yang harus dia fokuskan setiap hari. Jadi, dia datang dengan Matriks Eisenhower yang terkenal, atau Matriks Prioritas.

Daftar isi

1. Apa itu Matriks Prioritas?
2. Cara Menggunakan Matriks Prioritas
3. Kesimpulan
4. Lebih Banyak Tips tentang Memprioritaskan

Apa itu Matriks Prioritas?

Matriks Prioritas adalah alat untuk menilai tugas Anda berdasarkan urgensi. Ini membantu Anda mengetahui aktivitas penting dan tugas-tugas yang harus Anda lewati dan dapat berguna dalam manajemen proyek, usaha kecil, atau tugas pribadi.

Eisenhower terkenal mengatakan tentang matriks:

Sebagian besar tugas yang mendesak tidak penting, dan sebagian besar tugas yang penting tidak mendesak.

Kutipan ini menjadi pepatah bagi Eisenhower dalam mengatur waktunya.

Ada empat kuadran dalam Matriks Prioritas, yang membantu dalam membandingkan pilihan apa yang harus dilakukan pertama dan terakhir, memungkinkan Anda untuk memprioritaskan proyek dan membuat rencana strategis^[2].

Periklanan

Kuadran tersebut adalah:

• Melakukan
• Jadwal
• Melimpahkan
• Menghapuskan

Melakukan

Do adalah kuadran pertama dalam Matriks Prioritas, dan mencakup aktivitas-aktivitas penting. Artinya, tugas-tugas yang perlu Anda lakukan dengan segera — krisis, tenggat waktu, dan masalah yang membutuhkan perhatian mendesak Anda dan sangat relevan dengan misi hidup Anda.

Bagaimana Anda tahu tugas mana yang termasuk dalam kuadran ini?

Mulailah dengan menganalisis prioritas Anda, dan kemudian tentukan apakah itu termasuk dalam kriteria 'lakukan sekarang'. Jika tugas dapat dicapai dalam sehari, atau dalam 24 hingga 48 jam, itu mendesak.

Pendekatan lain yang dapat Anda adopsi dalam memprioritaskan tugas dalam kategori ini adalah dengan mengadopsi prinsip makan katak oleh Mark Twain. Prinsip ini menganjurkan agar Anda melakukan aktivitas yang paling mendesak segera setelah bangun tidur.

Berikut ini contoh praktisnya.

Katakanlah Anda perlu menyusun strategi konten dan mengirimkan laporan ke manajer Anda. Ini hari Sabtu, dan batas waktu pengiriman adalah hari Senin. Bisakah kita mengatakan aktivitasnya mendesak? Pastinya!

Jadwal

Kuadran kedua dari matriks prioritas adalah Jadwal. Matriks Prioritas mengklasifikasikan tugas-tugas dalam kategori ini sebagai penting tetapi tidak terlalu mendesak.

Mereka adalah tujuan dan tugas jangka panjang tanpa tenggat waktu langsung. Tugas-tugas itu dapat mencakup meditasi, membuat jurnal, belajar, waktu keluarga, dan berolahraga.

Anda dapat merencanakan kegiatan di kuadran ini untuk beberapa periode lain. Misalnya, Anda harus berolahraga untuk kesehatan yang baik, tetapi Anda dapat mengalokasikan waktu untuk melakukannya.Periklanan

Jadwalkan kegiatan ini sedemikian rupa sehingga tidak dipindahkan ke kuadran Do atau Urgent. Pastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk melaksanakannya.

Melimpahkan

Kuadran ketiga dari matriks prioritas adalah Delegate.

Tugas-tugas ini tidak penting bagi Anda tetapi cukup mendesak bagi orang lain. Di sinilah kerja tim berperan.

Anda secara teknis dapat melakukan tugas dalam kategori ini, tetapi masuk akal untuk delegasikan mereka . Mendelegasikan tugas akan memastikan Anda memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan aktivitas di dua kuadran pertama Anda.

Anda juga harus memantau tugas yang telah Anda delegasikan. Ini hanya akan membuang-buang waktu jika Anda tidak memiliki sistem pelacakan untuk tugas yang didelegasikan.

Menghapuskan

Kuadran terakhir menyoroti pembunuh produktivitas Anda. Mereka adalah tugas yang tidak penting untuk tujuan Anda dan tidak mendesak. Satu-satunya cara untuk meningkatkan produktivitas Anda adalah dengan menghilangkannya.

Beberapa contoh terus-menerus memeriksa ponsel Anda, menonton film, atau bermain video game.

Mereka juga bisa menjadi kebiasaan buruk yang perlu Anda identifikasi dan hapus dari jadwal harian dan mingguan Anda.

Orang-orang sukses telah belajar bagaimana memprioritaskan dan berpegang pada apa yang penting. Mereka telah belajar untuk menemukan orang yang lebih baik untuk suatu tugas atau menghilangkan tugas yang kurang signifikan.

Mari kita pertimbangkan dua kepribadian inspiratif yang telah merancang sistem prioritas mereka.Periklanan

Warren Buffet mengembangkan model prioritas dua daftar untuk menentukan tugas mana yang layak mendapat perhatian terbaiknya. Intinya adalah melewati hal-hal yang penting dan berguna tetapi tidak menjadi prioritas utama.

