Pertemuan satu lawan satu adalah alat manajemen yang penting dan sering diremehkan.

Tidak hanya itu cara yang jujur ​​untuk terhubung dengan karyawan dan berbagi informasi yang diperlukan dengan mereka, tetapi juga cara yang bagus untuk mendengar umpan balik mereka.

Yang lebih penting – pertemuan satu lawan satu adalah kesempatan untuk membentuk pengalaman dan persepsi karyawan Anda tentang Anda sebagai bos. Dalam banyak kasus, apa yang mereka pikirkan tentang Anda dan gaya manajemen Anda juga akan tercermin dalam pendapat mereka tentang seluruh perusahaan atau organisasi yang Anda wakili.

Menjalankan rapat one on one yang efektif harus menjadi prioritas Anda sebagai manajer atau pemimpin tim. 11 tips yang diuraikan dalam artikel ini akan membantu Anda memanfaatkan waktu penting ini sebaik-baiknya.

1. Miliki Pola Pikir yang Benar

Sesi satu lawan satu yang tepat sudah dimulai sebelum rapat saat Anda mempersiapkan catatan dan sikap Anda untuk itu.

Melihat pertemuan satu lawan satu sebagai gangguan yang tidak diinginkan di hari sibuk Anda tidak akan membuat Anda jauh.

Alih-alih, luangkan beberapa saat untuk menjernihkan pikiran dan fokus pada orang yang akan Anda temui.

Mulailah dengan meninjau catatan Anda dari pertemuan sebelumnya dengan karyawan tersebut, lihat statistik kinerja terbaru mereka, tandai keluhan atau pujian yang Anda terima tentang mereka.

2. Jadikan Pertemuan Satu lawan Satu sebagai Hal Biasa

Frekuensi pertemuan satu lawan satu Anda sangat bergantung pada ukuran perusahaan dan gaya manajemen Anda. Beberapa sumber mengatakan bahwa pertemuan semacam itu harus mingguan, sementara yang lain menyatakan bahwa jadwal dua mingguan atau bulanan akan berhasil.

Ide yang bagus adalah mengatur pertemuan berulang berikutnya di akhir setiap pertemuan saat ini sehingga kedua belah pihak dapat merencanakan sebelumnya.

Pikirkan tentang frekuensi dan durasi yang tampaknya tidak terlalu banyak untuk Anda atau karyawan Anda, tetapi masih cukup untuk membuat semua orang tetap terhubung dan mempertahankan kontak terus menerus.Periklanan

Karyawan baru harus lebih sering melakukan one-on-one, setidaknya sekali setiap minggu atau dua minggu.

Berulang sesi satu lawan satu membuat berbagi umpan balik menjadi rutinitas dan mendorong budaya kejujuran. Selain itu, percakapan pribadi yang teratur membuat karyawan merasa dipahami, dipercaya, dan dihargai di perusahaan – sehingga meningkatkan motivasi intrinsik mereka.

3. Tetapkan Batas Waktu untuk Rapat

Jadwalkan waktu yang cukup untuk percakapan ini, tetapi jangan terlalu lama juga.Tidak ada yang akan menantikan pertemuan yang kehilangan fokus dan hanya berlarut-larut selamanya.

Durasi optimal setiap sesi juga bergantung pada frekuensi pertemuan ini – misalnya, jika Anda bertemu setiap minggu, sesi 30 menit mungkin sudah cukup. Jika Anda bertemu sekali dalam dua minggu atau sebulan, 60 menit mungkin lebih efektif.

Manajer yang sukses seperti Andy Grove, Co-Founder dan mantan CEO Intel, telah menyarankan untuk melakukan satu lawan satu yang berlangsung setidaknya selama satu jam:’

Apa pun yang kurang, menurut pengalaman saya, cenderung membuat bawahan membatasi dirinya pada hal-hal sederhana yang dapat ditangani dengan cepat.

