Menemukan manajer yang efektif dan sukses yang tidak tahu bagaimana mengatur waktu dan karyawan mereka dengan benar seperti menemukan unicorn. Anda tidak akan, karena mereka tidak ada. Setiap orang diberi jumlah jam yang sama dalam sehari untuk menyelesaikan tugas-tugas yang membutuhkan perhatian mereka, bagaimana Anda memanfaatkan waktu Anda pada akhirnya akan menentukan apakah Anda berhasil menyelesaikan tugas-tugas tersebut atau tidak.

Apakah Anda seorang manajer pertama kali atau hanya perlu sedikit kursus penyegaran, mempelajari dan menerapkan keterampilan manajemen waktu yang tepat akan sangat membantu kesuksesan karier Anda.

Sebelum kita beralih ke keterampilan manajemen waktu yang efektif untuk manajer, mari kita bahas mengapa dan apa yang berkaitan dengan manajemen waktu. Manajemen waktu hanyalah sebuah metode pengorganisasian cara terbaik menggunakan 24 jam dalam sehari untuk menyelesaikan tugas-tugas pribadi dan profesional.

Matriks Eisenhower, yang dikembangkan oleh Presiden AS Dwight Eisenhower membagi manajemen waktu menjadi empat kelompok:^[1]

Lakukan Pertama, Jadwalkan, Delegasikan, dan Jangan Lakukan.

Semua keterampilan manajemen waktu termasuk dalam matriks ini. Belajar membagi waktu dan tugas Anda secara efektif akan memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan dan berhasil memimpin tim Anda — tanpa kehilangan kewarasan Anda.

1. Ketahui Cara Merencanakan Tujuan dengan Benar

Benyamin Franklin pernah berkata,

Jika Anda gagal merencanakan, Anda sedang merencanakan kegagalan.

Bapak pendiri benar-benar berhasil, dan mempelajari cara merencanakan tujuan tim Anda dengan benar adalah kuncinya. Adapun tujuan, Anda harus menetapkan tujuan harian, mingguan, bulanan, dan bahkan tahunan yang dapat dipecah menjadi tugas yang dapat dikelola.

Misalnya, jika Anda memiliki tujuan untuk meningkatkan lalu lintas ke situs web perusahaan sebesar 10 persen selama setahun, Anda harus menetapkan pencapaian yang dapat diukur setiap minggu, setiap bulan, dan pada tanda enam bulan untuk menjaga tujuan tetap pada jalurnya. .

Lihatlah panduan ini untuk menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang:

• Cara Menetapkan Tujuan Jangka Pendek untuk Kehidupan yang Sukses dan Sangat Memuaskan
• Cara Pasti untuk Menetapkan Tujuan Jangka Panjang dan Mencapai Kesuksesan

2. Komunikasi yang Baik Akan Membuat Dunia Berbeda

Komunikasi yang baik dapat membuat atau menghancurkan hubungan apa pun — pribadi atau bisnis — dan ketika seorang manajer berjuang dengan manajemen waktu mereka, komunikasi sering kali terganggu. Namun, jika seorang manajer meluangkan waktu untuk mendengarkan dan berkomunikasi dengan jelas dengan tim dan klien mereka, itu dapat membuat semua perbedaan dalam kesuksesan bisnis.

Pastikan untuk berkomunikasi secara teratur dengan anggota tim Anda untuk memastikan bahwa mereka bekerja menuju pencapaian yang telah ditetapkan dengan jelas. Seorang manajer yang berkomunikasi dengan jelas dan teratur dengan pelanggan juga lebih mungkin untuk mengembangkan bisnis mereka. Pastikan untuk memanfaatkan waktu Anda dengan komunikasi yang bijaksana.

Pelajari 7 Cara Memastikan Komunikasi yang Efektif di Tempat Kerja .

3. Organisasi yang Baik Adalah Kunci

Organisasi yang kuat yang melibatkan tugas yang didelegasikan dan ruang kerja Anda yang sebenarnya sangat penting untuk manajemen waktu yang efektif bagi para manajer. Jika tim Anda tidak terorganisir dan orang-orang tidak jelas tentang tugas apa yang ada di piring mereka atau kepada siapa mereka harus meminta bantuan, setiap tujuan yang ditetapkan akan terganggu.