Mark Ford, seorang penasihat bisnis, pemasar, jutawan mandiri, dan penulis merancang strateginya:

Mulailah mengerjakan prioritas yang paling penting, istirahat, kerjakan tugas terpenting kedua, istirahat, lalu urutkan kegiatan yang kurang penting dan tugas apa pun yang diterimanya dari orang lain pada sore hari.^[3]

Cara Menggunakan Matriks Prioritas

Menggunakan Matriks Prioritas bisa jadi rumit jika Anda baru melakukannya, tetapi dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, Anda dapat belajar menggunakannya dengan cara terbaik.

1. Daftar dan Beri Peringkat Prioritas Anda

Sorot semua tugas yang perlu Anda lakukan dalam sehari. Kemudian, mengklasifikasikan merekadengan kriteria berbobotberdasarkan urgensi dan kepentingan.

Identifikasi aktivitas apa pun yang membutuhkan tindakan segera. Saya mengacu pada tugas yang jika Anda tidak menyelesaikan hari itu, itu bisa menghasilkan konsekuensi yang serius. Misalnya, jika Anda tidak mengirimkan strategi konten Anda, penulis konten lain tidak dapat bekerja. Ini berarti Anda perlu memeriksa dependensi prioritas tinggi.

2. Tentukan Nilainya

Langkah selanjutnya adalah memeriksa pentingnya dan menilai mana yang paling berdampak pada bisnis atau organisasi Anda. Sebagai aturan praktis, Anda dapat memeriksa tugas mana yang memiliki prioritas lebih tinggi daripada yang lain. Misalnya, Anda perlu memenuhi persyaratan klien sebelum Anda menangani pekerjaan internal apa pun.

Anda juga dapat memperkirakan nilai dengan memeriksa bagaimana tugas berdampak pada orang dan pelanggan dalam organisasi. Singkatnya, semakin besar dampak suatu tugas terhadap orang atau organisasi, semakin tinggi prioritasnya.

3. Keluarkan Tugas Paling Menantang

Penundaan bukanlah gejala kemalasan, tetapi penghindaran adalah gejalanya. Yang benar adalah bahwa Anda biasanya akan menghindari tugas yang tidak ingin Anda lakukan. Mantan CEO Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, pernah berkata bahwa dia akan melakukan tugas yang paling ditakuti pertama kali ketika dia tiba di kantor.

Brian Tracy menyebut tugas-tugas ini sebagai katak yang perlu Anda makan. Itu akan menghilangkan rasa takut yang mengganggu, yang menambah tekanan pada Anda saat Anda menunda tugas yang diperlukan necessary^[4]. Di sinilah Matriks Prioritas dapat membantu; makan katak Do segera.Periklanan

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk mengatasi penundaan, lihat artikel ini .

4. Ketahui Apa yang Penting bagi Anda

Selama berada di alam semesta ini, Anda akan selalu dihadapkan pada pilihan-pilihan berbeda yang mungkin bertentangan dengan tujuan Anda. Misalnya, promosi fantastis yang membutuhkan perjalanan berlebihan akan mengisolasi Anda dari hubungan penting. Jika Anda tidak sadar akan prioritas, Anda dapat menerimanya, meskipun keluarga Anda adalah prioritas Anda.

Oleh karena itu, masuk akal untuk mengidentifikasi apa yang penting bagi Anda dan mempersiapkan diri untuk tidak mengkompromikan hal-hal penting itu untuk kesenangan atau keuntungan langsung .

Yogi Berra memberi judul seperti ini:

Jika Anda tidak tahu tujuan Anda, Anda mungkin berakhir di tempat lain.

5. Tetapkan Waktu Tanpa Kerja Reguler

CEO YouTube Susan Wojcicki menetapkan aturan untuk tidak memeriksa emailnya antara pukul 6 sore hingga 9 malam. Menurut laporan CNN Business, dia adalah wanita pertama yang meminta cuti hamil ketika Google baru saja memulai. Dia memprioritaskan waktu makan malam bersama keluarganya meskipun menjadi CEO YouTube^[5].

Apakah mungkin untuk memotong waktu untuk hubungan dan minat kita di luar pekerjaan?

Tentu saja, dan itulah mengapa Anda perlu mengatur waktu tidak bekerja. Pendekatan ini akan memungkinkan Anda untuk memperbarui tingkat energi Anda untuk tugas berikutnya. Juga, Anda akan berada dalam posisi terbaik untuk introspeksi karena Anda tidak berada di zona kerja Anda yang biasa.

6. Tahu Kapan Harus Berhenti

Anda dapat mencapai semua yang ada di daftar Anda kadang-kadang. Setelah Anda memprioritaskan beban kerja dan menilai perkiraan Anda, hapus tugas yang tersisa dari daftar prioritas Anda dan fokuskan pada tugas Anda yang paling mendesak dan penting.

Kesimpulan

Sukses di tempat kerja saja tidak cukup. Pastikan Anda meluangkan waktu untuk keluarga dan hubungan penting dalam hidup Anda.Periklanan

Memulai dan menemukan waktu mungkin sulit, tetapi dengan beberapa latihan menggunakan Matriks Prioritas, Anda akan menemukan bahwa Anda lebih produktif dan lebih mampu membagi waktu Anda di antara hal-hal yang penting bagi Anda.

Lebih Banyak Tips tentang Memprioritaskan

• Bagaimana Memprioritaskan Tepat dalam 10 Menit dan Bekerja 10X Lebih Cepat
• Kembali ke Dasar: Menetapkan Prioritas
• Bagaimana Memprioritaskan Pekerjaan Saat Segalanya Tampak Penting

Kredit foto unggulan: William Iven melalui unsplash.com

Referensi