4. Buatlah Daftar Topik untuk Dibahas

Rencana atau struktur umum untuk rapat mungkin membantu agar percakapan berjalan – terutama dalam beberapa rapat pertama. Namun, Anda tidak harus tetap berpegang pada rencana apa pun yang terjadi. Lihat sebagai referensi yang dapat membantu jika percakapan macet atau menyimpang terlalu jauh dari topik.

Agenda rapat juga dapat membantu jika karyawan tersebut tertutup dan tidak mungkin berbicara sendiri.

Misalnya, Anda dapat menyiapkan tiga hingga lima topik yang paling ingin Anda ketahui. Atau, Anda dapat menyimpan daftar pertanyaan di depan Anda, tetapi ingatlah untuk bersikap fleksibel – Anda tidak perlu menanyakan semuanya jika percakapan mengalir secara alami.

Beberapa ide untuk pertanyaan yang cenderung menghasilkan jawaban menyeluruh:

• Bagian mana dari hari yang Anda rasa paling produktif? Apakah Anda merasa membutuhkan jadwal kerja yang berbeda untuk meningkatkan kesejahteraan dan produktivitas Anda?
• Apa pencapaian terbaru Anda yang membuat Anda bangga?
• Apakah Anda memiliki saran yang dapat membantu kami bekerja lebih baik sebagai sebuah tim?
• Apakah ada orang di tim yang Anda rasa sulit untuk diajak bekerja sama? Bisakah Anda menjelaskan mengapa?
• Manakah dari tugas Anda yang membuat Anda tetap terlibat dan terinspirasi? Apakah ada cara untuk membuat tugas harian Anda lebih menarik?
• Apa hambatan utama dalam proyek Anda saat ini? Bisakah saya membantu dengan cara apa pun untuk memindahkannya?
• Hal-hal apa yang membuat Anda khawatir dalam pekerjaan atau lingkungan kantor secara umum? Pernahkah Anda merasa diremehkan di sini?
• Apakah Anda merasa sudah cukup belajar di tempat kerja? Area mana yang ingin Anda pelajari lebih lanjut?
• Apa yang dapat saya lakukan untuk meningkatkan gaya manajemen saya atau untuk mendukung Anda dengan lebih baik?
• Proyek atau tugas apa yang ingin Anda kerjakan selanjutnya?

Jenis pro: Periklanan

Mantan CEO Google Eric Schmidt biasa memulai pertemuan pribadinya dengan membandingkan daftarnya dengan daftar yang diminta untuk disiapkan oleh karyawannya sebelum rapat.^[1]Item yang ditemukan di kedua daftar diprioritaskan karena kemungkinan besar merupakan masalah yang paling mendesak.

5. Tetap Santai dan Ubah Pengaturan

Jika Anda ingin melakukan percakapan yang jujur, santai, dan tulus dengan karyawan Anda, pikirkan tidak hanya kata-kata dan bahasa tubuh Anda, tetapi juga tentang suasana rapat.

Tujuan Anda adalah menjadi profesional dan produktif, tetapi tidak harus canggung atau basi.

Pertama, temukan tempat santai untuk percakapan pribadi. Furnitur yang nyaman, warna-warna hangat, tanaman kantor atau bahkan pemandangan yang berbeda dari jendela berpotensi membangkitkan ide dan saran baru. Tetapi Anda bahkan tidak perlu terpaku di ruang rapat – mengapa tidak berjalan-jalan atau minum kopi di kafe terdekat?

CEO perangkat lunak pelacakan produktivitas Waktu Meja, Artis Rozentals, percaya bahwa pertemuan satu lawan satu harus dilakukan di luar batasan kantor yang biasa:

Saya menemukan kesempatan untuk makan siang satu lawan satu yang lebih lama dengan masing-masing anggota tim saya untuk mendiskusikan segala sesuatu dalam suasana santai.

Ia menambahkan, informalitas bukan berarti pertemuan berlangsung tanpa persiapan.