Komunikasi yang baik dan organisasi yang baik berjalan seiring dalam memanfaatkan waktu sebaik-baiknya.Periklanan

Adapun pengaturan ruang kerja Anda, baik, jika Anda ingin membuat kamar tidur Anda berantakan di rumah, itu urusan Anda, tetapi kekacauan tidak memiliki tempat dalam bisnis. Setiap menit Anda mencari file yang salah tempat adalah satu menit terbuang yang seharusnya bisa dihabiskan dengan lebih baik.

Mengapa tidak melihat ini? 15 Tips Pengorganisasian Terbaik Untuk Organisasi Kantor dan Menyelesaikan Lebih Banyak ?

4. Delegasi yang Efektif Adalah Segalanya

Pendelegasian yang efektif akan membantu mengatur anggota tim Anda untuk bekerja dengan percaya diri dan efektif. Sebagai manajer, Anda bertanggung jawab untuk menilai siapa di staf Anda yang paling cocok untuk tugas apa dan menetapkan tanggung jawab yang menyertainya. Kegagalan untuk memimpin dan mendelegasikan tugas hanya akan membuang waktu Anda dan anggota tim Anda.

Dengan mendelegasikan tugas yang berbeda secara hati-hati dan memastikan staf Anda memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut, anggota tim tidak akan terlalu membutuhkan Anda dalam hal menyelesaikan pekerjaan.

Pelajari seni delegasi dalam panduan ini: Cara Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif (Panduan Definitif untuk Pemimpin)

5. Jadwalkan Tugas yang Tepat pada Waktu yang Tepat

Jika Anda sedang membuat mobil, Anda tidak akan memulai dengan mencoba memasang sistem suara sebelum bingkai terpasang, bukan?

Blok pertama dari Matriks Eisenhower adalah Do First, artinya putuskan apa tugas utama yang perlu Anda selesaikan sebelum melanjutkan ke hal berikutnya. Ini mungkin hal-hal kecil seperti membalas pertanyaan dari atasan Anda atau bisa lebih besar, seperti menyelesaikan rencana strategi media sosial baru.

Intinya adalah, pastikan Anda belajar memprioritaskan tugas terpenting setiap hari, berapa lama Anda harus menyelesaikannya dan kapan harus diselesaikan.Periklanan

Berikut adalah teknik untuk membantu Anda memprioritaskan tugas: Cara Memprioritaskan Tepat dalam 10 Menit dan Bekerja 10X Lebih Cepat

6. Belajar Mengenali Jebakan Multitasking

Setiap orang memiliki banyak hal yang perlu mereka lakukan, tetapi ketika kami mencoba menyulap semua hal itu sekaligus, beberapa pasti akan gagal. Terlalu mudah untuk mulai mengerjakan satu tugas dan kemudian masuk ke email Anda karena Anda mendapat ping di ponsel Anda. Ini mengerikan untuk memecah konsentrasi Anda dan hanya memaksa otak Anda untuk mengejar ketinggalan.

Sebaliknya, sisihkan blok waktu tertentu dalam sehari untuk memeriksa dan membalas email. Dengan berfokus pada satu tugas pada satu waktu, Anda akan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan memberikan perhatian penuh pada otak Anda.

Cobalah 9 Tips Manajemen Multitasking Ini yang Akan Meningkatkan Produktivitas Anda.

7. Belajarlah untuk Memprioritaskan Tidak Hanya Waktu Anda, tetapi Bantu Karyawan Memprioritaskan Mereka

Kita mungkin berpikir bahwa kita mencurahkan delapan jam sehari penuh untuk tugas inti pekerjaan kita, tetapi penelitian menunjukkan bahwa kita biasanya tidak demikian.^[dua]Anda dapat membantu tim Anda memanfaatkan waktu mereka (dan waktu Anda) sebaik-baiknya dengan sesekali melakukan audit waktu. Sisihkan satu hari di mana Anda memiliki staf Anda melacak apa yang mereka lakukan dan berapa lama mereka menghabiskan waktu melakukannya.

Pastikan Anda memahami dengan jelas bahwa latihan ini dimaksudkan untuk membantu karyawan dalam jangka panjang dan bukan cara untuk menyingkirkan pekerja miskin. Mudah-mudahan, dengan data yang cukup, Anda dan tim dapat menentukan dengan lebih baik apa yang berhasil dan bagaimana menghindari kelambatan atau gangguan pekerjaan.