Sebelum pertemuan, saya menyusun pertanyaan dan data topikal, dan membagikannya dengan karyawan masing-masing, sehingga kami berdua siap dan melakukan percakapan yang bermanfaat.

6. Fokus pada Karyawan

Karyawan harus menjadi fokus utama dari percakapan satu lawan satu. Pengusaha dan penulis Amerika yang terkenal Ben Horowitz merekomendasikan bahwa seorang manajer hanya boleh berbicara 10% dari waktu , meninggalkan sisa pembicaraan kepada anggota tim.

Ingat – sebagai orang yang berada di posisi kekuasaan, Anda harus mengesampingkan ego Anda dan mendukung karyawan Anda sebaik mungkin.

Idealnya, percakapan akan mengalir secara alami seputar apa pun yang penting baginya. Jika tidak, ajukan pertanyaan terbuka yang dapat membantu mereka menguraikan posisi mereka dan mengungkapkan umpan balik mereka (lihat tip No 4).Periklanan

7. Dengarkan seperti Anda Bersungguh-sungguh

Tugas Anda bukan hanya membiarkan karyawan Anda berbicara. Itu juga untuk mendengarkan – secara aktif. Ini berarti Anda tidak mendengarkan hanya untuk bersikap sopan. Anda sebenarnya mencoba memahami dan mengingat semua yang dibagikan.

Beberapa teknik mendengarkan aktif:

• Tetap berpikiran terbuka, percaya diri, dan mendengarkan orang tersebut tanpa menarik kesimpulan sepihak.
• Tunjukkan kepada karyawan bahwa Anda memperhatikan dan sesekali meringkas apa yang mereka katakan.
• Periksa kembali apakah Anda memahami beberapa pernyataan dengan benar untuk menghindari kesalahpahaman (misalnya, 'Apakah saya benar bahwa Anda ingin tim pemasaran bergabung dengan proyek ini untuk menghindari penundaan lebih lanjut?').
• Terimalah semua yang Anda dengar – bahkan kritik tentang perusahaan Anda atau kinerja Anda sendiri.

8. Bagikan Informasi yang Relevan

Kami telah menyebutkan bahwa majikan harus berbicara lebih sedikit dan lebih banyak mendengarkan. Namun, jika Anda memiliki sesuatu yang penting untuk dikatakan, dan itu mempengaruhi karyawan ini secara pribadi atau profesional, pertemuan satu lawan satu adalah waktu untuk mengatakannya.

Apakah Anda menyiapkan proyek atau strategi baru yang harus diketahui karyawan? Apakah Anda menguji beberapa taktik manajemen baru dan ingin mereka ikut serta? Apakah perubahan baru akan berdampak pada perusahaan atau tim Anda pada khususnya?

Pastikan Anda menjaga setiap karyawan dalam lingkaran untuk menghindari gosip dan informasi yang salah menyebar di kantor. Jika Anda memberi tahu mereka secara pribadi, mereka juga akan merasa lebih dihargai dan dihargai.

9. Tulis Catatan

Kemungkinan besar, Anda bertanggung jawab atas lebih dari satu atau dua karyawan, jadi Anda tidak boleh mengandalkan ingatan Anda untuk mencatat semua poin penting yang diajukan setiap anggota tim.

Namun, tidak disarankan untuk menulis catatan di komputer Anda selama rapat. Mengapa?

Membuka laptop dapat dengan mudah diartikan sebagai terganggu dan tidak terlalu tertarik dengan percakapan.

Jadi kamu harus mencatat dengan cara kuno – dengan menuliskannya di buku catatan, jurnal atau selembar kertas.

Mencatat memungkinkan anggota tim Anda melihat bahwa Anda terlibat secara aktif dalam rapat dan bahwa poin-poin yang disampaikan akan diperhitungkan. Dengan kata lain – bahwa ini bukan hanya membuang-buang waktu mereka.

10. Pergi dengan Tugas atau Takeaway

Sama seperti segala sesuatu yang berhubungan dengan bisnis, pertemuan satu lawan satu harus memiliki tujuan dan hasil yang dapat ditindaklanjuti. Dengan kata lain, pastikan bahwa Anda, karyawan Anda, atau, idealnya, Anda berdua, pergi dengan item tindakan atau tugas yang harus diselesaikan.Periklanan

Untuk memperkuat ini, kirim email cepat setelah pertemuan satu lawan satu, ulangi hal-hal utama yang Anda bahas. Ini akan memastikan bahwa Anda berdua berada di halaman yang sama dan mengetahui langkah selanjutnya yang harus diambil oleh masing-masing pihak.

Email rekap akan memakan waktu beberapa menit lagi, tetapi tidak diragukan lagi akan terbukti bermanfaat dalam jangka panjang.

11. Jangan Abaikan One-On-One dengan Pekerja Jarak Jauh Anda

Saat ini, semakin banyak manajer yang bekerja dengan tim yang sebagian (atau seluruhnya) terdiri dari pekerja jarak jauh. Jika Anda salah satunya, ketahuilah ini:

Rapat satu lawan satu bahkan lebih penting dalam hal tim jarak jauh Anda.

Mengapa? Karena Anda dapat merasakan sentimen tim internal Anda setiap hari di kantor. Pada saat yang sama, Anda mungkin tidak tahu bagaimana perasaan karyawan outsourcing atau remote Anda.

CEO percetakan sesuai permintaan startup Cetak , Davis Siksnans, mengelola perusahaan dengan 500 karyawan yang tersebar di dua benua. Selain mengadakan pertemuan triwulanan untuk semua karyawan, ia mengharuskan manajer untuk mengadakan pertemuan tatap muka secara teratur dengan masing-masing anggota tim mereka,^[2]di samping tinjauan kinerja dua tahunan.

Dia menunjukkan:

Ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan bahwa manajer peduli dengan kinerja dan kesejahteraan karyawan. Topik-topik yang biasanya tidak akan muncul dalam diskusi biasa, seperti jenis musik yang dimainkan di kantor, misalnya.

Santa Lice-Kruze, Direktur SDM di Printful Latvia, setuju dengan Davis dan iklan:

Percakapan harus dibangun di atas dasar transparansi dan rasa saling percaya. Inilah saatnya untuk menanyakan bagaimana keadaan orang tersebut, tentang keseimbangan kehidupan kerja, kesehatan, aktivitas di luar pekerjaan, dll. Anda tentu harus bertanya apakah dan bagaimana Anda dapat membantu dengan apa pun.

Tatap Mata dengan Karyawan Anda

Sebagai seorang manajer, Anda harus konsisten dalam segala hal yang Anda lakukan – dan pertemuan satu lawan satu tidak terkecuali. Itu tidak harus terjadi setiap hari atau bahkan setiap minggu, tetapi Anda harus berkomitmen untuk itu setiap saat.Periklanan

Ingat – tujuan utama Anda adalah mendukung kinerja karyawan Anda. Melakukan obrolan pribadi secara teratur dengan setiap orang yang melapor kepada Anda akan membantu Anda melihat peningkatan keterlibatan karyawan. Dan ini kemungkinan akan mengarah pada peningkatan budaya perusahaan dan produktivitas yang lebih tinggi untuk seluruh perusahaan.

Lebih Banyak Tip Kepemimpinan

• 5 Jenis Kepemimpinan yang Membantu Anda Membangun Tim Berkinerja Tinggi
• Kuasai 10 Keterampilan Manajemen Ini untuk Menjadi Pemimpin yang Kuat
• Kepemimpinan vs Manajemen: Apakah Yang Satu Lebih Baik Dari Yang Lain?
• 15 Buku Kepemimpinan Terbaik Yang Harus Dibaca Setiap Pemimpin Untuk Mencapai Kesuksesan

Kredit foto unggulan: rawpixel melalui unsplash.com

Referensi