9. Menjaga Penampilan Bisa Bermanfaat

Sama seperti pelaut melihat kapten mereka untuk bimbingan dalam badai, karyawan Anda perlu merasa bahwa Anda mengelola waktu Anda dengan baik. Jika setiap kali karyawan Anda mendekati Anda, Anda lelah dan terburu-buru, mereka cenderung menunda untuk datang kepada Anda tentang masalah penting.

Mungkin ada hari ketika Anda berjuang untuk menahan semuanya, tetapi menjaga penampilan seorang manajer yang berada di atas permainan manajemen waktu mereka dapat benar-benar membantu dalam mempengaruhi orang lain untuk mengatur waktu mereka secara efektif juga.Periklanan

10. Ketahui Apa yang Harus Dilakukan Saat Piring Anda Terlalu Penuh

Sedikit tekanan dan tenggat waktu bisa menjadi motivator yang kuat ketika harus berjongkok dan menyelesaikan sesuatu. Jika Anda menemukan bahwa daftar pekerjaan yang harus Anda lakukan menjadi terlalu panjang, itu bisa menjadi indikator dari dua hal:

Salah satu kemungkinannya adalah Anda tidak mengatur waktu Anda seefektif mungkin. Jika itu masalahnya, kembali ke atas dan tinjau.

Bahkan manajer terbaik sekalipun memiliki batasan dan hanya ada begitu banyak menit dalam sehari. Manajer yang baik tidak mencoba melakukan setiap tugas yang datang sendiri. Mereka tahu cara terbaik menggunakan staf mereka untuk membantu memastikan bahwa tujuan tercapai dan mereka tahu kapan beban kerja mereka sesuai kapasitas.

11. Pahami Aturan 80/20

Menurut Prinsip Pareto atau lebih dikenal dengan aturan 80/20, 80 persen hasil berasal dari hanya 20 persen tindakan. 20 persen hasil lainnya berasal dari ... Anda dapat menebaknya, 80 persen tindakan.

Adapun bagaimana semua ini menjadi faktor dalam manajemen waktu seorang manajer yang efektif, yah, prioritas yang harus dilakukan, tidak ada alasan mungkin hanya 20 persen dari pekerjaan Anda, tetapi mereka akan menghasilkan hasil terbesar. Sisa 80 persen tugas mungkin dapat didelegasikan di antara staf di tim Anda.

12. Jangan Takut Beristirahat Saat Dibutuhkan

Jika Anda bekerja seperti kereta barang setiap detik tanpa mengambil beberapa menit untuk mundur dan bernapas, Anda akan mengalami kelelahan. Burnout adalah pembunuh manajemen waktu licik yang merayap ketika Anda mencoba memastikan tidak ada satu menit pun yang tidak digunakan untuk bekerja. Hasilnya adalah, Anda akan segera memiliki lebih sedikit energi dan konsentrasi dan pada akhirnya pekerjaan Anda dapat berdampak pada kesehatan mental Anda.

Menjadwalkan waktu henti untuk diri sendiri itu penting. Jadi dorong karyawan Anda untuk beristirahat dan jangan lupa untuk mengambilnya sendiri. Beberapa istirahat sepanjang hari kerja bisa sangat membantu Anda dalam pola pikir yang benar untuk memanfaatkan waktu Anda sebaik mungkin.

Pikiran Akhir

Sangat mudah untuk terjebak dalam bisnis sehari-hari dan mendapati diri Anda mengembangkan kebiasaan tidak sehat sebagai seorang manajer. Fokus pada membangun rekomendasi dalam artikel ini, dan luangkan waktu untuk memberdayakan tim Anda. Tidak hanya produktivitas secara keseluruhan akan meningkat, Anda akan segera menjadi pemimpin yang hebat dan terhormat.Periklanan

Selengkapnya Tentang Produktivitas Kerja

• Bagaimana Menjadi Produktif di Tempat Kerja: 9 Aturan Dasar
• 50 Cara Meningkatkan Produktivitas dan Mencapai Lebih Banyak Dalam Waktu Lebih Sedikit
• Bagaimana Formula Produktivitas Dapat Memotivasi Karyawan untuk Bekerja Secara Efisien

Kredit foto unggulan: Sistem Manajemen Pengunjung Proxyclick melalui unsplash.com

Referensi